30 strumenti indispensabili per il lavoro da remoto per abbattere la barriera della distanza

Lavoro da remoto da prima che fosse una cosa comune.

Il lavoro da remoto, se fatto bene, funziona meglio. Gli studi dimostrano che i lavoratori da remoto sono 13% più produttivo.

Ma "fatto bene" è la frase chiave. La maggior parte delle configurazioni di lavoro da remoto sono malfunzionanti in modi che i loro proprietari non riconoscono nemmeno.

Se hai mai avuto una conversazione di questo tipo, sai cosa intendo:

• "Scusa, puoi ripetere? La mia VPN è caduta di nuovo."
• "Certo, stavo dicendo che dobbiamo... Mi senti ora?"
• "Sei congelato."
• "Lasciatemi rientrare... OK, credo di essere tornato. Comunque, come stavo dicendo..."

A questo punto, hai perso il filo del discorso, l'altra persona ha perso fiducia nella tua capacità di risolvere il problema e avete perso entrambi 5 minuti che non recupererete mai più.

Penso che i problemi più difficili del lavoro da remoto non riguardino in realtà il lavoro. Riguardano tutto ciò che lo circonda: comunicazione, coordinamento, connessione e concentrazione.

La buona notizia è che queste difficoltà sono risolvibili con strumenti specifici, progettati per affrontare problemi specifici.

In questo articolo, esaminerò i 30 strumenti che risolvono problemi reali per i lavoratori da remoto. Li ho organizzati in base ai problemi principali che risolvono:

1. Monitoraggio del tempo e produttività
2. Comunicazione e collaborazione di squadra
3. Gestione di progetti e attività
4. Archiviazione file e gestione documenti
5. Accesso remoto e condivisione dello schermo
6. Configurazione hardware e fisica
7. Sicurezza e gestione delle password
8. Videoconferenza e riunioni virtuali
9. Gestione del fuso orario
10. Gestione e supporto delle relazioni con i clienti
11. Progettazione e collaborazione visiva
12. gestione e-mail
13. Salute & Benessere

Cominciamo subito.

Monitoraggio del tempo e produttività

1. Sunsama

Sunsama è un'agenda giornaliera digitale che ti aiuta a sentirti calmo e concentrato mentre lavori da remoto.

Ogni mattina Sunsama ti accompagna attraverso un rituale per decidere cosa è importante oggi.

Prendi le attività da Asana, Trello, ClickUp, Monday, Notion o Todoist. Trascini le email importanti da Gmail o Outlook. Vedi tutti gli eventi del tuo calendario. Poi decidi cosa è realistico realizzare.

Una volta pianificata la giornata, si passa alla modalità Focus.

Questo elimina tutto tranne il compito in questione. Nessuna notifica, nessun elenco di altri compiti che ti tentano a cambiare contesto. Solo l'unica cosa che hai deciso che conta.

Alla fine della giornata, Sunsama ti mostra cosa hai realizzato e come hai impiegato il tuo tempo.

Sunsama non è perfetto.

Non c'è integrazione con il calendario iOS, il che è fastidioso per gli utenti Apple. Non è l'ideale per progetti complessi con molte dipendenze.

Tuttavia, ciò che distingue Sunsama è il fatto che riconosce che ci distraiamo, calcoliamo male il tempo a disposizione e abbiamo bisogno di stabilire dei confini tra lavoro e vita privata.

Prezzi di Sunsama

2. staffetta

Hubstaff è un software di monitoraggio del tempo che combina il monitoraggio della produttività con la gestione delle paghe per i team distribuiti.

Ogni volta che inizi a lavorare, Hubstaff funziona silenziosamente in background, registrando il tempo, i livelli di attività e, facoltativamente, gli screenshot.

A differenza dei tradizionali fogli presenze che si basano sulla memoria, Hubstaff registra tutto ciò che accade durante la tua giornata lavorativa.

La dashboard mostra esattamente dove va a finire il tempo, quali progetti richiedono più ore, quali membri del team sono più attivi e quali clienti stanno prosciugando risorse senza ottenere un ritorno adeguato.

I manager possono vedere le tendenze della produttività, mentre i membri del team ottengono trasparenza sui propri modelli di lavoro.

Quando la produttività cala, Hubstaff se ne accorge.

La sua funzione "Insights" rileva modelli di attività insoliti che potrebbero indicare che qualcuno sta manipolando il sistema.

Dopo aver implementato Hubstaff, Chris Yates (CTO di Vision Group) ha scoperto che il suo assistente virtuale esternalizzava il suo lavoro.

Hubstaff non è perfetto.

Alcuni membri segnalano che l'approccio di monitoraggio può risultare invasivo, con un revisore sottolineando che "favorisce una mentalità di urgenza malsana", in particolare quando l'attività viene misurata tramite l'uso di mouse e tastiera.

Ma ciò che rende prezioso Hubstaff è la sua combinazione di responsabilità e automazione.

Prezzi di Hubstaff

3. Rize

Rize è un rilevatore di tempo basato sull'intelligenza artificialeFunziona silenziosamente in background, osservando i tuoi schemi di lavoro e rilevando quando sei in uno stato di lavoro intenso rispetto a quando sei distratto.

Dopo averlo utilizzato per alcuni giorni, Rize crea un profilo dei tuoi schemi di concentrazione.

Quando sei più produttivo?

Quali app frammentano la tua attenzione?

Quanto tempo trascorri facendo più cose contemporaneamente anziché concentrarti?

Le risposte sono spesso sorprendenti.

Rize punta meno a dimostrare che stai lavorando e più a migliorare il tuo modo di lavorare.

