Come coinvolgere i membri del team remoto e combattere l'isolamento

Se gli ultimi anni ci hanno insegnato qualcosa, è che i team distribuiti e ibridi sono qui per restare.

A partire dal 2023, circa 30% dei dipendenti a tempo pieno lavorare in un modello ibrido, dividendo il tempo tra ufficio e casa.

Tuttavia, mantenere un gruppo di dipendenti coinvolto e unito e farli sentire come una squadra interconnessa può rivelarsi difficile quando si collabora attraverso gli schermi.

Sebbene produttivi, molti leader ritengono che la motivazione, il cameratismo e persino i risultati diminuiscano nel tempo tra i membri del personale remoto che affrontano estenuanti sentimenti di disconnessione o isolamento.

Le soluzioni risiedono nel curare consapevolmente spazi collaborativi che favoriscano le interazioni dei dipendenti, nutrendo le relazioni personali attraverso l’ascolto e l’empatia e sfruttando gli strumenti digitali per ricreare esperienze comuni.

Ciò non solo aumenterà l’inclusione e la solidarietà, ma avrà un impatto diretto sulla produttività, sulla fidelizzazione, sulla creatività e sui profitti.

In questo post del blog esploreremo le tattiche utilizzabili Area di lavoro di Google app come Meet, Docs e Jamboard che aiutano i leader a coinvolgere in modo efficace i membri distaccati ma preziosi dei team remoti.

Cominciamo!

Strategie di leadership

Basandosi sull'introduzione sul valore del coinvolgimento, ecco 5 strategie chiave che i leader possono utilizzare per coinvolgere attivamente i membri dei team distribuiti utilizzando Google Workspace:

1. Organizza riunioni video individuali regolari

La pianificazione di riunioni individuali settimanali o bisettimanali con ciascun subordinato diretto utilizzando Google Meet ti consente di verificare i progressi, fornire feedback e costruire relazioni fondamentali per il lavoro a distanza.

Per esempio, 33% dei lavoratori a distanza hanno riferito che la solitudine è la loro più grande lotta personale. Ma i manager che effettuano regolarmente videochiamate creano spazi di connessione personale.

2. Ospita eventi del team virtuale

Organizza eventi sociali informali come serate di curiosità del venerdì o sessioni di chat con caffè per il team su Google Meet.

Avere strette amicizie sul lavoro aumenta le probabilità che i dipendenti rimangano nella loro azienda. Eventi del team virtuale possono facilitare questi legami interpersonali.

3. Riconoscere pubblicamente i risultati ottenuti

Quando i membri del team svolgono un ottimo lavoro, lodali pubblicamente riepilogando i risultati ottenuti a livello di team newsletter o una chat room pubblica di Google.

Evidenziazioni come "Ryan ha lanciato una funzionalità chiave questa settimana" o "Il design di Sarah ha ottenuto l'approvazione del nostro cliente" motivano le persone con il riconoscimento (source).

4. Abilita discussioni in corso

Disponi di chat room specifiche per argomento in Google Chat per conversazioni continue sui progetti. Ciò facilita l'allineamento attraverso la trasparenza.

Silhouette cultura aziendale consentendo chat room informali di refrigeratori d'acqua anche per battute non lavorative.

5. Sovracomunicare il contesto

Definisci le aspettative in anticipo tramite newsletter via email e sessioni Meet registrate. Riassumi i punti chiave in seguito.

Senza segnali del linguaggio del corpo, l’eccessiva comunicazione previene il disallineamento delle priorità tra i team distribuiti.

Inizia su Google Meet

Abitudini dei membri del team

Ecco 3 abitudini chiave che i singoli membri del team possono adottare per promuovere un migliore coinvolgimento nei team distribuiti:

1. Comunicare eccessivamente in Google Spaces

La condivisione attiva nei canali di Spaces mantiene tutti allineati. Fornisci aggiornamenti sullo stato, chiedi opinioni e condividi nuovi insegnamenti.

