Come creare un budget per la tua attività: la guida completa

Il budget è una parte fondamentale della roadmap della tua attività. La tua attività rischia di andare fuori strada se non rimani al passo con le finanze dall'inizio.

Il budget non solo aiuta a tenere sotto controllo la salute finanziaria della tua organizzazione, ma dirige anche il corso dell'azione per le funzioni aziendali.

Un budget offre una panoramica delle tue finanze, incluse entrate, spese e altri componenti in un periodo specifico. La creazione di un budget è essenziale per garantire una solida posizione finanziaria della tua attività nel presente e nel futuro.

Discutiamo in dettaglio perché hai bisogno di un budget e come crearne uno.

Tracce, controlli e guide del budget

Un budget ha due funzioni principali: pianificazione e controllo. Il budget, essendo uno schema dello stato finanziario completo della tua attività, ti aiuta a vedere il quadro più ampio e aiuta il tuo processo decisionale.

Ecco alcuni vantaggi chiave che puoi ottenere creando il tuo budget.

Previsione delle entrate

La previsione delle entrate è uno degli obiettivi primari del budget. Ti aiuta a visualizzare quanto puoi aspettarti di guadagnare in una determinata durata.

Il merito di tale previsione è che puoi pianificare la tua mossa di conseguenza per massimizzare i tuoi profitti. Supponiamo che le tue entrate previste siano il 30% in più rispetto all'anno precedente. In tal caso, potresti voler spendere di più in annunci per attirare più clienti.

Prendere decisioni informate

La maggior parte delle decisioni aziendali devono avere alcune implicazioni monetarie, sia che si tratti di investire in un nuovo software o di ottimizzare le proprie attività di marketing.

La creazione di un budget ti aiuta a giudicare il ROI dei tuoi investimenti. Ti consente inoltre di valutare la tua capacità finanziaria, anticipare i problemi e rivelare aree di miglioramento. Pertanto, un budget può fornire le informazioni necessarie per aiutarti a prendere decisioni informate.

Controllo dei costi

Il controllo dei costi è la chiave per un business redditizio. Non importa quante entrate guadagna la tua attività, la tua attività potrebbe essere nei guai se i tuoi costi superano le tue entrate.

Il processo di budgeting getta le basi per il controllo dei costi. Ti aiuta a identificare le spese aziendali e funge da punto di partenza per azioni pertinenti. Ad esempio, puoi pensare di ridurre le spese per le infrastrutture o le negoziazioni con i fornitori per ottimizzare i costi delle materie prime.

Prestazioni di benchmarking

I budget sono un prezioso strumento di benchmarking per le prestazioni aziendali. È possibile utilizzare le cifre del budget per monitorare e confrontare le prestazioni annuali, trimestrali o anche mensili.

Può anche aiutarti a fissare obiettivi pratici futuri prendendo le cifre come indicatori chiave di prestazione. Ad esempio, se vedi che uno dei tuoi prodotti genera costantemente entrate molto inferiori, potresti decidere di concentrarti maggiormente su di esso o eliminarlo del tutto.

Assicurare i fondi

Il budget è anche un ottimo strumento per acquisire nuove opportunità finanziarie. Le cifre del budget indicano il potenziale di crescita della tua attività. Ti aiuta a eseguire il backup del tuo passo con i dati per convincere gli investitori a investire.

Nozioni di base sul budget

Prima di passare ai passaggi per creare il tuo budget, familiarizza con i fondamenti su cui basare il tuo budget.

Determina il tipo di budget

Per cominciare, devi capire il tipo di budget che devi creare. A seconda dello scopo e delle aree funzionali, le aziende utilizzano comunemente i seguenti tipi di budget.

Budget principale

Un budget principale è la panoramica completa delle finanze di un'azienda. Include le cifre e le proiezioni del reddito complessivo, delle teste di costo, delle spese operative, delle attività, dei debiti, del flusso di cassa, ecc.

Questo tipo di budget fornisce un quadro finanziario completo di un'organizzazione. Aiuta ad allineare tutte le funzioni aziendali.

Bilancio statico

Un tipo di budget statico, come suggerisce il nome, considera le spese fisse e le entrate. Questo tipo di budget significa creare un budget basato su quanto hai in mano e quanto spenderai.

Sebbene questo tipo di budget possa non riflettere stime accurate nel periodo, fornisce un buon punto di partenza o una linea guida per previsioni realistiche.