Prenditi delle pause, per esempio. La maggior parte dei time tracker conta solo le ore. Rize ti spinge ad allontanarti quando la tua produttività cala, un approccio supportato da ricerca mostra che pause regolari migliorano la produttività complessiva.

I permessi di privacy sono estesi, il che significa che Rize deve vedere quali app stai usando e quali siti web stai visitando per svolgere il suo lavoro. Alcuni lo trovano invadente.

Sebbene le notifiche di interruzione dell'intelligenza artificiale siano utili, a volte interrompono gli stati di flusso reali, il che può essere controproducente.

Rize Prezzi

4. Time Doctor

Time Doctor è un software di analisi della forza lavoro che ti mostra cosa sta facendo il tuo team remoto.

Quando i dipendenti iniziano a lavorare, Time Doctor registra schermate, tiene traccia delle applicazioni utilizzate e monitora i livelli di produttività.

Fornisce un quadro sorprendentemente dettagliato di come il lavoro avviene, o non avviene, all'interno della tua organizzazione.

Il cruscotto rivela schemi che la maggior parte dei manager non nota.

Quali membri del team si presentano regolarmente?

Chi si disconnette spesso?

Quali applicazioni stimolano la produttività e quali invece richiedono solo attenzione?

Queste domande sono più importanti del totale delle ore registrate.

Time Doctor pone la stessa enfasi sulla protezione dei dipendenti dal burnout. equilibrio tra lavoro e vita le metriche segnalano quando qualcuno lavora troppe ore o mostra segni di disimpegno prima di dimettersi.

Grazie all'integrazione con oltre 60 app, tra cui Asana, Jira e Trello, Time Doctor è in grado di monitorare il tempo nell'intero flusso di lavoro digitale.

Tuttavia, gli aspetti del monitoraggio creano una tensione evidente.

Gli screenshot risultano invadenti per molti lavoratori. Alcuni riferiscono di sentirsi costantemente osservati, il che crea ansia anziché concentrazione.

Prezzi del Time Doctor

Comunicazione e collaborazione di squadra

5. Slack

Slack è una piattaforma di messaggistica che sostituisce la posta elettronica nelle aziende.

Ecco, questa è l'idea generale.

Quando usi Slack, tutta la tua comunicazione avviene nei canali. C'è un canale per il team di marketing, un canale per il lancio del nuovo prodotto e un canale per i meme dell'ufficio.

Ogni cosa ha il suo posto.

Questa struttura può sembrare ovvia, ma risolve un enorme problema nascosto: nel lavoro da remoto, il contesto scompare.

Quando qualcuno ti fa una domanda di persona, capisci perché te la chiede. Vedi la sua espressione facciale, sai a cosa sta lavorando e hai un ambiente fisico condiviso.

Niente di tutto questo è possibile nel lavoro da remoto.

Slack ricrea il contesto attraverso i canali. Quando qualcuno pone una domanda nel canale #product-launch, sai immediatamente perché la sta chiedendo. Il contesto è integrato nella struttura.

Come ogni altra cosa, Slack non è perfetto.

Il problema delle notifiche è reale. Senza impostazioni disciplinate, Slack diventa un distruttore di attenzione anziché un facilitatore del lavoro.

Molti utenti segnalano di sentirsi sopraffatti: "La possibilità di sovraccarico di notifiche è ciò che trovo discutibile di Slack", come un revisore mettilo.

Prezzi lenti

6. Raccogliere

Raccogliere è un ufficio virtuale dove le persone hanno una presenza spaziale.

Quando entro in una chiamata Zoom, vengo immediatamente catapultato in una conversazione con tutti gli altri. Non c'è modo di avere una conversazione parallela o di allontanarsi brevemente senza renderlo ovvio.

In Gather, posso accompagnare il mio avatar alla scrivania di un collega per una chiacchierata veloce, mentre gli altri continuano le loro conversazioni altrove.

La metafora spaziale crea qualcosa che mancava nel lavoro da remoto: il contesto.

Quando vedi il mio avatar in piedi accanto alla macchina del caffè virtuale, capisci che mi sto prendendo una pausa. Quando sono alla mia scrivania, sto lavorando. Quando sono in una sala riunioni con altre tre persone, sono in riunione.

Uno Responsabile del supporto tecnico presso RITE mettilo bene:

"Prima di iniziare a usare Gather, passavamo otto ore al giorno seduti su Google Meet, solo a guardarci in faccia."

È folle se ci pensi. Nessuno resta seduto in una sala conferenze per 8 ore nella vita reale.

Gather include le funzionalità che ti aspetti: condivisione dello schermo, lavagne, integrazione del calendario con Google e Outlook e connettività Slack.

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7. Lampeggiare

Blink è una piattaforma per l'esperienza dei dipendenti incentrata sui dispositivi mobili che collega l'intera forza lavoro in un'unica app.

A differenza di Slack, che si concentra principalmente sulla messaggistica, Blink combina più funzioni: chat sicura, un feed di notizie in stile social media, un hub di documenti, moduli digitali e accesso Single Sign-On a tutte le altre applicazioni di lavoro.

L'intuizione chiave dietro Blink è che il lavoro da remoto frammenta l'attenzione su troppi strumenti. Il tuo calendario è in un'app, la tua chat in un'altra e i documenti in un'altra ancora.

Le analisi di Blink rivelano modelli invisibili in altri strumenti di comunicazione.

È possibile vedere quali comunicazioni raggiungono quali dipendenti, chi è coinvolto da quali contenuti e dove esistono lacune informative.

