Google Tasks vs Sunsama: perché probabilmente ti servono entrambi

Molti strumenti di produttività sono progettati per farti sentire bene quando non sei produttivo.

Sai di cosa sto parlando. Quella lista infinita di cose che devi fare ma che non fai mai. Quel cimitero digitale di buone intenzioni che se ne sta lì, a giudicarti.

Sì, ci sono passato. Per anni, sono stato quel tizio che provava ogni nuova app di produttività che prometteva di sistemare la mia vita.

Mi hanno solo dato modi più fantasiosi per deludere me stesso.

Ma aspetta. Non è un altro sfogo su quanto tutti gli strumenti di produttività facciano schifo. Perché ne ho trovati due che non lo fanno: Google Tasks e Sunsama.

E sono interessanti proprio perché non pretendono di risolvere tutti i nostri problemi.

Gli strumenti non possono risolvere la tua procrastinazione, il tuo perfezionismo o la tua tendenza a impegnarti troppo. Ma quelli giusti possono aiutarti a vedere questi schemi più chiaramente.

Ecco perché questo paragone è importante.

TL; Sommario DR

Compiti Google è un post-it nelle tue app Google. Nessuna funzionalità, solo cattura. È gratuito perché non gli importa cosa fai con le tue attività.

Sunsama è un coach che ti fa pianificare quando farai effettivamente le cose. Costa 20 $ al mese perché cerca di cambiare il tuo comportamento.

Probabilmente avrai bisogno di entrambi: Tasks per catturare rapidamente e Sunsama per affrontare la realtà.

Google Tasks vs Sunsama a colpo d'occhio

Panoramica di Google Tasks

Compiti Google è un elenco di cose da fare che vive all'interno delle tue app Google. Questo lo rende diverso: non cerca di essere un task manager autonomo, ma piuttosto un'estensione naturale di Gmail e Calendar.

La maggior parte di noi non ha bisogno di un sistema di gestione delle attività complesso. Ciò di cui abbiamo bisogno tu e io è un modo senza attriti per catturare le attività quando si presentano.

Quando leggi un'email e hai bisogno di fare qualcosa al riguardo, puoi trasformarla in un'attività con due clic. Nessun cambio di contesto, nessun flusso di lavoro complicato.

È l'equivalente digitale di annotare qualcosa su un post-it, solo che questo appunto compare nel tuo calendario e non si perde sotto la tazza del caffè.

La magia sta in ciò che Google Tasks non può fare.

Non ci sono matrici di priorità, né complicati sistemi di tagging, né infinite opzioni di personalizzazione. Solo elenchi, sottoattività e date di scadenza.

Questa semplicità ha ovviamente un compromesso. Non puoi fare una pianificazione di progetto complessa o creare flussi di lavoro dettagliati.

Ciò che è particolarmente intelligente è il modo in cui Google Tasks si integra con Calendar. Quando aggiungi una data di scadenza a un'attività, questa viene visualizzata insieme alle tue riunioni ed eventi.

Questa sottile caratteristica cambia il modo in cui pensi ai compiti: diventano reali come i tuoi altri impegni, non solo elementi in un elenco infinito lista di cose da fare.

Ma forse l'aspetto più potente di Google Tasks è qualcosa che spesso passa inosservato: è sempre lì, proprio all'interno degli strumenti che stai già utilizzando.

Quando sei in Gmail, le attività possono essere collegate direttamente alle email. Quando sei in un Calendario, vengono visualizzate accanto alla tua pianificazione. Quando sei in Documenti, sono a portata di clic.

È questa presenza fluida che rende Google Tasks più utile di quanto il suo elenco di funzionalità potrebbe suggerire.

Cosa ci piace di Google Tasks

• Vive dove lavori. Non in un'app separata, ma direttamente dentro Gmail e Calendar.
• L'integrazione è ponderata. Trasforma le email in attività con due clic. Le attività vengono visualizzate nel tuo calendario come veri appuntamenti. È una gestione delle attività senza attriti.
• Funziona su tutti i dispositivi. Telefono, laptop, tablet: i tuoi task ti seguono ovunque. Ancora più importante, si sincronizzano all'istante.
• L'input vocale tramite Google Assistant funziona. La maggior parte delle interfacce vocali sono goffe. Questa non lo è.
• La semplicità non è un bug, è la caratteristica killer. Nessuna infinita possibilità di personalizzazione su cui perdere tempo.

