ERP (Enterprise Resource Planning) – Guida per principianti

Gestire un'azienda, indipendentemente dalla sua scala operativa, è un compito pesante. Dalla pianificazione e gestione delle risorse alla gestione di team e clienti, i diversi dipartimenti di ogni azienda richiedono strategie di gestione diverse.

Destreggiarsi tra diverse funzioni aziendali, indipendentemente o manualmente, può essere molto opprimente.

Con così tante cose a portata di mano, mantenere le cose senza intoppi e massimizzare i profitti è, quindi, una sfida. I sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) sono ciò che le aziende utilizzano per mantenere le loro operazioni in esecuzione in modo efficiente.

Le soluzioni ERP automatizzano e integrano tutte le aree chiave della tua attività, inclusa la creazione, la pianificazione e la gestione delle risorse umane, delle relazioni con i clienti, dei clienti, della catena di approvvigionamento e così via.

Ciò porta a flussi di lavoro strutturati e fluidi ea processi decisionali efficaci in modo da poter utilizzare meglio tempo e risorse in aree che richiedono un'attenzione speciale.

Il software ERP non solo automatizza le operazioni aziendali in tutti i reparti, ma facilita anche una migliore gestione delle risorse, sia in termini di materiali che di persone.

Cos'è un ERP?

ERP è l'acronimo di pianificazione delle risorse aziendali. Il software ERP è fondamentalmente una suite di strumenti e funzioni integrati appositamente progettati per aiutarti a gestire tutte le operazioni aziendali automatizzando le attività quotidiane relative a scorte, risorse, contabilità, finanze, ecc. e collegando i processi aziendali principali.

Secondo Bart Perkins, ERP è un "sistema di applicazioni software integrate che standardizza, semplifica e integra i processi aziendali in tutti i reparti finanza, risorse umane, approvvigionamento, distribuzione e altri".

Il sistema ERP ti consente di monitorare la crescita della tua attività fornendoti aggiornamenti in tempo reale e una visione a volo d'uccello di tutte le tue operazioni aziendali.

Tali approfondimenti ti forniscono tutte le informazioni chiave per prendere decisioni aziendali solide e pianificare efficacemente le tue strategie aziendali. Con l'analisi dettagliata fornita dal software ERP, puoi anche tenere traccia di finanze, risorse e produzione.

Come funziona un sistema ERP?

Ormai hai un'idea di base di cosa sia l'ERP. La prossima domanda, che ti viene in mente, deve essere come funziona. Bene, ti porterò dietro lo schermo dove avviene la magia.

Il software ERP funziona in modo da aumentare la produttività e aumentare l'efficienza aziendale. Per fare ciò, opera attraverso una dashboard centralizzata che ospita diversi strumenti e app integrati che lavorano tutti insieme per semplificare le operazioni aziendali di routine e connettere tutti i tuoi reparti in un unico posto per un flusso di lavoro fluido.

Un tipico sistema ERP ha vari moduli appositamente progettati per le diverse esigenze aziendali. Quando i dati vengono inseriti nel sistema da diversi reparti, ogni modulo estrae queste informazioni e le trasferisce in una dashboard centralizzata, dove tutte le informazioni sono visibili sotto forma di report dettagliati e metriche.

Ciò mantiene tutti in azienda sulla stessa pagina e i responsabili delle decisioni possono analizzare queste informazioni per accedere alle esigenze aziendali e valutare le prestazioni in tutti i dipartimenti e lavorare meglio sulle aree con prestazioni inferiori con focus e attenzione chiave.

Un esempio di software ERP al lavoro in un'azienda basata su prodotti è quando le informazioni sull'ordine del cliente vengono inviate automaticamente ai siti di distribuzione più vicini al cliente.

La soluzione ERP lo fa valutando numerosi fattori come i livelli di inventario, i tempi di spedizione e l'ubicazione per scegliere l'opzione più conveniente per te.

In poche parole, un sistema ERP lavora per centralizzare il database delle informazioni di un'azienda, automatizzare le sue attività di routine e semplificare il flusso di lavoro in tutta l'organizzazione. Di conseguenza, aumentando le prestazioni e l'efficacia del lavoro e migliorando la comunicazione all'interno dell'azienda.

I vantaggi dell'ERP

Come è già stato stabilito che un sistema ERP è un bene prezioso per qualsiasi azienda.