La funzione chat risulta familiare a chiunque abbia utilizzato Facebook Messenger, intenzionalmente. La curva di apprendimento per i lavoratori in prima linea è sostanzialmente pari a zero, il che è di fondamentale importanza per l'adozione.

Tuttavia, Blink non è perfetto per ogni scenario.

Se il tuo team è piccolo (meno di 10 persone) e lavora esclusivamente in ufficio, le funzionalità aggiuntive rispetto a quelle offerte da Slack potrebbero sembrare superflue.

Prezzi Blink

Gestione di progetti e attività

8. ClickUp

ClickUp è un software di gestione progetti che vuole essere tutto in una volta.

Questo è allo stesso tempo il suo punto di forza e la sua debolezza più grandi.

Quando apri ClickUp per la prima volta, vedi un'interfaccia con migliaia di pulsanti, menu a discesa e schede.

Sembra di essere seduti nella cabina di pilotaggio di un 747. È travolgente, ma indica anche un'immensa capacità una volta che impari a cosa serve ogni cosa.

ClickUp organizza il lavoro in una gerarchia:

Spazi (per i team), cartelle (per i progetti) ed elenchi (per le categorie di attività).

La potenza di ClickUp deriva dalle sue visualizzazioni. Puoi visualizzare lo stesso lavoro come un elenco, una bacheca Kanban, un diagramma di Gantt, un calendario o una distribuzione del carico di lavoro.

Ciò che più mi colpisce di ClickUp è la sua personalizzazione.

Puoi aggiungere campi personalizzati per monitorare qualsiasi cosa: livelli di priorità, stime di tempo, nomi dei clienti o impatto sui ricavi.

Puoi quindi filtrare e raggruppare in base a questi campi, creando dashboard che mostrano esattamente ciò che ti interessa.

Prezzi ClickUp

9. Nozione

Notion è uno spazio di lavoro che cerca di sostituire tutte le altre app. Quando apri Notion per la prima volta, vedi una pagina vuota con un singolo cursore lampeggiante.

Questo è il primo indizio su ciò che rende Notion diverso.

Ogni altra app inizia con la sua opinione su come dovresti lavorare: calendari con fasce orarie, strumenti di gestione dei progetti con bacheche Kanban, documenti con barre degli strumenti di formattazione.

La nozione inizia con niente. Solo un cursore. Ed è questo il punto.

La pagina bianca è la caratteristica più radicale di Notion. Sta dicendo: "Decidi tu come lavorare. Mi adatterò a te".

Vuoi un documento? Inizia a digitare.

Vuoi un tavolo? Tipo /tavolo.

Vuoi una bacheca Kanban? Digita /asse.

Le stesse informazioni possono essere visualizzate come un elenco, una bacheca, un calendario o una cronologia. Nessun altro strumento consente di cambiare visualizzazione in modo così fluido.

A differenza della maggior parte degli strumenti per l'area di lavoro, che trattano i dati come isole separate (documenti qui, fogli di calcolo lì, attività da qualche altra parte), Notion tratta tutto come blocchi che possono essere spostati, annidati e sottoposti a riferimenti incrociati.

Un'attività nella tabella del progetto può contenere un intero documento. Un documento può contenere un database di clienti. Ogni cliente può avere la propria pagina.

Notion ha lanciato di recente delle funzionalità di intelligenza artificiale che (a differenza di molti prodotti di intelligenza artificiale) sono realmente utili.

Puoi porre domande sui documenti, generare contenuti in base ai tuoi modelli o riassumere documenti lunghi.

Prezzo di nozione

10 Todoist

Todoist è un task manager presente sul mercato da 18 anni.

Questa è la prima cosa sorprendente. La maggior parte degli strumenti di produttività vanno e vengono come le tendenze della moda.

Appaiono, ottengono finanziamenti da capitali di rischio, acquisiscono utenti e poi scompaiono quando vengono acquisiti da qualche azienda più grande che li uccide o li lascia marcire lentamente.

Todoist ha continuato a migliorare costantemente negli ultimi due decenni.

La seconda cosa sorprendente è quanta riflessione sia stata dedicata a qualcosa di apparentemente semplice come l'aggiunta di un'attività.

Abbiamo tutti usato liste di cose da fareSembrano banali. Ma il team di Todoist ha trascorso oltre un decennio a perfezionare il processo di cattura delle attività "alla velocità del pensiero".

Questa differenza si nota immediatamente quando si utilizza l'input in linguaggio naturale di Todoist.

Digita "Invia la nota spese ogni venerdì alle 2:XNUMX" e verrà automaticamente creata un'attività ricorrente con la pianificazione corretta.

Ciò che trovo più interessante è il modo in cui Todoist gestisce la tensione tra semplicità e potenza. La loro soluzione è rendere la complessità opzionale.

È possibile utilizzarlo come elenco di base oppure creare un intero sistema di produttività con progetti nidificati, livelli di priorità e filtri personalizzati.

Prezzi Todoist

Archiviazione file e gestione documenti

11 dropbox

Dropbox è un archivio cloud che si è evoluto in una piattaforma di collaborazione.

Prima di Dropbox, condividere file significava inviare allegati via email, usare server FTP o trasportare unità USB. Ogni metodo richiedeva di pensare al meccanismo piuttosto che al contenuto.

Dropbox ha eliminato quel sovraccarico cognitivo. Basta salvare un file, ed esso esiste ovunque tu ne abbia bisogno.

Il lavoro da remoto mette in luce il vero valore di questo approccio. Quando il tuo team è distribuito tra continenti, l'attrito della condivisione dei file diventa esponenzialmente peggiore.

