12 migliori strumenti di produttività minimalista per il decluttering digitale

Il decluttering digitale ostacola la produttività. 

Hai difficoltà con i file, perdi email importanti, rispondi in ritardo alle richieste e, in generale, ti senti sopraffatto. Questo, a lungo andare, compromette la tua efficienza lavorativa, demotivandoti.

La buona notizia è che puoi risolvere facilmente questo problema.

Grazie a strumenti di produttività minimalisti, puoi organizzare la tua vita professionale e personale, concentrandoti su ciò che conta di più.

In questa guida ho selezionato 12 strumenti di produttività minimalisti, appositamente progettati per aiutarti a riordinare il tuo spazio di lavoro digitale. 

Che tu abbia difficoltà con e-mail, file o navigazione, queste app possono organizzare il tuo spazio.

Cos'è un'app di produttività minimalista e quali sono gli strumenti più adatti a te?

Un'app di produttività minimalista offre un'interfaccia pulita con strumenti organizzativi essenziali per aiutarti a rendere il tuo spazio di lavoro più gestibile.

Di solito copre aree specifiche che occupano la maggior parte del tuo tempo, come la gestione delle attività, pianificazione quotidiana, organizzazione dei file ed e-mail.

Le principali caratteristiche da ricercare negli strumenti di produttività;

• Gestione dei compiti.
• Calendario.
• Strumenti organizzativi.
• Accessibilità.

Nell'elenco sottostante troverete diverse app con funzionalità di produttività da base ad avanzate. Ho incluso planner, task manager, strumenti per la pulizia delle email e organizzatori di file.

1. Sunsama

Sunsama è uno strumento di pianificazione giornaliera e gestione delle attività intuitivo. Con questa app, puoi riordinare e organizzare la tua vita lavorativa.

Qui puoi iniziare ogni giornata pianificando le tue attività, stabilendo le priorità e programmando blocchi di tempo. Puoi sincronizzarlo con Google Calendar, Outlook e altri strumenti per organizzare automaticamente riunioni e scadenze.

Con la modalità Focus, puoi eliminare gli elementi non essenziali e concentrarti su un'attività alla volta. Sunsama ti aiuta anche a gestire messaggi ed email di Slack, convertendoli rapidamente in attività eseguibili per una revisione successiva.

A fine giornata, potrai rivedere quanto realizzato e rimandare le attività in sospeso al giorno successivo, mantenendo un flusso di lavoro fluido e privo di stress.

Caratteristiche principali

• Pianificazione giornaliera.
• Gestione dei compiti.
• Timeboxing.
• Automazione.
• Invia email alle attività.
• Integrazione del calendario.
• Modalità messa a fuoco.
• Analytics.
• App mobile.

Prezzo

Il piano a pagamento di Sunsama parte da $20 al mese. Puoi usufruire di una prova gratuita di 14 giorni.

2.  Tic Tic

Tic Tic è un task manager semplice ma efficace. Puoi usare questa app minimalista per gestire il tuo lavoro, le faccende personali, le abitudini quotidiane e la vita sociale.

Ad esempio, puoi creare semplici liste di cose da fare con tag e filtri per dare priorità alle attività future e impostare notifiche come promemoria. Avrai a disposizione diverse opzioni di promemoria per le attività da svolgere sia all'interno che all'esterno.

Il calendario è flessibile e offre una visualizzazione giornaliera, settimanale e mensile. Puoi visualizzare la tua agenda a colpo d'occhio e inviare promemoria per non perdere mai una scadenza importante. 

Se stai cercando di sviluppare delle buone abitudini, come bere più acqua, leggere ogni giorno o fare esercizio, puoi farlo con TickTick tracker delle abitudini.

C'è anche un timer Pomodoro integrato per creare un sano Orario di lavoro.

TickTick funziona sia sui computer desktop che sui telefoni cellulari.

Caratteristiche principali

• Lista di cose da fare.
• Pianificazione.
• Gestione dei compiti.
• Widget del calendario.
• Promemoria e scadenze.
• Monitoraggio delle abitudini.
• Note adesive.
• Collaborazione.
• Timer di messa a fuoco (Pomodoro).
• Sincronizzazione multipiattaforma.
• Statistiche.

Prezzo

Puoi usare TickTick gratuitamente. Per le funzionalità premium, il costo è di circa 40 dollari all'anno.