Ciò che non ci piace di Google Tasks

• Nessuna interfaccia web autonoma. A volte vuoi pianificare senza vedere la tua posta in arrivo/calendario. Qui non è possibile.
• Il sistema di notifica è troppo basilare. Un semplice avviso sulle attività in scadenza aiuterebbe. Al momento, è facile perdersi qualcosa.
• La storia di Google di uccidere prodotti rende difficile impegnarsi completamente. È come costruire la tua casa su un terreno in affitto.
• Non puoi ordinare le attività come vuoi. Nessun tag e nessun livello di priorità oltre alle stelle. Per alcune persone, questo è un fattore decisivo.
• La semplicità che lo rende fantastico lo rende anche limitante. Non puoi fare una gestione di progetti complessa qui. D'altro canto, forse non è quello che un task manager dovrebbe fare.

Panoramica di Sunsama

Sunsama reimmagina l'agenda giornaliera per chi crede che il tempo sia più prezioso dei compiti.

Sunsama ti obbliga a trattare la tua giornata come la risorsa finita che è.

Ecco cosa significa in pratica:

Quando arriva un'attività, che provenga da Trello, Asana o dalle tue infinite discussioni di Gmail, Sunsama ti fa pianificarla.

Non limitarti ad assegnare una data di scadenza, ma stabilisci anche del tempo per essa.

Spesso mi chiedono perché questo sia importante. Dopotutto, la pianificazione non è forse solo un'altra forma di procrastinazione?

Anche io la pensavo così, finché non ho capito una cosa:

La maggior parte di noi lavora come pompieri, saltando da un compito urgente all'altro. La nostra posta in arrivo e le notifiche di Slack guidano la nostra giornata. Stiamo solo reagendo a ciò che sta bruciando più intensamente.

Sunsama interrompe questo circolo vizioso costringendoti a pensare prima di agire.

Se Google Tasks ha lo scopo di catturare tutto rapidamente, Sunsama ha lo scopo di scegliere le cose con cura.

Il prezzo di 20 dollari al mese lascia perplessi alcuni, soprattutto se paragonato al fatto che Google Tasks è gratuito.

Ma non tengono conto di un aspetto cruciale: il vero costo non sono i soldi, ma lo stress mentale derivante dal dover costantemente gestire le priorità senza un sistema.

Il genio di Sunsama non sta solo nella pianificazione, ma anche nella riflessione. Ogni giorno, ti spinge a rivedere ciò che hai realizzato.

Non per farti sentire male, ma per aiutarti a pianificare meglio il futuro.

Cosa ci piace di Sunsama

• Le integrazioni sono complete. Riunisce i tuoi task da Gmail, Trello, Asana e altri strumenti in un'unica interfaccia ponderata.
• Il rituale di pianificazione quotidiana funziona. Non è solo un altro elenco di cose da fare: ti aiuta a pensare deliberatamente a come trascorri il tuo tempo.
• La riflessione è integrata nel flusso di lavoro. La revisione di fine giornata ti spinge a imparare da ciò che hai realizzato.
• Il team di supporto si preoccupa. Quando qualcosa va storto, ricevi un aiuto reale da persone vere che capiscono il prodotto.
• L'interfaccia calma non è solo carina, è intenzionale. Ogni scelta di design mira a ridurre il rumore mentale che accompagna la gestione delle attività.

Ciò che non ci piace di Sunsama

• Le funzionalità di gestione dei progetti sono troppo basilari. Qui non puoi gestire progetti di team complessi.

Confronto delle funzionalità di Google Tasks vs Sunsama

1. Gestione delle attività

Google Tasks e Sunsama occupano le estremità opposte di questo spettro. Uno è spietatamente semplice, l'altro ambiziosamente complesso.