Senza Dropbox, i lavoratori da remoto sprecano ore a gestire le autorizzazioni, inviare link e spiegare la struttura delle cartelle.

L'evoluzione più interessante è il modo in cui Dropbox si è espanso oltre l'archiviazione. Ora include la firma dei documenti, strumenti di feedback video e analisi che mostrano chi ha visualizzato cosa e quando.

La sicurezza è il vero punto di forza di Dropbox per i team che lavorano da remoto.

L'approccio di Dropbox, basato sulla crittografia a riposo e in transito, sull'autenticazione a due fattori e sulla cronologia delle versioni, crea una bolla di sicurezza attorno ai tuoi file, indipendentemente da dove vengano consultati.

Prezzi di Dropbox

12 Google drive

Google Drive è un servizio di archiviazione cloud creato da Google.

Se noti uno schema qui, hai ragione. Google Drive e Dropbox risolvono essenzialmente lo stesso problema: come archivi i file in modo che tutti nel tuo team possano accedervi?

La differenza sta nei dettagli.

Il vantaggio più importante di Google Drive è la sua integrazione con gli altri strumenti di Google. Quando utilizzi Google Docs, Sheets o Slides, stai già utilizzando Drive.

Questi documenti risiedono in Drive per impostazione predefinita. Non esiste alcun passaggio di "salvataggio in Drive".

Il secondo vantaggio è la collaborazione. Più persone possono lavorare contemporaneamente sullo stesso Google Doc.

Tuttavia, la guida non è perfetta.

Daniel Garcia, che utilizza quotidianamente Google Docs, ha affermato che passare da un account Google all'altro può creare confusione.

Ha ragione.

Se utilizzi un account Google per lavoro e un altro per uso personale, spesso ti ritroverai nel Drive sbagliato.

Accesso remoto e condivisione dello schermo

13 Telecomando TeamViewer

TeamViewer è un software di accesso remoto che consente di controllare un altro computer da qualsiasi luogo.

Utilizzando TeamViewer, il computer del tuo ufficio diventa accessibile come se fossi seduto davanti ad esso.

Ciò che rende TeamViewer diverso dalle VPN è la sua immediatezza. Le VPN ti danno accesso alla rete. TeamViewer ti dà il controllo dello schermo e della tastiera veri e propri. Vedi esattamente ciò che vedresti se fossi lì.

La sicurezza è impressionante: crittografia AES a 256 bit end-to-end, autenticazione a due fattori e Single Sign-On.

Quando utilizzi TeamViewer, stai creando un tunnel diretto nella tua rete aziendale. Senza una crittografia forte, è come se lasciassi la porta d'ingresso aperta.

Il supporto multipiattaforma è ciò che distingue davvero TeamViewer dai suoi concorrenti.

La maggior parte degli strumenti di accesso remoto funziona tra computer Windows o forse tra Windows e Mac. TeamViewer funziona su 127 diversi produttori di dispositivi mobili, sistemi operativi e sistemi embedded.

Ciò che trovo più utile è la funzione di accesso non presidiato.

Una volta effettuata la configurazione, potrai accedere al tuo computer di lavoro senza che qualcuno debba essere fisicamente presente per approvare la connessione.

In questo modo si risolve lo scenario più fastidioso del lavoro da remoto: avere bisogno di un file alle 10:XNUMX, quando tutti sono già a casa.

Prezzi di TeamViewer

Configurazione hardware e fisica

14. Doppi monitor

Immagine sorgente: Leonardo A.I [Immagine generata dall'intelligenza artificiale]

I monitor doppi sono schermi che estendono lo spazio di lavoro visivo su due display anziché uno.

Potresti resistere, dicendo: "Posso guardare solo una cosa alla volta, quindi perché dovrei aver bisogno di due schermi?"

È come dire che ti serve solo una pagina di un libro perché puoi leggerne solo una alla volta. Il valore non sta nella visualizzazione simultanea, ma nell'eliminazione del cambio di contesto.

La ricerca in merito è chiara.

Gli utenti con due monitor sperimentano guadagni di produttività tra il 9% e il 50%, a seconda della complessità dell'attività. Ancora più impressionante, commettono il 33% in meno di errori (source).

Si nota subito la differenza in alcune attività. Confrontare due documenti affiancati. Mantenere visibile il materiale di riferimento durante la scrittura del codice. Monitorare Slack durante una videochiamata.

Ci sono delle obiezioni, naturalmente.

I monitor doppi occupano spazio sulla scrivania. Costano soldi. Potrebbero sembrare eccessivi.

Ma il problema dello spazio viene risolto con i bracci porta monitor, che migliorano anche l'ergonomia.

Un errore comune è cercare di usare entrambi gli schermi in modo equo, girando continuamente la testa avanti e indietro. Non è questo il punto. Il monitor secondario serve per riferimento, consapevolezza e contesto.

15. Sedia ergonomica e scrivania in piedi

Immagine sorgente: Leonardo A.I [Immagine generata dall'intelligenza artificiale]

La maggior parte delle persone sottovaluta ampiamente i danni che provoca stare seduti. Non è solo disagio, è deterioramento fisico cumulativo.

La ricerca su questo è inequivocabile. Le persone che alternano la posizione seduta a quella in piedi sperimentano un Aumento del 46% della produttività rispetto a coloro che stanno solo seduti.

L'intuizione più sorprendente è la rapidità con cui i benefici si manifestano. Ho dato per scontato che l'ergonomia fosse un investimento a lungo termine.

Ma uno Utente di Progressive Desk riferito, "Da quando ho iniziato a muovermi di più durante la mia giornata lavorativa, sono quasi riuscito a liberarmi del mal di schiena" dopo soli tre mesi.