3. Tana

Tana è un eccellente strumento di produttività per il decluttering digitale. Permette di prendere appunti, tenere traccia delle attività e organizzare i file. 

Qui puoi trasformare istantaneamente le registrazioni vocali in elementi concreti e convertire le note in attività, obiettivi e documenti. Avrai a disposizione una pagina bianca ogni giorno per scrivere ciò che vuoi e pianificare la tua giornata.

Tana ti permette di strutturare i tuoi contenuti in pagine web, progetti e altri formati, come ordini del giorno delle riunioni, note di preparazione giornaliere e riflessioni settimanali. Tra le altre funzionalità che otterrai ci sono le bacheche Kanban per la gestione delle attività e i super tag per l'organizzazione dei file.

Tana ha anche funzionalità di intelligenza artificiale. Puoi riassumere automaticamente le note, estrarre informazioni dai tuoi file e ricevere suggerimenti.

Caratteristiche principali

• Memo vocali nelle attività.
• Tabelloni Kanban.
• Sincronizzazione del calendario.
• Funzionalità dell'intelligenza artificiale.
• Super tag.
• Assistente di ricerca.
• Note giornaliere.
• Spazio di lavoro condiviso.
• Cross-platform.
• App mobile.

Prezzo

Tana costa dai 10 ai 18 dollari al mese. Il piano base è gratuito.

4. Todoist

Todoist è un'app pulita, intuitiva e minimalista app per la lista delle cose da fareÈ perfetto per il decluttering digitale, fornendoti gli strumenti per organizzare il tuo lavoro e la tua vita personale.

Il software è dotato di funzionalità di intelligenza artificiale, che semplificano la gestione delle attività quotidiane. È possibile aggiungere rapidamente attività utilizzando il linguaggio naturale, ad esempio "Ricordami di pagare la bolletta il 15 di ogni mese", e il software le convertirà automaticamente in attività con data di scadenza.

Avrai la flessibilità di suddividere progetti di grandi dimensioni in fasi più piccole, impostare attività ricorrenti e dare priorità ai lavori futuri. L'app ti aiuta anche a rimanere organizzato con etichette e filtri.

Se lavori con altri, puoi condividere progetti, assegnare attività e lasciare commenti. Puoi creare un'area di lavoro condivisa per il tuo team e per gli ospiti.

Tutto su Todoist è organizzato, visibile e accessibile.

Caratteristiche principali

• Creazione rapida delle attività.
• Lista di cose da fare.
• Compiti ricorrenti.
• Tag e filtri.
• Calendario.
• Scheda Kanban.
• Promemoria e scadenze.
• Spazio di lavoro condiviso per i team.
• Assistente AI.
• Integrazione.
• App mobile.

Prezzo

L'abbonamento mensile a Todoist costa dai 5 agli 8 dollari. Puoi provarlo gratuitamente.

5. Nozione

Notion offre appunti, attività, pianificatori e gestione dei documenti. 

Riceverai blocchi vuoti per impostare la tua agenda giornaliera con attività e checklist. Troverai circa 50 tipi di contenuti nei tuoi blocchi per organizzare i tuoi pensieri. 

Troverai anche modelli per ogni cosa, dagli appunti delle riunioni ai tracker delle abitudini.

Saranno disponibili pagine Wiki separate per creare una base di conoscenza digitale. È possibile archiviare qualsiasi tipo di informazione sulle pagine e condividerla con altri.

Per la gestione dei progetti, Notion offre bacheche Kanban e calendari. È possibile passare dalla visualizzazione di tabelle e bacheche a quella di calendari con un solo clic.

Notion è principalmente un software per desktop, ma è possibile scaricare anche la sua app per dispositivi mobili.

Caratteristiche principali 

• Gestione documenti.
• Monitoraggio del progetto.
• Calendario.
• Elenchi di cose da fare.
• Gli appunti.
• Supporto multimediale.
• Spazio di lavoro condiviso.
• Sincronizzazione multipiattaforma.
• App mobile.

Prezzo

I prezzi di Notion partono da 12 dollari al mese. Puoi creare un account gratuito.

6. EverNote

Evernote è ampiamente utilizzato per la sua interfaccia minimalista e le sue funzionalità pratiche. È un app per prendere appunti che consente di registrare punti di incontro, allegare articoli web, caricare foto e persino aggiungere promemoria vocali. 

Puoi creare liste di cose da fare con promemoria, scansionare e organizzare documenti online e salvare le email direttamente nelle tue note. Utilizzando l'assistente AI, puoi riordinare e riassumere le tue note.