Ad esempio, la sviluppatrice Sangita pubblica il suo ultimo codice per la revisione nello spazio "Project Tango". Ora l'intero team può fornire feedback invece di una sola persona. Questa trasparenza consente un'iterazione più rapida.

2. Partecipa alle chat video di incontri casuali

Partecipare a chat video non legate al lavoro aiuta a coltivare le relazioni nei team remoti.

3. Condividi i calendari in generale

L'abilitazione dell'accesso al calendario fornisce informazioni sulla disponibilità e sulla capacità.

I membri del team distribuiti che rimangono coinvolti alla fine portano a risultati migliori. Queste abitudini facilitano la comunicazione, la coordinazione e le relazioni vitali per ottenere prestazioni elevate.

Detto questo, passiamo subito all'utilizzo delle app Google Workspace per un migliore coinvolgimento mentre si lavora da remoto.

Utilizzo degli strumenti

1. Soddisfare

Con interazioni di persona limitate, Meet diventa il tuo canale per conversazioni spontanee e creative collaborazione che i team remoti bramare.

Facilitare videochiamate coinvolgenti non solo favorisce l’inclusione, ma aumenta direttamente la produttività tra i gruppi disconnessi.

Quindi, come possono i manager massimizzare Meet per promuovere il coinvolgimento tra i team distribuiti?

Suggerimenti per i leader che gestiscono la riunione

In qualità di host, concentrati sulla promozione del dialogo bidirezionale:

Distribuisci domande aperte durante la presentazione utilizzando la funzionalità di domande e risposte integrata di Meet, sondaggi o semplicemente riattivando l'audio dei partecipanti affinché intervengano verbalmente.

Immagine crediti: Area di lavoro di Google

Dedicare tempo alle discussioni informali nella tua agenda. Avere momenti casuali di raffreddamento dell'acqua per legare personalmente rende il coordinamento professionale più fluido.

Seguire i punti salienti via e-mail, comprese decisioni, azioni, risorse aggiuntive e sondaggi di feedback.

Cercare reazioni esplicite tramite gli emoji di Meet o le icone Pollice su/Giù. Il feedback non verbale in tempo reale è limitato da remoto, quindi le reazioni forniscono visibilità sui livelli di accordo.

Suggerimenti per i membri che partecipano alla riunione

Come partecipante, influisci direttamente sull'efficacia della sessione:

Mantenere la fotocamera accesa con inquadratura e illuminazione adeguate. I segnali non verbali si perdono a distanza, quindi vedere i volti crea un rapporto.

Condividere selettivamente lo schermo o lavorare in gruppi di lavoro per presentare demo, schizzi, ecc. La collaborazione interattiva facilita la discussione vivace. Jamboard torna utile qui.

Fare domande o dare reazioni nella chat quando vuoi intervenire senza interruzioni. L'host può tornare indietro per impegnarsi.

Essere prudenti nel disattivare/attivare l'audio per ridurre al minimo il rumore di fondo. La chiarezza della comunicazione previene il disallineamento.

Google Meet favorisce un coinvolgimento di grande impatto per i team distribuiti quando la progettazione intenzionale delle riunioni continua dipendenti remoti collegato.

2. Gmail

Gmail facilita la comunicazione rapida e la collaborazione senza soluzione di continuità, entrambe essenziali quando si coinvolgono team distribuiti.

Utilizza Gmail per:

1) Conversazioni quotidiane:

La chat informale invece della posta elettronica formale tra colleghi facilita la costruzione di relazioni. L’istantaneo avanti e indietro crea una naturale “conversazione sul refrigeratore d’acqua”.

Gruppo liste email semplificare l'invio simultaneo di aggiornamenti a tutto il team anziché e-mail individuali a ogni persona.

2) Semplificazione del lavoro:

Le caselle di posta condivise consentono una collaborazione fluida consentendo a più persone di accedere alle e-mail del team a cui chiunque può rispondere, anziché a caselle di posta individuali isolate. Software come Streak for Gmail aiutano anche a organizzare le caselle di posta condivise per il coordinamento del lavoro remoto.