Questo si collega direttamente agli strumenti di monitoraggio del tempo di cui abbiamo parlato prima. A cosa serve monitorare la produttività se il tuo corpo cede dopo quattro ore?

L'errore che commettono la maggior parte delle persone è acquistare la sedia sbagliata. Cercano qualcosa di "comodo", che di solito significa morbido. Ma l'ergonomia non riguarda il comfort; riguarda il supporto.

Una sedia ergonomica adeguata come la hinomi non sembra una nuvola. Sembra un'assistenza esoscheletrica.

La capacità di cambiare postura quando il corpo manifesta il primo accenno di fastidio previene il dolore prima che si manifesti.

16. Una webcam

Immagine sorgente: Leonardo A.I [Immagine generata dall'intelligenza artificiale]

Per chi non lo sapesse, una webcam è una telecamera che si collega al computer per effettuare videochiamate.

In un ufficio, la comunicazione avviene tramite linguaggio del corpo, espressioni facciali e posizionamento spaziale. Il lavoro da remoto elimina tutto questo.

La webcam integrata nei computer portatili è generalmente pessima.

Questa non è un'opinione, è fisica. I produttori di laptop mettono dei piccoli sensori dietro lenti di plastica e si aspettano che funzionino in condizioni di scarsa illuminazione.

Non possono.

Quando il tuo video appare granuloso e scuro durante una presentazione, le persone sprecano energie mentali nel tentativo di vederti invece di capire le tue idee.

La maggior parte delle persone commette l'errore di concentrarsi solo sulla risoluzione. Acquistano una "webcam 4K" senza rendersi conto che le dimensioni del sensore e la qualità delle lenti contano più del numero di pixel.

Quello che ti serve è:

1. Una fotocamera con un sensore più grande (1/2″ o più grande)
2. Una lente che funziona bene in condizioni di illuminazione interna tipiche
3. Un campo visivo di circa 78 gradi (non troppo ampio, non troppo stretto)

L'altro errore è il posizionamento. La webcam dovrebbe essere a livello degli occhi, non rivolta verso l'alto, verso il mento.

17. Cuffie con cancellazione del rumore

Immagine sorgente: ChatGPT [Immagine generata dall'intelligenza artificiale]

Le cuffie antirumore eliminano i suoni ambientali utilizzando la tecnologia di controllo attivo del rumore.

Il lavoro da remoto mette in luce una verità che la maggior parte dei lavoratori d'ufficio non affronta mai fino in fondo:

Il mondo è incredibilmente rumoroso.

Le urla dei vicini. Lavori in corso dall'altra parte della strada. La conference call del tuo partner. I cani che abbaiano dall'altra parte della strada.

La maggior parte delle persone cerca di risolvere il problema alzando il volume, ma questo non fa altro che creare nuovi problemi.

Ciò che è interessante è il modo in cui funziona la tecnologia. A differenza dell'isolamento passivo del rumore (che blocca fisicamente il suono), la cancellazione attiva del rumore genera onde sonore che annullano precisamente il rumore in arrivo.

La prova definitiva è questa:

Riesci a rispondere a una chiamata dalla tua cucina mentre qualcuno usa un frullatore a un metro di distanza?

Con delle buone cuffie antirumore, la persona dall'altro capo del telefono non sentirà nulla.

Sicurezza e gestione delle password

18 1Password

1Password è un software di gestione delle password.

Creiamo decine di account su diversi servizi, per poi procedere utilizzando la stessa password ovunque.

L'hai fatto tu. L'ho fatto io. Sappiamo tutti che è sbagliato, e lo facciamo comunque.

La matematica qui è brutale. Se usi la stessa password per 10 servizi diversi e uno viene violato, hai effettivamente consegnato la tua intera vita digitale a chiunque abbia rubato quel database.

Ciò che 1Password fa di diverso è l'utilizzo di un modello di derivazione a due chiavi.

La tua password è combinata con una chiave segreta a 128 bit che non lascia mai i tuoi dispositivi. Ciò significa che anche se l'intero database di 1Password venisse rubato, gli aggressori non potrebbero accedere ai tuoi dati.

I gestori di password vengono presi di mira costantemente. LastPass aveva un violazione importante nel 2022 dove gli aggressori hanno rubato archivi di password crittografate.

In questo caso, il fondamento è l'architettura a conoscenza zero.

1Password non può vedere i tuoi dati. I suoi dipendenti non possono vederli. Nemmeno sotto citazione. La crittografia avviene sul tuo dispositivo prima che qualsiasi cosa venga inviata ai loro server.

1Prezzo password

19 NordVPN

NordVPN è una rete virtuale privata che crittografa la tua connessione Internet.

Quando lavori da remoto, ti esponi costantemente a rischi a cui la maggior parte dei lavoratori d'ufficio non prende mai in considerazione.

Quel WiFi del bar?

È un invito aperto a chiunque abbia conoscenze tecniche di base per monitorare il tuo traffico.

La tua VPN crea un tunnel crittografato che rende questa operazione praticamente impossibile.

Ciò che distingue NordVPN dalle altre VPN è la velocità e la copertura. Con oltre 7,300 server in 118 paesi, troverai una connessione veloce quasi ovunque.

Le funzionalità di sicurezza vanno oltre la semplice crittografia del traffico.

La funzionalità Threat Protection Pro blocca malware, tracker e siti web pericolosi prima che vengano caricati.

Cinque anni fa avrei classificato una VPN come "cosa gradita". Oggi, lavorare da remoto senza una VPN è considerato un errore professionale.