Dalla fornitura di un database di informazioni centralizzato dell'intera azienda alle attività quotidiane completamente automatizzate, le soluzioni ERP possono fare miracoli per la tua azienda. Di seguito sono riportati alcuni dei grandi vantaggi che un software ERP può apportare alla tua azienda.

1. Costi ridotti

Un ERP è un investimento degno da fare per la tua azienda. La sua rete efficiente ti fa risparmiare tempo e risorse, invece di inculcare manualmente i dati nel sistema in tutti i reparti, puoi inserirli una volta e saranno disponibili in tutta l'organizzazione.

Inoltre, snellisce le attività ridondanti come le buste paga dei dipendenti, l'allocazione delle fatture e la redazione di report, risparmiando così tempo e lavoro per le attività più importanti.

In aggiunta a ciò, fornisce un sistema per tutte le operazioni aziendali di base, eliminando così la necessità e il costo di sistemi separati e disparati.

2. Tutte le informazioni in un unico posto

ERP ti fornisce un database di informazioni centralizzato per tutte le operazioni della tua azienda. Che tu operi su piccola scala o gestisci un'azienda multinazionale, tutti i tuoi dati sono accessibili in un unico posto.

Ciò si traduce in una migliore collaborazione tra tutti i dipartimenti e in un completamento più organizzato e rapido dei compiti. Inoltre, questa visibilità completa dei dati ti consente anche di operare da qualsiasi parte del mondo e ottenere informazioni istantanee in tempo reale su operazioni specifiche o ottenere un quadro completo dei processi aziendali in corso semplicemente aprendo una suite ERP.

3. Potente analisi dei dati

Le soluzioni ERP utilizzano strumenti di business intelligence per estrarre i dati e raccoglierli nella forma più efficiente. Elabora i dati e genera report analitici approfonditi che mostrano in modo completo le prestazioni complessive dell'azienda e le prestazioni di ogni reparto di un'organizzazione.

I leader possono utilizzare queste informazioni accurate per evidenziare le aree che non soddisfano le aspettative e investire più tempo e risorse per elaborare strategie migliori per aumentare la scala delle prestazioni.

Inoltre, puoi anche personalizzare tali rapporti sullo stato di avanzamento per il bene dei clienti, delle parti interessate o dei tuoi dipendenti in modo da tenerli informati o consegnare facilmente il tuo messaggio a bordo. In questo modo, puoi risparmiarti dallo sforzo di esaminare tonnellate di documenti e fogli di calcolo per generare rapporti di valutazione.

4. Migliore programmazione

Il software ERP semplifica anche le noiose attività di pianificazione per te.

Puoi programmare l'orario di lavoro o i turni dei tuoi dipendenti, riunioni, conferenze, quando verranno consegnati gli inventari, quando verranno emesse le fatture, ecc. su un unico calendario accessibile a tutta l'organizzazione, in modo che tutti possano rimanere aggiornati la pagina e non possono verificarsi conflitti temporali.

5. Migliore collaborazione tra i reparti

Più sono i reparti della tua azienda, più importante è mantenere una comunicazione costante ed efficace tra tutti i reparti. Una comunicazione scadente potrebbe causare errori costosi.

Ad esempio, gli errori di comunicazione tra il fornitore del materiale ei centri di distribuzione possono costare errori di inventario.

ERP garantisce che tutti in un'organizzazione siano sulla stessa lunghezza d'onda organizzando automaticamente file, documenti, e-mail, chiamate, orari di lavoro, ecc.

6. Forte sicurezza dei dati

Quando si opera online, c'è una minaccia costante per l'integrità aziendale a causa di attacchi informatici dannosi. Un ERP ti aiuta anche in questo senso fornendoti strumenti di gestione del rischio in tempo reale.

Questi strumenti eseguono automaticamente audit e monitoraggio delle frodi e proteggono il database aziendale dalle violazioni dei dati.

Inoltre, con un sistema ERP, hai tutti i tuoi dati sotto lo stesso tetto, questo non solo migliora l'efficienza del lavoro ma migliora anche la sicurezza eliminando la necessità di duplicare i dati su piattaforme diverse

Le migliori soluzioni ERP per le piccole imprese

Conosci già i vantaggi che l'utilizzo di una soluzione ERP può portare alla tua azienda. Se hai deciso di trarne vantaggio, ora la prossima cosa che devi chiederti è quali sono le tue opzioni, soprattutto se gestisci un'attività su piccola scala.