Budget flessibile

Un budget flessibile considera sia i valori fissi che le variabili associate a spese e entrate, a differenza di un budget statico. Regola i numeri in base alle cifre attuali effettive. Pertanto, fornisce un quadro finanziario più accurato.

Poiché un budget flessibile si basa sulle cifre del periodo corrente e sulle previsioni basate su più scenari, può aiutarti a prepararti meglio per affrontare i risultati.

Budget operativo

Un budget operativo copre le spese e le entrate generate dalle operazioni aziendali quotidiane, come il costo di produzione di beni o servizi, i relativi costi amministrativi e le entrate derivanti dai beni o servizi.

Questo tipo di budget non considera il debito a lungo termine o le spese in conto capitale. Potresti voler creare questo budget operativo se vuoi esaminare da vicino le implicazioni finanziarie delle tue operazioni quotidiane.

Budget a livello di dipartimento

È possibile creare un budget per ogni dipartimento o area funzionale della tua azienda, ad esempio budget per le risorse umane, budget per il marketing e altri.

Se hai un'organizzazione più grande, la creazione di un budget separato per ciascun dipartimento può aiutarti a allocare e pianificare le attività di conseguenza. Può anche aiutarti a valutare le prestazioni di ciascun dipartimento.

Decidi il periodo di budget

In genere, viene creato un budget aziendale per un anno. Tuttavia, non esiste una regola ferrea. È possibile creare budget per un periodo più o meno lungo a seconda delle necessità.

Puoi iniziare con un budget per due o tre mesi o suddividere il tuo budget annuale in periodi mensili o trimestrali. Indipendentemente dalla durata del periodo di budget, l'attività più critica è la sua revisione di routine. Inoltre, puoi fare ammenda del tuo budget man mano che procedi.

Creare il tuo budget

Una volta che hai deciso il tipo e il periodo per il tuo budget, è il momento di entrare in azione. Diamo prima un'occhiata ai componenti che il tuo budget dovrebbe includere.

Costi

Costi e spese sono parte integrante del budget. Esistono tre tipi principali di costi sostenuti da un'azienda:

Prezzi fissi

Queste sono le spese aziendali coerenti che non cambiano in un periodo di tempo o rispetto ad altri fattori. I costi fissi della tua attività in genere sono:

• Gli affitti
• Spese di locazione
• Stipendi
• Assicurazione
• Utilità come Internet o piani telefonici
• Hosting di siti web

Costi variabili

Queste sono le spese che cambiano in base ai volumi, all'utilizzo o ad altri fattori. Inoltre, i costi variabili hanno lo spazio massimo per il controllo dei costi. I costi variabili che la tua azienda potrebbe incontrare sono:

• Costi delle materie prime
• Bollette di elettricità o carburante
• Spese di viaggio
• Commissioni di vendita
• Costi di spedizione
• Spese pubblicitarie

Spese una tantum

Queste sono le spese che un'impresa sostiene una volta o meno frequentemente, di solito al di fuori delle normali attività commerciali. Queste spese possono anche essere inaspettate. Quindi, è meglio prevederli o mettere da parte una certa quantità per essere più sicuri.

Le spese una tantum includono:

• Costi per mobili e attrezzature per ufficio
• Costi di riparazione o sostituzione
• Costo di lancio del prodotto
• Commissione una tantum per la consulenza (ad es., assumere un esperto per aiutarti con l'ideazione del prodotto)

Una volta che hai contabilizzato tutte le spese, è anche importante stabilire obiettivi di spesa per il futuro, sia a breve che a lungo termine. Stabilire degli obiettivi ti aiuterà a sviluppare il tuo budget e a controllare i costi di conseguenza.

Entrate stimate

Insieme ai costi, le entrate sono la componente cruciale da includere nel budget. Le entrate sono le entrate che la tua azienda porta ogni mese.

Per prima cosa, devi elencare tutti i flussi di reddito della tua attività. Questi includeranno:

• I prodotti o servizi che vendi
• Interessi guadagnati affittando un bene aziendale
• Servizi o attività aggiuntivi che portano denaro (come la quota di iscrizione a un evento)

Successivamente, in base ai dati di vendita passati o alle tendenze generali, è necessario determinare l'importo che prevedi di guadagnare mese per mese da ciascuna delle tue fonti di reddito. Per quanto piccola sia una fonte di reddito, assicurati di tenere conto di ciascuna di esse.