Prezzi NordVPN

Videoconferenza e riunioni virtuali

20 Zoom

Zoom è un software per videoconferenze che è diventato il mezzo predefinito con cui le persone comunicano tra loro online.

Pochi prodotti sono passati dall'oscurità allo status di verbo così rapidamente come Zoom nel 2020. "Let's Zoom" ha sostituito "Let's Skype" quasi da un giorno all'altro, e per una buona ragione.

Ciò che rende Zoom diverso è l'affidabilità.

Altre piattaforme video si bloccano, presentano problemi o richiedono infinite regolazioni delle impostazioni.

Lo zoom funziona e basta.

Potrebbe sembrare un obiettivo facile, ma quando la tua intera esistenza professionale dipende dalla capacità di essere compreso chiaramente da persone che si trovano a migliaia di chilometri di distanza, l'affidabilità diventa la caratteristica più importante.

La facilità d'uso è altrettanto importante. Mandi un link a qualcuno, lui ci clicca sopra e si ritrova nella tua riunione.

Ciò che la maggior parte delle persone non sa è che Zoom si è evoluto oltre le semplici videochiamate. Ora è uno spazio di lavoro completo con creazione di documenti, lavagne, chat di gruppo e assistenza per le riunioni basata sull'intelligenza artificiale.

L'AI Companion trascrive le riunioni, riassume i punti chiave e può persino dirti se qualcuno menziona il tuo nome quando ti allontani. Tiene traccia anche di parametri come la velocità di conversazione, i livelli di pazienza e l'uso di parole di riempimento.

La limitazione più grande per la maggior parte degli utenti è il limite di tempo di 40 minuti del piano gratuito. È esattamente abbastanza lungo per entrare in una conversazione prima di essere cacciati fuori senza tante cerimonie.

Prezzi zoom

21 lucciole.ai

Fireflies.ai è un assistente AI che prende appunti durante le tue riunioni.

Il lavoro di prendere appunti durante le riunioni è sempre stato ingrato. Qualcuno deve pur farlo, ma chiunque lo faccia non può partecipare pienamente alla conversazione.

Utilizzando Fireflies, si elimina questo compromesso.

L'intelligenza artificiale si unisce alla riunione, registra tutto, lo trascrive con sorprendente accuratezza e poi organizza le informazioni in qualcosa di utile.

A differenza dei servizi di trascrizione grezza, che convertono semplicemente il parlato in testo, Fireflies identifica azioni, domande e momenti chiave.

Dopo un incontro con le Lucciole accadono tre cose:

Per prima cosa, ottieni una trascrizione consultabile.

In secondo luogo, si ottiene un riepilogo generato dall'intelligenza artificiale.

Terzo, e più importante, queste informazioni vengono automaticamente organizzate in una knowledge base in cui il tuo team può effettuare ricerche.

La ricerca è sufficientemente potente da consentirti di porre domande come "Cosa abbiamo deciso riguardo alla strategia di prezzo?" e ​​ottenere frammenti pertinenti di riunioni durate mesi.

Fireflies si integra con tutto:

Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, tutti i principali CRM, gestione del progetto strumenti e Slack. Quando le tue riunioni finiscono, le note fluiscono direttamente negli strumenti su cui il tuo team sta già lavorando.

L'esperienza utente è semplicissima.

Tu inviti [email protected] al tuo calendario o alla tua riunione, e lui si occuperà del resto.

Prezzi di Fireflies.ai

22 Crisp

Krisp è un software di intelligenza artificiale che rimuove il rumore di fondo dalle videochiamate.

Krisp usa una rete neurale addestrata su diecimila ore di parlato umano e rumore di fondo. Non si limita a filtrare; capisce come suona il parlato umano.

Tuttavia, la caratteristica più preziosa non è la cancellazione del rumore.

Krisp può trascrivere e riassumere le tue riunioni senza dover richiedere l'intervento di un bot.

Ogni altro servizio di trascrizione deve aggiungere un altro partecipante. Krisp lavora solo con ciò che stai già inviando.

A differenza di Fireflies.ai, di cui abbiamo parlato in precedenza, Krisp si concentra prima di tutto sul miglioramento della chiamata in sé e poi su cosa succede dopo.

La trascrizione funziona solo in inglese, il che rappresenta un problema per i team globali.

E il limite giornaliero di 60 minuti del piano gratuito è abbastanza breve da risultare fastidioso: lo supererai durante la seconda riunione della giornata.

Ma ciò che mi colpisce di più è il modo diretto in cui risolve un problema fondamentale del lavoro da remoto.

Quando abbiamo iniziato questo articolo, ho accennato al fatto che le configurazioni remote non funzionanti spesso si manifestano come problemi di comunicazione.

Krisp risolve il problema più fondamentale: la capacità di ascoltare ed essere ascoltati.

Prezzi Krisp

Gestione del fuso orario

23 Compagno di tempo del mondo

World Time Buddy è un convertitore di fusi orari che mostra più fusi orari uno accanto all'altro.

Pensi che il fuso orario sia solo una questione di aggiungere o sottrarre qualche ora. Poi ti rendi conto che il tempo stesso significa cose diverse per persone diverse.

Il calcolo mentale peggiora esponenzialmente man mano che si aggiungono persone da più luoghi.

World Time Buddy risolve questo problema mostrandoti una griglia visiva.

Ogni colonna è una posizione. Ogni riga è un'ora. Puoi vedere all'istante chi è sveglio, chi dorme e quando le tue ore di lavoro si sovrappongono.

Ciò che distingue World Time Buddy dagli altri strumenti di fuso orario è il modello di interazione.