Ho elencato alcune delle migliori soluzioni ERP per le piccole imprese, insieme alle loro caratteristiche principali e pro e contro.

1. SAP Business One

SAP Business One offerto da SAP SE è una soluzione all-in-one per le esigenze ERP. Questo software è progettato per far crescere la tua attività.

Perfetto per le piccole imprese, SAP Business One ti consente di aumentare la scalabilità del tuo business semplificando le operazioni di core business. Fornendoti informazioni approfondite su ogni processo aziendale in modo da essere dotato di tutte le conoscenze vitali per prendere decisioni aziendali chiave.

Ti offre una visibilità dei dati chiara e completa e il controllo su ogni aspetto aziendale. Puoi ridurre significativamente i costi di gestione dell'intera azienda utilizzando il set completo di strumenti di gestione finanziaria di SAP Business One. Con questi strumenti, puoi ridurre l'errore e migliorare i margini per prendere decisioni più redditizie.

È possibile accedere facilmente ai dati da diverse fonti per creare report completi sulle prestazioni o personalizzare quelli già esistenti utilizzando report basati sulla BI e strumenti analitici. Puoi anche creare report dettagliati sui processi di vendita utilizzando la sua funzionalità di vendita e gestione dei clienti.

Funzionalità principali

• Ti consente di automatizzare la gestione di tutti i processi contabili chiave, inclusi crediti e conti passivi e voci di diario
• Puoi eseguire campagne di marketing efficaci creando, gestendo e analizzando diverse attività di marketing
• Puoi generare preventivi di vendita utilizzando vari modelli
• Automatizza la generazione di proposte di acquisto
• Puoi gestire efficacemente le scorte e tenere traccia degli ordini di acquisto
• Puoi generare report approfonditi in vari formati utilizzando dati in tempo reale

Vantaggi

• Dashboard user-friendly
• Facile da implementare
• Conveniente

Svantaggi

• Mancanza di funzionalità di trascinamento della selezione

Piano dei prezzi

SAP business one offre molte opzioni di prezzo tra cui scegliere. Tutte le aziende hanno requisiti diversi; quindi, è meglio selezionare le caselle che devi riempire per le tue operazioni. La licenza limitata costa $ 52 per utente/mese. Questa licenza viene fornita con impostazioni parziali e si concentra sull'ottimizzazione della logistica, della finanza o del CRM.

La licenza professionale di SAP è un pacchetto completo di funzionalità che costa $ 108 per utente/mese. Puoi anche prenotare una demo personalizzata gratuita prima di prendere una decisione di acquisto.

2. acumatica

È disponibile un set completo di moduli dalla reportistica e sicurezza centralizzata, all'integrazione della gestione elettronica dei documenti, all'efficiente gestione degli ordini, rendendo Acumatica un ERP leader per le piccole imprese.

Un ERP basato su cloud e software di contabilità sono disponibili anche sulla piattaforma.

Con clienti in tutto il mondo, Acumatica è leader nel cloud ERP. Puoi accedere alla tua attività ovunque e in qualsiasi momento con il modello di licenza all-inclusive di Acumatica ERP, che offre cloud agile e tecnologia mobile. Ottieni informazioni in tempo reale sui dati ovunque tu sia, utilizzando potenti strumenti di personalizzazione.

Per massimizzare il ROI su tutti i tuoi investimenti tecnologici, ERP estende la funzionalità per la gestione di cespiti e ricavi differiti. Il software di contabilità come Acumatica ERP aiuta le aziende a tenere traccia della fatturazione per i servizi professionali, i costi del lavoro e di rivendicare le spese consentite dal contratto.

Funzionalità principali

• Assicurati che tutti gli investimenti tecnologici offrano il massimo ROI gestendo i ricavi differiti e le immobilizzazioni
• Esistono versioni per diversi settori, come commercio, distribuzione e produzione
• Un sistema integrato di gestione delle relazioni con i clienti che fornisce informazioni in tempo reale su approfondimenti, attività e preventivi dei clienti.
• Le regole di fatturazione per attributi di progetti complessi possono essere gestite dalla contabilità di progetto
• Le multinazionali possono beneficiare di applicazioni finanziarie

Vantaggi

• Aggiornamento continuo dell'interfaccia
• Denuncia individuale dei sinistri
• Facile gestione dei clienti

Svantaggi

• Per negare un reclamo, un utente deve digitare un'e-mail manuale

Piano dei prezzi

Acumatica ha introdotto un piano tariffario molto flessibile e moderno per i suoi utenti. L'attività ti consente di prenotare una demo gratuita in cui puoi comprendere le operazioni di base e trasmettere le tue esigenze. Il loro sistema analizza le tue esigenze e suggerisce un piano basato sulle funzionalità piuttosto che sul numero di utenti registrati al servizio.