I modelli consentono di risparmiare tempo per le comunicazioni inviate di frequente, come aggiornamenti settimanali sullo stato del progetto o domande frequenti (FAQ) comuni.

Gmail consente una comunicazione rapida per l'allineamento, oltre all'opportunità di collaborare e chattare in modo informale: tutti ingredienti essenziali per coinvolgere i team distribuiti.

3. Google Drive

Se il tuo team remoto si sente disconnesso, Google Drive migliora la trasparenza e il coordinamento perfetto, coinvolgendo nuovamente tutti.

Ecco come sfruttare le sue capacità.

Accesso unificato

Con Drive, i file rimangono archiviati in modo sicuro in un unico posto anziché sparsi su dispositivi o caselle di posta. Questa “fonte di verità” centrale consente accesso e visibilità uniformi.

Quindi, sia che lavorino dal tuo ufficio a Toronto, da un bar a Berlino o da uno spazio di coworking nella città di Bangalore, tutti i membri del team accedono alle versioni più recenti.

Collaborazione in tempo reale

Drive ospita Documenti, Fogli e Presentazioni: le app per ufficio di Google Workspace. Ma a differenza dei documenti autonomi, questi file nativi del cloud consentono la modifica simultanea da parte di colleghi distribuiti.

Nessuna attesa che qualcuno finisca di aggiungere il proprio pezzo o la necessità di integrare manualmente le modifiche da più versioni.

Ad esempio, i team di marketing e di prodotto possono insieme perfezionare la messaggistica nello stesso documento senza sovrascrivere i grattacapi. Tutti rimangono perfettamente sincronizzati.

Gestisci modifiche

Ogni modifica apportata ai file di Drive viene registrata per i posteri. Esplora la cronologia delle versioni di qualsiasi file per visualizzare, confrontare o ripristinare le iterazioni precedenti.

In questo modo i tuoi designer possono sperimentare coraggiosamente un logo proposto ma, se necessario, tornare comunque alle bozze precedenti. È più agile rispetto al monitoraggio dei singoli file di disegno.

4. Documenti, Fogli e Presentazioni Google

Che si tratti di collaborare su documenti, analizzare dati o progettare presentazioni, le app della suite Office di Google consentono ai team di lavorare insieme ovunque.

La modifica in tempo reale basata su cloud e l'accesso centralizzato aiutano i team remoti a rimanere strettamente allineati.

Nello specifico, puoi utilizzare Google Documenti per:

• Creare wiki come hub condivisibili per informazioni sul progetto come stato, ruoli dei membri e collegamenti chiave. Tutti fanno riferimento a una fonte di verità.
• Diventa collaborativo appunti di riunione, quindi diffondere i riepiloghi per aggiornare i partecipanti remoti.

Sfrutta Fogli Google per:

• Monitoraggio delle tempistiche del progetto con date di scadenza, stato e assegnatario. Il tuo team remoto si coordina perfettamente.
• Analisi dei dati tramite metriche importate per scoprire informazioni utili per le decisioni. Condividi dashboard interattive.

E affidati a Presentazioni Google per aiutarti a:

• Sessioni di brainstorming con mazzi co-creati.
• Wireframe e prototipi interattivi con commenti di revisori dispersi. Feedback remoto rapido.

La modifica in tempo reale e multiutente fornita da Documenti, Fogli e Presentazioni Google è preziosa per coinvolgere team con membri in tutto il mondo in più fusi orari.

5. Google Calendar

Rimanere sincronizzati è complicato per i team distribuiti. Ma Google Calendar migliora la visibilità dei programmi e degli eventi per allineare tutti.

I calendari condivisi dei team garantiscono la trasparenza su:

• Orario di lavoro e tempo libero
• Riunioni, scadenze ed eventi
• E concentrati blocchi temporali per il lavoro a testa bassa.

Per esempio, media manager sociale Ishita segnerebbe quando è offline per la pianificazione dei contenuti. Vedendo questo blocco di "tempo per me", i colleghi sanno di non disturbare la sua concentrazione.

L'integrazione del calendario con Gmail mostra automaticamente anche i rifiuti se una riunione invita a entrare in conflitto con eventi esistenti. Questa consapevolezza previene le doppie prenotazioni che lasciano fuori le persone lontane.