Non ti limiti a cercare gli orari; selezioni intervalli cliccando e trascinando sulla griglia. Quindi puoi condividere quegli orari selezionati direttamente sui calendari o copiarli in un messaggio.

Gestione e supporto delle relazioni con i clienti

24 Argilla commestibile

Clay è una piattaforma di gestione delle relazioni che organizza automaticamente la tua rete.

Il lavoro da remoto ha distrutto le conversazioni durante la pausa caffè e le presentazioni nei corridoi, che un tempo servivano a mantenere viva la propria rete professionale.

Ora, queste connessioni muoiono silenziosamente a meno che non si faccia uno sforzo deliberato per mantenerle.

Ciò che è interessante di Clay è che non è progettato principalmente per le vendite. La maggior parte dei CRM presuppone che tu stia cercando potenziali clienti.

Clay dà per scontato che tu stia mantenendo delle relazioni.

Clay si collega alla tua e-mail, al tuo calendario, a Twitter, a LinkedIn e a iMessage. Crea profili per tutti coloro con cui interagisci e li tiene aggiornati automaticamente quando le persone cambiano lavoro o posizione.

Ciò che trovo più prezioso è il modo in cui Clay fa emergere informazioni rilevanti nei momenti utili.

Quando qualcuno del tuo network appare nelle notizie o cambia lavoro, Clay te lo fa sapere. Quando hai una riunione programmata, Clay ti ricorda le tue interazioni precedenti.

L'assistente AI Nexus è utile.

Nexus conosce la tua rete e può rispondere a domande come "Chi conosco nel marketing delle aziende tecnologiche?" o "Con chi non parlo da più di sei mesi?"

Prezzi dell'argilla

25 LiveAgent

LiveAgent è software di servizio clienti customer che combina biglietteria, chat in tempo reale, social media e call center in un unico sistema.

LiveAgent centralizza ogni interazione con il cliente. Email, chat, chiamate, Facebook, Twitter e Instagram. Tutto confluisce in un'unica interfaccia.

Il rilevamento delle collisioni tra agenti di LiveAgent è fantastico.

Quando un altro agente inizia a lavorare su un ticket che hai reclamato, ricevi una notifica immediata. Questo impedisce risposte duplicate.

Quando le email dei clienti entrano nel sistema, vengono indirizzate a reparti specifici in base al contenuto.

I clienti VIP hanno la priorità. I ​​report di bug vengono inviati agli sviluppatori con il contesto appropriato. Ciò avviene sempre allo stesso modo, indipendentemente da chi ci lavora o da dove si trova.

Una caratteristica che mi ha sorpreso è stata la reportistica sulle prestazioni. LiveAgent traccia i tempi di risoluzione, la soddisfazione del cliente e le prestazioni degli agenti su tutti i canali.

Anche la knowledge base merita di essere menzionata. Serve a due scopi per i team remoti.

Innanzitutto, offre ai clienti opzioni self-service.

In secondo luogo, e questa è la parte che la gente trascura, fornisce ai nuovi agenti una risorsa di formazione quando i membri senior del team non sono disponibili a rispondere alle domande.

Prezzi di LiveAgent

Progettazione e collaborazione visiva

26 Figma

Figma è un software di progettazione che funziona nel tuo browser.

Prima di Figma, i designer si scambiavano i file tramite e-mail, li caricavano su Dropbox o utilizzavano macchinosi sistemi di controllo delle versioni.

Con Figma il design funziona come un Google Doc.

Più persone possono modificare lo stesso file contemporaneamente. Vedi i loro cursori muoversi in tempo reale. Puoi chattare direttamente nel file stesso.

Ciò che è interessante di Figma non è solo il fatto che sia collaborativo, ma che la collaborazione è integrata nel suo nucleo. Figma è stato progettato per la collaborazione fin dall'inizio.

Asana ha segnalato che l'utilizzo di Figma ha ridotto le riunioni settimanali da 50%.

Figma Prezzi

27 Miro

Miro è una lavagna digitale che risolve il problema più arduo della collaborazione a distanza: lavorare insieme utilizzando informazioni visive.

Quando utilizzi Miro, ottieni una tela infinita.

La tela infinita è la caratteristica più radicale di Miro. Sta dicendo: "Le tue idee non dovrebbero essere limitate da confini arbitrari".

Miro sa che alcune persone pensano con post-it, altre con diagrammi di flusso e altre ancora con mappe mentali. Quindi abilita tutte queste cose simultaneamente.

I modelli mostrano cosa fanno le persone nelle sessioni collaborative.

Ci sono modelli per mappatura del percorso del cliente, diagrammi tecnici, wireframing, strategia e pianificazione, mappatura dei processi e pratiche agili.

Un settore finanziario Scrum master ha definito Miro un "punto di svolta nella promozione della collaborazione Agile", cosa che inizialmente ho liquidato come un discorso di marketing, finché non l'ho visto in pratica.

Quando un team è composto da membri dislocati in tre fusi orari, la natura visiva asincrona di Miro diventa non solo utile, ma necessaria.

Kevin Yang presso un'azienda tecnologica ha segnalato di aver spedito release più velocemente del 20% dopo aver adottato Miro per le decisioni di progettazione. La specificità di quel numero suggerisce che non si tratta di un'esagerazione.

Miro ha recentemente aggiunto funzionalità di intelligenza artificiale che, sorprendentemente, sono davvero utili.

È possibile trasformare post-it in documenti strutturati o bozze di schizzi in prototipi interattivi.

Trovo significativo che oltre 250,000 organizzazioni utilizzino Miro, tra cui aziende come Nike, Ikea e Deloitte.