3. Microsoft Dynamics GP

Le piccole e medie imprese possono trarre vantaggio da Microsoft Dynamics GP, un sistema di contabilità finanziaria. Nel 2001, Microsoft ha acquisito Great Plains Software, che ha sviluppato Microsoft Dynamics GP.

Con Microsoft Dynamics GP puoi gestire finanze, risorse umane, produzione, catena di fornitura e assistenza sul campo, nonché raccogliere informazioni, collaborare e rispettare le normative. Consente una migliore supervisione, visibilità e controllo all'interno di un'organizzazione perché Microsoft Dynamics GP connette tutte le parti mobili.

Sono inoltre disponibili moduli à la carte, nonché migliaia di applicazioni di terze parti di fornitori di software indipendenti (ISV) che possono essere aggiunte al sistema per soddisfare requisiti specifici. Dynamics GP sfrutta i framework .NET e Windows GP. È possibile distribuire il sistema in loco o ospitarlo mensilmente. I vantaggi includono supporto e formazione online da parte dell'azienda e dei suoi partner.

I dati vengono archiviati in Microsoft SQL Server come parte del pacchetto software di contabilità aziendale di fascia media di Dynamics GP. Microsoft Dynamics è un'applicazione aziendale intelligente scritta nel linguaggio di programmazione Destrezza.

Una soluzione di gestione aziendale completa è disponibile immediatamente con Microsoft Dynamics GP. Microsoft Dynamics GP era precedentemente noto come Great Plains.

Funzionalità principali

• È disponibile su cloud ibrido, locale e privato/pubblico
• Offre la gestione della catena di fornitura per quanto riguarda resi, produzione, inventario, ecc
• Gestisce conti, buste paga e finanze insieme alla gestione di beni, contanti e banche
• Le prestazioni possono essere monitorate utilizzando analisi e dati in tempo reale per ottenere informazioni utili
• Gestisce contratti, servizi professionali, contratti, ecc. e anche tutte le opportunità di vendita

Vantaggi

• Database universale che semplifica la gestione dei dipendenti
• Più membri del team rendono l'elaborazione dei pagamenti rapida e semplice
• Moduli di assicurazione sanitaria

Svantaggi

• La gamma di pulsanti su una dashboard rende complicate le attività semplici
• Dati non sincronizzati; difficoltà nella comunicazione dei moduli

Piano dei prezzi

Il piano iniziale di Dynamic costa $ 150 al mese per i primi tre utenti. Per i successivi utenti primari, il costo sale a $ 250 al mese. È disponibile anche un accesso di sola lettura per $ 50 per utente/mese. Per aggiungere al pacchetto iniziale, puoi pagare una tariffa una tantum per tutte le funzionalità di cui hai bisogno.

4. syspro

Syspro è un nome rispettabile nel settore ERP che ha anni di esperienza nel campo. Questa soluzione completa è altamente flessibile e può essere implementata on-premise, nel cloud o tramite un modello ibrido. Il suo focus è sulle piccole e medie imprese impegnate nel settore manifatturiero e della distribuzione.

Con la soluzione aziendale Sysprofully integrata ed end-to-end, puoi gestire tutti gli aspetti dell'azienda inclusi contabilità, catena di fornitura, ordini e inventario, produzione, relazioni con i clienti, produzione, pianificazione e programmazione.

Gli strumenti offerti da Syspro sono altamente sofisticati ma facili da adottare e consentono di integrare nel sistema tecnologie come ML, AI, cloud, IoT e consumer-grade user experience (UX).

La cosa migliore è che ottieni l'applicazione mobile Syspro per accedere alle operazioni e ai dati aziendali ovunque e in qualsiasi momento. Anche se non tutte le funzionalità o i moduli sono disponibili sull'app mobile, ottieni comunque la maggior parte delle funzioni e l'accesso al database.