La caratteristica migliore di Evernote è il suo strumento di ricerca. Può trovare qualsiasi informazione, incluso il testo delle immagini.

Il software offre 20 GB di spazio e supporto multi-dispositivo. Puoi salvare fino a 500 note e accedervi offline.

Caratteristiche principali

• Prendere appunti.
• Elenchi di cose da fare.
• Invia tramite e-mail alle note.
• Caricamento multimediale.
• Tagliatubi.
• Organizzare.
• Gestione dei compiti.
• Scansione di documenti.
• Ricerca potente.
• Collaborazione.
• Funzionalità dell'intelligenza artificiale.
• Sincronizzazione multipiattaforma.

Prezzo

Puoi provare Evernote gratuitamente. Il piano Starter costa 15 dollari al mese.

7. Routine

Routine ha un'interfaccia pulita e con funzionalità minimaliste. L'app ti aiuta a gestire attività, calendari e note in un unico posto, permettendoti di organizzare le attività quotidiane con facilità e migliorare la concentrazione.

Puoi creare attività con il linguaggio naturale e trascinarle sul tuo calendario per una migliore visibilità. 

Le note integrate ti permettono di annotare punti di incontro o idee senza dover cambiare app, mentre la modalità Focus ti aiuta a concentrarti su un'attività alla volta. Con una casella di posta universale, puoi convertire email e messaggi in attività e riunirli in un unico posto.

Routine funziona bene sia su computer desktop che su smartphone, rendendolo estremamente pratico per la registrazione delle attività quotidiane. Avrai anche un widget menu e promemoria per un rapido riepilogo delle attività quotidiane.

 Caratteristiche principali

• Gestione dei compiti.
• Posta in arrivo universale
• Calendario.
• Prendere appunti.
• Cattura veloce
• Blocco e monitoraggio del tempo.
• Modalità messa a fuoco.
• Collaborazione.
• Supporto multipiattaforma.
• Design minimalista.
• App mobili

Prezzo

Routine costa 12 dollari al mese per l'abbonamento premium. Il piano base è gratuito.

8.  otarda

Se cerchi un'app per ordinare un gruppo di file casuali, DropIt è la soluzione migliore. È un organizzatore di file che ti aiuta a creare un database di file completo.

L'app ha un'interfaccia minimalista e ottimi strumenti di organizzazione. Puoi categorizzare i file per nome, data e dimensione e utilizzare i filtri per recuperare rapidamente le informazioni rilevanti. 

Qui si possono eseguire circa 21 azioni. È sufficiente impostare le regole una sola volta, ad esempio "sposta tutte le foto nella cartella Immagini", e l'app farà il resto. 

Grazie al semplice design di caricamento e trascinamento della selezione, puoi spostare, copiare, dividere e unire facilmente file diversi.

Un altro grande vantaggio di DropIt è la sua azione mirata. È possibile ignorare file specifici durante il trasferimento e inviarli a destinazioni diverse in base al tipo o al contenuto. 

Caratteristiche principali

• Ordinamento intelligente.
• Elaborazione con un clic.
• Gestione dei file.
• Azione in blocco.
• Filtri avanzati.
• Automazione.
• Multilingue.

Prezzo

Droplt è gratuito.

9. TagSpaces

TagSpaces offre un nuovo approccio all'organizzazione dei file. 

Invece di utilizzare strutture di cartelle rigide, ti consente di contrassegnare i tuoi file con più etichette, come #lavoro, #importante, #progettoX, in modo da poter organizzare i file nel modo desiderato.

Ad esempio, la presentazione di lavoro può essere contrassegnata sia come #marketing che come #clienteA, facilitandone la categorizzazione. È anche possibile contrassegnare i file sulla mappa per visualizzare informazioni relative a posizioni specifiche.

È possibile visualizzare in anteprima documenti, immagini e note senza aprire altre app e utilizzare la ricerca avanzata per recuperare qualsiasi file. TagSpaces offre inoltre funzionalità di gestione delle attività, come liste di cose da fare, bacheche Kanban e acquisizione di articoli web.

Ciò che rende TagSpaces una buona opzione è il suo accesso offline. È un'app desktop che non richiede una connessione internet per funzionare.