Queste non sono organizzazioni che adottano gli strumenti con superficialità.

Prezzo Mirò

gestione e-mail

28 SaneBox

SaneBox è un software di filtraggio della posta elettronica che sposta i messaggi non importanti dalla posta in arrivo.

SaneBox analizza la cronologia delle tue e-mail per identificare i messaggi effettivamente importanti, quindi ordina automaticamente tutto il resto in cartelle separate.

Le email importanti restano nella tua posta in arrivo. Tutto il resto viene riassunto in un digest giornaliero.

SaneBox non legge mai il contenuto delle tue email, solo le intestazioni.

La funzionalità più preziosa non è nemmeno l'ordinamento. È SaneReminders, che ti avvisa quando qualcuno non ha risposto a un'email importante.

Un'altra caratteristica degna di nota è SaneBlackHole.

Quando trascini un'e-mail in questa cartella, tutti i messaggi futuri provenienti da quel mittente scompaiono per sempre.

Ciò è soddisfacente, in particolare per le email di iscrizione che in qualche modo ricompaiono nonostante i molteplici tentativi di annullamento dell'iscrizione.

Tuttavia, inizialmente si verifica una certa confusione su come funziona la formazione e, a volte, durante i primi giorni, alcune e-mail legittime finiscono per essere smistate in modo errato.

Ma questa situazione diventa meno frequente man mano che il sistema impara.

Prezzi SaneBox

Salute & Benessere

29 Headspace

Headspace è un'app per la salute mentale che ti insegna a meditare.

Quando la tua casa diventa il tuo ufficio, il tuo cervello perde i suoi confini naturali.

I costi di cambio contesto si accumulano. Le notifiche Slack non si fermano mai. La linea tra "modalità lavoro" e "modalità casa" si confonde fino a quasi non esistere.

A studio con 21,088 utenti Headspace hanno scoperto che il 23% ha segnalato una diminuzione dello stress da moderato a grave dopo otto settimane.

Headspace divide i suoi contenuti in quattro sezioni principali: Meditazione, Sonno, Stress e Mindfulness.

Le meditazioni vanno dai 4 ai 30 minuti, con la maggior parte sotto i 10. Questo è molto importante per chi lavora da remoto, perché non sempre si trovano 30 minuti, ma si possono trovare 5 minuti tra una chiamata Zoom e l'altra.

Un terapeuta chi ha recensito Headspace ha osservato:

"Ho apprezzato il fatto che fossero disponibili meditazioni più lunghe e più brevi, poiché sembrava che ciò potesse offrire un'esperienza adatta alle esigenze e alle preferenze della maggior parte delle persone."

La componente visiva mi ha sorpreso di più.

Alcune meditazioni mostrano magnifici scenari di parchi nazionali mentre ascolti. Dopo aver fissato codice o documenti tutto il giorno, la tua corteccia visiva ha bisogno di input diversi.

Prezzo dello spazio di testa

30 Flusso

F.lux è un software che regola la temperatura del colore dello schermo in base all'ora del giorno.

Probabilmente non te ne rendi conto, ma lo schermo del tuo computer ti sta mentendo. È progettato per sembrare il sole, indipendentemente dal fatto che sia mezzogiorno o mezzanotte.

Ciò è pessimo per il sonno e, di conseguenza, per il lavoro.

La scienza è semplice:

La luce blu inganna il cervello facendogli credere che sia giorno. Quando il cervello pensa che sia giorno alle 11 di sera, sopprime la produzione di melatonina e il sonno ne risente.

F.lux risolve questo problema riscaldando automaticamente la temperatura del colore dello schermo al tramonto e riportandola alla normalità all'alba.

La transizione è così graduale che quasi non ci si accorge che sta avvenendo.

Con F.lux puoi impostare le temperature di colore preferite per il giorno e la notte, la velocità di transizione e persino disattivarla temporaneamente per lavori sensibili al colore.

La funzionalità più interessante è l'integrazione di F.lux con l'illuminazione intelligente.

Se disponi di luci Philips Hue, F.lux può controllarle in modo che si adattino allo schermo, creando un ambiente luminoso uniforme che cambia nel corso della giornata.

Il paradosso del lavoro da remoto

La maggior parte degli articoli sugli strumenti per il lavoro da remoto si concludono con un invito ad acquistare tutto ciò che è elencato.

Non lo farò.

La verità è che non hai bisogno di 30 strumenti. Hai bisogno dei 5-7 giusti che risolvono i tuoi problemi specifici.

Il lavoro da remoto fallisce quando le persone cercano di ricreare virtualmente l'esperienza dell'ufficio. Ha successo quando le persone ne abbracciano le differenze e creano nuovi flussi di lavoro che ne traggono vantaggio.

Inizia con i fondamentali:

• Uno strumento per gestire il tuo tempo
• Uno strumento per comunicare con il tuo team
• Uno strumento per organizzare il tuo lavoro
• Uno strumento per proteggere la tua sicurezza
• Uno strumento per prendersi cura del proprio corpo

Tutto il resto è un'ottimizzazione. E le ottimizzazioni contano solo dopo che i fondamentali funzionano.

Osserva i tuoi momenti più frustranti durante il lavoro da remoto. Quei guasti ti diranno esattamente di quali strumenti hai bisogno.

Se ti ritrovi a dire "Non ti sento" a ogni chiamata, procurati un buon microfono prima di preoccuparti del software di gestione dei progetti.

Se cerchi continuamente file, correggi il tuo sistema di archiviazione prima di ottimizzare la posta elettronica.