Funzionalità principali

• Automatizza per te i processi dall'ordine alla consegna
• Con il tracciamento dei lotti e il tracciamento seriale, puoi tracciare l'intero viaggio del prodotto dalla sua origine alla destinazione finale
• Ottieni equilibrio per investimenti e servizi di inventario attraverso il monitoraggio automatico dei KPI e le personalizzazioni dei permessi
• Ottieni informazioni complete sulle scorte in un'impostazione di magazzino singolo o multiplo
• Garantire il test di nuovi prodotti prima della distribuzione ai consumatori o ai clienti

Vantaggi

• Decisioni basate sui dati Data
• Facile da usare
• È disponibile un gran numero di moduli
• Facile estrazione dei dati da excel

Svantaggi

• Nessun modulo HR o buste paga

Piano dei prezzi

Syspro fornisce un piano tariffario completamente dinamico e personalizzato. Il loro sito Web elenca tutte le funzionalità disponibili e il prezzo di abbonamento per utente. Puoi fare la tua scelta!

5. Dolibarr

Dolibarr è un sistema ERP open source per le piccole imprese che fornisce una soluzione all-in-one per facilitare le aziende nella gestione di un'ampia gamma di operazioni quotidiane anche completamente gratuite.

Ospita una gamma di strumenti e funzioni per aiutarti a eseguire i processi in modo fluido ed efficiente e ad eliminare gli ostacoli alle prestazioni. Ti offre un quadro completo delle tue operazioni aziendali in modo da poter tracciare e monitorare ogni aspetto e gestire efficacemente il flusso di lavoro in tutta l'organizzazione.

Il sistema ERP Dolibarr è modulare, il che significa che puoi scegliere il modulo e le funzionalità di cui hai effettivamente bisogno in base al tuo tipo di attività. Con il generatore di moduli senza codice Dolibarr, puoi creare pacchetti di funzionalità e moduli personalizzati anche senza il prerequisito della conoscenza del codice. Inoltre, questo sistema ti consente di scegliere le funzioni da numerose funzionalità come CRM, finanza, produzione, marketing, ecc.

Attraverso il modulo CRM, ottieni supporto per proposte, contratti e gestione dei contatti. Inoltre, è possibile semplificare le funzioni di produzione, acquisto, spedizione e magazzino tramite moduli di prodotto e stock. Altri moduli includono moduli di marketing, finanza e produttività, ciascuno con funzioni e caratteristiche uniche.

Caratteristiche principali

• Puoi iniziare subito a lavorare senza la necessità di reinserire i dati semplicemente grazie alle integrazioni tra moduli
• L'assistente per la creazione di moduli a basso codice consente di personalizzare le funzionalità del modulo molto facilmente
• Con le API REST puoi estrarre qualsiasi dato, inserire eliminare o aggiornare qualsiasi record
• Le funzionalità del modulo TakePOS ti consentono di gestire efficacemente tutti i punti vendita con uno o più terminali POS
• Il margine del modulo calcola i margini dei migliori fornitori e fornisce le statistiche sui margini per prodotto, data e cliente

Vantaggi

• Senza costi
• Funzionalità e moduli ben integrati
• Possibilità di aggiungere componenti aggiuntivi
• Personalizzazione delle funzionalità
• Supportato in ogni dispositivo

Svantaggi

• Gestisce solo una valuta alla volta
• Nessun backup automatico

Piano dei prezzi

Dolibarr è un software open-base. Ciò significa che puoi scaricare gratuitamente il pacchetto iniziale. Tuttavia, queste opzioni sono dotate di un set limitato di funzionalità, le versioni più avanzate includono un'opzione di base e premium. Puoi abbonarti al piano di base per soli $ 12 al mese e ottenere l'accesso a 2000 chiamate API più 4 GB di dati di backup.

Il piano premium costa $ 30 al mese. L'aggiunta di un nuovo utente comporta un costo aggiuntivo di $ 15.

Considerazioni finali

Le aziende moderne si stanno adattando al software tecnico per sbarazzarsi dei problemi di gestione quotidiana. L'ERP ha davvero dimostrato di essere una delle modalità più rivoluzionarie di ottimizzazione delle funzioni aziendali.

Sin dal suo inizio, diversi attori sono entrati nello spazio di mercato e hanno creato un settore diversificato.

Ho già elencato le mie scelte preferite. Non esiste un'unica opzione migliore, però. Sei il miglior giudice dei tuoi problemi di affari. Quindi, scegli di conseguenza e preparati a passare all'ottimizzazione virtuale!