La differenza diventa evidente se si osserva il modo in cui gestiscono un'operazione di base: l'aggiunta di un'attività.

In Google Tasks, basta digitare. Tutto qui. L'interfaccia è così pulita che è quasi vuota.

Ma questa semplicità è ingannevole.

Ricordi quando prima abbiamo parlato di come Google Tasks possa integrarsi nel tuo flusso di lavoro?

Non è un caso. È progettato per essere invisibile finché non ne hai bisogno.

Sunsama adotta l'approccio opposto. Non vuole essere invisibile, vuole essere il tuo centro di controllo.

Quando aggiungi un'attività in Sunsama, non stai solo registrando qualcosa da fare. Stai pianificando quando lo farai.

La differenza si estende al modo in cui gestiscono le attività esistenti. Google Tasks ti offre opzioni di ordinamento di base ed elenchi.

Niente di speciale. Proprio come abbiamo visto nelle sezioni precedenti, è una scommessa che la semplicità batte le funzionalità.

Sunsama, d'altro canto, raccoglie attività da ogni parte: Asana, ClickUp, Gmail, Todoist e persino Slack.

Entrambi hanno un approccio diverso alla messa a fuoco.

Google Tasks presuppone che la tua attenzione provenga da altrove. Sunsama la integra con timer Pomodoro e modalità di attenzione.

Ecco a cosa si riduce: Google Tasks serve per catturare rapidamente i pensieri. Sunsama serve per gestire il tempo intenzionalmente.

Lo si può vedere dal modo in cui gestiscono l'organizzazione dei compiti.

Google Tasks ti fornisce elenchi semplici.

Sunsama ti offre i #canali, il che sembra semplice ma ti consente di concepire l'organizzazione delle attività in un modo completamente diverso.

La storia dell'integrazione racconta la stessa storia. Google Tasks si integra profondamente con Google Workspace, come abbiamo visto prima. Sunsama si integra ampiamente con tutto.

2. Capacità di integrazione

Cominciamo con Google Tasks.

Stai leggendo un'e-mail e hai bisogno di ricordare qualcosa?

Google Tasks è già lì, in attesa. Nessuna nuova scheda. Nessun cambio di contesto. Solo due clic e via. Ecco come appare la vera integrazione.

Google Tasks è perfetto per quello che fa, ma è impossibile usarlo altrove. È un arredo permanente nella casa di Google.

Sunsama accettò la scommessa opposta.

Guarda le connessioni di Sunsama: Trello, Asana, Todoist e Slack. La lista continua. Ognuna funziona bene, ma nessuna è naturale come Google Tasks in Gmail. Questo è il prezzo della flessibilità.

Ecco la differenza pratica:

Se la tua vita lavorativa ruota attorno agli strumenti di Google, Google Tasks sembra inevitabile. Come se non potesse esistere in nessun altro modo.

Ma se sei il tipo di persona che passa da uno strumento di gestione dei progetti all'altro prima di pranzo, l'ampia portata di Sunsama conta più della profonda integrazione con Google.

La maggior parte dei task manager falliscono perché non colgono questa distinzione. Cercano di essere profondi e ampi, finendo per non essere né l'uno né l'altro.

Ecco cosa rende interessanti Google Tasks e Sunsama. Hanno scelto una parte. Google Tasks ha detto, "fai una cosa in modo perfetto." Sunsama ha detto, "collega tutto in modo adeguato."

Chiediti quindi: hai bisogno di uno strumento che sia nativo per il tuo spazio di lavoro principale o di uno che possa comunicare con tutti i tuoi spazi di lavoro?

3. Caratteristiche di pianificazione

Le liste sono dove le buone intenzioni vanno a morire. Ho visto questo accadere innumerevoli volte, sia a me stesso che ad altri. Passi ore a organizzare compiti, solo per ritrovarti ad annegare in essi più tardi.

Google Tasks è semplicemente un modo migliore per scrivere le cose. Catturi rapidamente task e sottotask, aggiungi date di scadenza e magari aggiungili agli elenchi appropriati.