Utilizza gli inviti del calendario per programmare orari sociali remoti come le curiosità del venerdì.

L'invio di inviti dal calendario anziché l'organizzazione di eventi tramite Slack o SMS semplifica il monitoraggio delle presenze e i promemoria. I promemoria automatici aumentano anche la partecipazione.

I calendari condivisi allineati con l'integrazione della posta, le notifiche e gli eventi automatizzati eliminano i problemi di coordinamento.

Detto questo, esploriamo come puoi combattere alcune potenziali sfide del lavoro a distanza che potrebbero presentarti.

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Rispondere alle sfide del lavoro remoto

L'isolamento e la mancanza di connessione sono sfide comuni per i team remoti. Tuttavia, diverse strategie possono aiutare:

Costruisci comunità attraverso canali non lavorativi

Incoraggia l'uso di canali non lavorativi in ​​Google Chat/Spazi riguardanti interessi comuni come animali domestici, hobby e così via. Ciò consente connessioni sociali casuali.

Organizza gruppi di pranzo virtuali, pause caffè o discussioni "water cooler" in cui i membri del team possono chattare in modo informale.

Crea un canale #casuale per condividere meme, video e storie divertenti per dare quella "atmosfera sul posto di lavoro".

Consenti flessibilità

• Prevedi giorni senza video nelle chiamate di Meet per prevenire l'affaticamento.
• Esamina i membri del team in modo anonimo su ciò di cui hanno bisogno per prevenire il burnout.
• Consentire flessibilità nell'orario di lavoro per adattarsi a orari/fusi orari diversi.

Promuovi le connessioni sociali

• Gioca a giochi come Kahoot e Gartic Phone su Meet per stimolare la creatività e il divertimento.
• Organizza happy hour virtuali, grigliate o altre attività per socializzare.
• Invia pacchetti di assistenza con gadget aziendali per far sentire apprezzato il personale remoto.

La chiave è utilizzare gli strumenti giusti per gli scopi giusti e stabilire norme sulla comunicazione asincrona.

Misurare il coinvolgimento

Mantenere impegnati i team distribuiti nel lungo periodo richiede una misurazione consapevole della partecipazione, della collaborazione e della connettività.

Google Workspace fornisce strumenti efficaci per raccogliere queste informazioni.

indagini

I sondaggi impulsivi creati in Moduli Google aiutano a valutare il coinvolgimento raccogliendo feedback regolari.

Per esempio:

• Porre domande di valutazione dopo le riunioni su organizzazione, interattività ed efficacia. Tieni traccia delle tendenze.
• Invia sondaggi mensili su Forms relativi a soddisfazione, comunicazione e produttività: segmenta i risultati in base ad attributi quali incarico, posizione e ruolo.

Cruscotti

Le dashboard visive in Looker Studio di Google comunicano rapidamente i livelli di coinvolgimento:

• Incorpora la partecipazione a Meet e i dati sull'utilizzo di Google Documenti per visualizzare la partecipazione.
• Aggiungi metriche da strumenti come Chat e Calendario in un'unica visualizzazione interfunzionale.

La chiave è scegliere metriche connesse e raccogliere dati coerenti per scoprire le tendenze. Ciò consente di affrontare i problemi in modo proattivo.

Conclusione

È dimostrato che i team distribuiti aumentano la produttività e accedono ai talenti globali se coinvolti consapevolmente.

Come spiegato nei suggerimenti sull'utilizzo di Meet, Documenti e altro ancora, Area di lavoro di Google fornisce anche in remoto canali personalizzabili per tale connessione.

Il sostegno alla partecipazione, al cameratismo e alla trasparenza si basa anche sulla valutazione regolare dell’impegno da parte dei leader.

Ricorda, gli strumenti di oggi cancellano i confini di ieri.

Quindi implementa le tattiche suggerite poco a poco, quindi osserva attentamente. Con cura e intenzione, il tuo team disperso ma coeso sarà presto inarrestabile.