Caratteristiche principali

• Tagging e annotazioni intelligenti.
• Gestione dei file.
• Anteprima del file.
• Ricerca Avanzata.
• Prendere appunti.
• Mappe mentali, bacheche kanban.
• Personalizzabile.
• Accesso non in linea.
• Funzionalità dell'intelligenza artificiale.
• Supporto multipiattaforma.

Prezzo

TagSpaces è gratuito. Per le funzionalità premium, il costo è di 44 dollari all'anno.

10 Ellie

Ellie è un'agenda giornaliera esteticamente accattivante. È un'app di produttività solida ma minimalista, che offre ottime funzionalità di gestione delle attività e di gestione delle liste di cose da fare.

L'agenda è progettata per organizzare e centralizzare le attività quotidiane. Puoi vedere tutto a colpo d'occhio e inserire le attività non pianificate in una cartella separata.

È disponibile anche la funzione di blocco orario. Puoi trascinare le attività sul calendario e riservare spazio per commissioni specifiche. Avrai la possibilità di connettere il tuo calendario Google o Apple con Ellie per sincronizzare gli eventi. 

Oltre alle liste di cose da fare e alla gestione delle attività, Ellie offre altre utili funzionalità, come le etichette per organizzare le attività, la possibilità di impostare attività ricorrenti e un widget nella schermata di blocco.

PS: Ellie è un'app Apple.

Caratteristiche principali

• Pianificatore giornaliero.
• Lista di cose da fare.
• Discarica del cervello cartella.
• Etichette per l'organizzazione.
• Blocco del tempo.
• Attività/sottoattività ricorrenti.
• Integrazione del calendario.
• Cross-platform.

Prezzo

Il piano base di Ellie è gratuito, mentre il piano Pro costa 10 dollari al mese. Puoi anche effettuare un acquisto una tantum per 300 dollari.

11 Email pulita

Email pulita Fa esattamente quello che promette. Riordina e pulisce la posta in arrivo.

L'app funziona con tutti i principali provider di posta elettronica, inclusi Gmail, Outlook e iCloud.

Puoi ordinare, pulire e gestire la posta in arrivo con il minimo sforzo e impostare regole per organizzare automaticamente le email in arrivo.

Grazie a funzionalità come le azioni in blocco con un clic, puoi archiviare o eliminare centinaia di email simili contemporaneamente. Avrai anche a disposizione un assistente per la disiscrizione che ti aiuterà a identificare e annullare rapidamente le iscrizioni indesiderate.

Un'altra cosa. Puoi mettere temporaneamente in pausa i messaggi a bassa priorità e archiviarli in una cartella separata. Inoltre, puoi bloccare mittenti specifici e impostare filtri per rimuovere le email generate automaticamente.

Tutte le azioni vengono registrate, consentendoti di rivederle in seguito.

Caratteristiche principali

• Pulizia automatica intelligente.
• Gestione della posta elettronica.
• Azioni in blocco con un clic.
• Sonnecchiare.
• Blocco.
• Messaggi appuntati.
• Registro storico.
• Promemoria.
• Integrazione.
• App mobili

Prezzo

I prezzi di Clean Email variano da $ 10 a $ 30. Puoi provarlo gratuitamente.

12 GetToby

Toby è un software per la gestione delle schede del browser. Permette di organizzare e gestire facilmente le schede aggiunte ai preferiti.

Alcune delle cose che puoi fare con Toby includono la categorizzazione delle schede, la gestione dei link e il salvataggio delle sessioni non completate per una visualizzazione successiva. Con un clic, puoi salvare tutte le schede aperte come sessione e organizzarle ordinatamente in raccolte.

Riceverai filtri di ricerca per trovare rapidamente le schede desiderate e un assistente intelligente per ordinare le schede pertinenti. Il sistema integra anche un'opzione per prendere appunti e promemoria ad hoc. 

Caratteristiche principali

• Gestione delle schede.
• Salvataggio della sessione.
• Collezione intelligente.
• Filtro di ricerca.
• Toby si collega.
• Accesso veloce.
• Prendere appunti.
• Modalità chiara e scura.

Prezzo

Puoi scaricare Toby da Chrome. L'abbonamento premium costa 6 dollari al mese.

Conclusione

Uno spazio di lavoro digitale disordinato ti rallenta, ma gli strumenti giusti possono semplificarti la vita.

Grazie al software di produttività minimalista, puoi riordinare il tuo spazio di lavoro e gestire la tua vita digitale con facilità.

Esplora le app elencate e scegli quella più adatta alle tue esigenze e al tuo budget. Buona fortuna!