Flusso di cassa

Il flusso di cassa è un'altra componente cruciale da considerare nel budget. È il conto di contanti che entra ed esce ogni giorno dalla tua attività.

Il flusso di cassa è fondamentale per tenere d'occhio la tua posizione finanziaria in qualsiasi momento. Esaminare il tuo flusso di cassa settimanalmente, o almeno mensilmente, ti aiuta a scoprire se hai abbastanza contanti per pagare i costi, gli interessi e altre spese.

In caso contrario, puoi agire immediatamente per portare più denaro per continuare le operazioni commerciali in tempi di crisi, prendendo un prestito o vendendo un bene.

Margine di profitto

Includere le cifre dei profitti nel budget può essere molto utile per la crescita della tua attività. Il profitto è ciò che rimane dopo aver dedotto il tuo reddito dalle spese.

I margini di profitto attesi ti indirizzano verso la crescita rivelando le possibilità. Se i tuoi margini di profitto risultano inferiori a quanto ti aspetteresti, puoi ripensare a come migliorare i profitti. Se i profitti sono più alti, puoi concentrarti sull'incasso per scalare la tua attività.

Proiezioni

L'essenza di un budget sta nella sua capacità di intravedere le possibilità future attraverso le proiezioni. La proiezione stima i dati in base alle tendenze attuali.

Proiettare entrate, spese e profitti mese dopo mese o anno dopo anno ti dà una sbirciatina su cosa aspettarti e dove migliorare. Insieme alle tendenze passate e presenti, puoi basare le tue proiezioni sulle tendenze del settore e sui tuoi obiettivi di business nel periodo.

Per non parlare del fatto che le tue stime devono essere realistiche. Stime non realistiche non solo daranno la proiezione sbagliata, ma faranno anche deragliare i tuoi obiettivi aziendali generali.

Presentando il tuo budget

Una volta raccolte le cifre per entrate e spese, arriva il momento di metterle insieme. Rappresentazione corretta in modo che il budget abbia senso e sia facile da comprendere.

Foglio di calcolo

Il buon vecchio foglio di calcolo è uno dei modi più comuni per creare e visualizzare un budget. È possibile utilizzare funzioni matematiche per calcolare rapidamente i numeri e le proiezioni per un determinato periodo.

Puoi anche utilizzare modelli già pronti in Fogli Google. Dovrai personalizzare il modello in base alle tue informazioni e compilare i dettagli. Altrimenti, puoi prendere ispirazione dal modello e crearne uno nuovo da zero.

Software di bilancio

Il budget implica molti numeri, calcoli e record. Gestirlo sui fogli può essere piuttosto ingombrante e richiedere molto tempo. Il software di budgeting può semplificarti la vita.

I sistemi di budgeting hanno le funzionalità per aiutarti a pianificare, prevedere e gestire il budget della tua azienda in un unico posto. Puoi generare report finanziari, esaminare KPI, monitorare il flusso di cassa e molto altro.

Puoi provare software come Scoro, QuickBooks, Centage, Xero, o NetSuite per creare rapidamente il tuo budget.

Software di contabilità e contabilità può anche aiutarti molto a estrarre i dati effettivi e confrontarli con il tuo budget.

Potresti provare un software come Libri Zoho or Contabilità saggia per registrare e accedere facilmente ai tuoi dati finanziari in un unico posto.

Chiave da asporto

La creazione di un budget è essenziale per tenere sotto controllo la salute finanziaria della tua azienda. Inoltre, un budget offre l'opportunità di pianificare le tue finanze per ottenere i massimi risultati.

Per creare il tuo budget, devi stimare entrate, spese e profitti e fare proiezioni su una durata. Un budget efficace considera nel dettaglio costi e ricavi. E prevede in base a tendenze e obiettivi aziendali realistici.

La creazione di un budget implica la presentazione delle informazioni in un modo facilmente comprensibile. Il foglio di calcolo e il software di budgeting possono aiutarti con lo stesso.

Infine, rivedere regolarmente il tuo budget è fondamentale per ottenere i massimi benefici dal tuo budget.

Ci auguriamo che questa guida ti aiuti a creare un budget solido che ti consenta di guidare la tua attività nella giusta direzione. Buon bilancio!