E va bene. A volte hai solo bisogno di ricordare le cose.

Sunsama adotta l'approccio opposto. Non vuole essere il tuo taccuino, vuole essere il tuo time coach.

Quando aggiungi un'attività in Sunsama, ti chiede di sapere quando effettivamente la farai. Non solo la data di scadenza, ma anche il blocco di tempo specifico che utilizzerai.

Inizialmente la maggior parte delle persone detesta questa cosa.

Perché aggiungere difficoltà alla gestione delle attività?

Perché non buttare tutto giù in una lista e risolvere il problema più tardi?

Ma “più tardi” è il problema che Sunsama sta cercando di risolvere.

La maggior parte degli strumenti di produttività fingono che il tuo tempo sia infinito. Continua ad aggiungere attività. Non preoccuparti della realtà. Ecco perché Google Tasks sembra così privo di attriti:non ti obbliga mai a confrontarti con le ore limitate della tua giornata.

Sunsama è quasi fastidioso nella sua insistenza sulla realtà. Ogni mattina, ti fa pianificare. Non solo elencare le speranze, ma assegnare tempi effettivi alle attività.

Potrebbe sembrare eccessivo, finché non pensi alla tua ultima lista di cose da fare perfettamente organizzata.

Quante volte hai dovuto categorizzare con cura ogni attività, ma alla fine della giornata ti sei chiesto dove fosse andato a finire il tempo?

Questa è l'illusione della gestione tradizionale delle attività. Le liste sembrano un controllo, ma non lo sono.

Quando trascini un'attività nel calendario di Sunsama, stai facendo qualcosa che la maggior parte degli strumenti di produttività non ti chiede mai di fare: decidi cosa non verrà fatto oggi.

Questo ci riporta alle ampie integrazioni di cui abbiamo parlato. Ora hanno più senso. Sunsama non sta raccogliendo task, ti ​​sta costringendo ad assegnare la tua attenzione.

La verità è che la maggior parte di noi ha bisogno di entrambi gli approcci. Usa Google Tasks per catturare rapidamente. Usa Sunsama per affrontare la realtà.

Perché una migliore pianificazione non riguarda liste migliori. Riguarda decisioni migliori.

Nessuno strumento può prendere quelle decisioni per te. Ma Sunsama almeno ti fa prenderle.

4. Esperienza utente

La migliore app di produttività che ho visto infrangere le regole del buon design.

Google Tasks e Sunsama hanno approcci opposti a questo problema. Uno scompare completamente. L'altro si mette deliberatamente sulla tua strada.

Con Google Tasks, tu menzioni qualcosa che deve essere fatto, loro annuiscono e lo scrivono. Nessuna domanda. L'interfaccia è così minimale che potrebbe anche essere invisibile.

Sunsama è diverso.

Pone un sacco di domande. "Quando esattamente lo farai? Quanto tempo ci vorrà? E i tuoi altri impegni?" A volte vorresti dirgli di stare zitto.

Ma ecco il punto: queste domande sono il punto.

In Google Tasks, aggiungere un'attività richiede un secondo. Digita, invia, fatto. È l'equivalente digitale di scarabocchiare su un Post-it.

Sunsama ti fa lavorare di più. Ogni compito sembra una piccola cerimonia di impegno. Ma quella cerimonia ti costringe a pensare a cose che normalmente eviterai finché la tua lista di compiti non diventa un mostro.

5. Notifiche e promemoria

Le notifiche sono il luogo in cui Google Tasks e Sunsama rivelano le loro convinzioni più profonde sulla natura umana.

Pensa a come il tuo amico ti ricorda le cose.

Alcuni amici scrivono semplicemente "non dimenticare". Altri chiedono "qual è il tuo piano?"

Questa è la differenza tra questi strumenti.

Google Tasks è il tuo amico a bassa manutenzione. Ti dà solo una spintarella quando qualcosa è in scadenza. Nessuna domanda, nessun giudizio.

Immagine sorgente: Aggiornamenti di Google Workspace

Se l'avete usato come abbiamo discusso prima, sapete che rientra perfettamente nella filosofia "scrivi e dimentica". Questo è brillante o terribile, a seconda della vostra personalità.

Ed è qui che l'approccio di Sunsama inizia ad avere senso.

Invece di limitarsi a avvisarti delle date di scadenza, Sunsama ti chiede di pianificare.

Ogni mattina, ti spinge a pianificare la tua giornata. Non solo a guardare i tuoi compiti, ma a decidere effettivamente cosa farai. È come avere un coach al posto di una sveglia.

Nessuno dei due approcci è universalmente migliore. Proprio come abbiamo visto con le loro funzionalità di pianificazione, dipende da cosa stai cercando di risolvere.

Se hai bisogno di aiuto per ricordare, Google Tasks è sufficiente.

Se hai bisogno di aiuto per decidere, la presenza costante di Sunsama potrebbe valere l'interruzione mentale.

6. Funzionalità di collaborazione

Le funzionalità di collaborazione definiscono l'efficacia di uno strumento quando sono coinvolte più persone.

Google Tasks porta questo concetto all'estremo. Riconosce a malapena l'esistenza di altre persone.

Certo, tecnicamente puoi condividere un elenco di Google Tasks tramite l'ecosistema più ampio di Google. Ma sembra un'aggiunta forzata, come cercare di condividere un diario personale.

Sunsama adotta l'approccio opposto. Presuppone fin dall'inizio che il lavoro avvenga con altre persone.

Ricordi come ti ha costretto a pianificare la tua giornata?

Ora immagina che la pianificazione avvenga in un intero team. Quando pianifichi un'attività in Sunsama, i tuoi compagni di team possono vederla. Non solo l'attività, ma anche quando hai intenzione di farla.

Quando pianifichi la tua giornata in Sunsama, vedi la disponibilità dei tuoi compagni di squadra. Quando assegni un compito, vedi il loro carico di lavoro.

Che è migliore?

Questa è la domanda sbagliata.

La vera domanda è: stai scrivendo una lista personale di cose da fare o ti stai coordinando con un team?

Se gestisci solo i tuoi task, la mancanza di funzionalità di collaborazione di Google Tasks è una benedizione. Non può ostacolarti.

Ma se lavori con altri, i vincoli di Sunsama diventano guide preziose. Costringono tutti a essere realistici riguardo a tempo e impegni.

La verità è che la maggior parte di noi ha bisogno di entrambi. Abbiamo i nostri compiti personali e i nostri impegni di squadra.

Come si confrontano i prezzi di Google Tasks e Sunsama?

Google Tasks è gratuito.

Sunsama costa $20 al mese. Puoi anche pagare annualmente a $16 al mese.

Gli strumenti gratuiti spesso finiscono per essere più costosi.

Quando usi Google Tasks, stai pagando con qualcos'altro: la tua attenzione. È felice di lasciarti accumulare infinite attività perché non costa nulla a Google quando lo fai.

Il prezzo di Sunsama lo obbliga a fornire un valore reale. A 20 $ al mese, non può essere solo una lista. Deve cambiare il tuo comportamento.

Pensaci in questo modo:

Se Sunsama ti fa risparmiare un'ora al mese di pianificazione migliore, si è ripagato da solo. Sono meno di 3 minuti al giorno.

Considerazioni finali su Google Tasks vs. Sunsama

Probabilmente ti servono entrambi.

Usa Google Tasks per catturare rapidamente i pensieri. Quando un'e-mail ha bisogno di un'azione, trasformala in un'attività. Quando una riunione crea un lavoro di follow-up, scrivilo. Veloce, semplice, fatto.

Quindi utilizzare Sunsama per pianificare davvero il tuo tempo. Tira fuori quei Google Tasks e decidi cosa fare oggi.

Quindi smettete di cercare un unico strumento per governarli tutti.

Chiediti invece:

Sto cercando di catturare o pianificare?

Ricordare o decidere?

La risposta ti dirà di quale strumento hai bisogno in questo momento.