I 12 migliori software e piattaforme per la gestione delle spese

Il software di gestione delle spese rende le cose molto più semplici sia per i proprietari di piccole imprese che per il loro personale.

Semplifica il processo di rimborso per i dipendenti e ti aiuta a tenere traccia delle spese aziendali quotidiane.

In questo articolo ho esaminato alcuni dei migliori prodotti software per la gestione delle spese disponibili sul mercato. Sono tutte opzioni eccellenti per le piccole imprese e consentono integrazioni per sincronizzare i dati con il tuo sistema contabile.

Cos'è un sistema di gestione delle spese e quali sono le migliori app per le piccole imprese

Il sistema di gestione delle spese è un software SaaS che automatizza l'immissione dei dati e accelera il processo di richiesta di rimborso spese.

Tramite questa app, i proprietari di piccole imprese possono impostare indennità giornaliere/mensili per spese ad hoc e monitorare la spesa dei dipendenti.

Funzionalità principali da cercare in un software di gestione delle spese;

• Scansione della ricevuta.
• Riconciliazione automatica.
• Carte aziendali o integrazione carte di credito.
• Segnalazione.

Alcune app offrono l'automazione AP con gestione delle spese per aiutare le aziende a centralizzare la spesa dei dipendenti e i pagamenti dei fornitori.

È un sistema ideale per gli imprenditori che in genere gestiscono volumi ridotti e non vogliono investire in software separato per gli acquisti.

Esploriamo i 12 migliori prodotti software di gestione delle spese per le piccole imprese.

1. Spese ZOHO

ZOHO Expense è facile da usare e ricco di funzionalità.

Puoi eseguire la scansione automatica delle ricevute, importare transazioni con carta, calcolare le spese relative al chilometraggio e impostare le indennità giornaliere. Puoi anche raccogliere alcune ricevute via e-mail, come i biglietti, e inserirle automaticamente nel sistema.

Se i tuoi dipendenti utilizzano carte di credito aziendali, puoi collegarli a ZOHO per riconciliare le transazioni.

Per la gestione del budget, puoi creare politiche di spesa aziendale e automatizzare il controllo per rilevare transazioni non autorizzate. Puoi anche creare un sistema di approvazione multilivello per supervisionare le note spese.

ZOHO può essere integrato con le più diffuse piattaforme contabili ed ERP.

Caratteristica principale

• Scansione automatica.
• Caricamento ricevute offline e online.
• Riconciliazione spese carta di credito.
• Automazione delle indennità.
• Rimborso.
• Attuazione delle politiche.
• Gestione del budget.
• Flussi di lavoro di approvazione e collaborazione.
• Multivaluta.
• Controllo e conformità.
• Segnalazione.
• Integrazione di terze parti.
• App mobile.

Prezzo

ZOHO vende quattro pacchetti di abbonamento, addebitando $ 3 e $ 9 per utente. Il suo piano iniziale è gratuito.

Puoi anche fare una prova gratuita per esplorare le funzionalità premium.

2. Conto

Bill è una piattaforma di automazione che vende una varietà di strumenti per operazioni finanziarie. Uno dei suoi prodotti include una piattaforma di gestione delle spese che ti consente di monitorare le tue spese e le spese dal tuo smartphone.

Il software è facile da usare e include funzionalità sia di carte fisiche che virtuali. È possibile ottenere una linea di credito per le spese aziendali e acquistare carte separate per fornitori e dipendenti.

Riceverai anche un modulo di rimborso per pagare i dipendenti e controlli di budget per gestire i tuoi fondi.

Tramite il monitoraggio e l'automazione di Bill, puoi semplificare i tuoi flussi di lavoro e tenere d'occhio ogni transazione.

Nel complesso, Bill è adatto ad aziende di piccole e medie dimensioni.

Caratteristiche principali

• Carte aziendali.
• Corrispondenza della ricevuta.
• Software per la gestione delle spese e delle spese.
• Automazione del flusso di lavoro.
• Controlli sul bilancio.
• Rimborso.
• Monitoraggio.
• App mobile.
• Integrazioni di terze parti.

Prezzo

Puoi utilizzare l'app di gestione delle spese di Bill gratuitamente.

3. Rampa

Ramp fornisce carte aziendali e strumenti di gestione delle spese. Con questa app puoi emettere carte globali al personale remoto e monitorare automaticamente le spese aziendali.

Il software è dotato di controlli di budget integrati e flussi di lavoro personalizzati per semplificare i processi. Puoi impostare automaticamente un limite alla spesa per dipendente e impostare le approvazioni per gestire il tuo conto spese.

Per eliminare l'immissione di dati, puoi scansionare le ricevute sul tuo cellulare e riconciliare automaticamente le transazioni.

La gestione dei fornitori è disponibile anche su Ramp. Puoi registrare fatture, tenere traccia dei pagamenti in sospeso e gestire i contratti. Attraverso integrazioni di terze parti, puoi sincronizzare i tuoi dati e mantenere aggiornati i tuoi libri.

Caratteristiche principali

• Carte aziendali virtuali.
• Raccolta di ricevute automatiche.
• Applicazione delle politiche.
• Monitoraggio del chilometraggio.
• Flussi di lavoro di approvazione.
• Registrazione contanti e conti fornitori.
• Gestione dei fornitori.
• Multivaluta.
• Controlli integrati.
• Segnalazione.
• Integrazione di terze parti.
• App mobile.

Prezzo

La rampa addebita $ 12 per utente. Puoi iscriverti gratuitamente e provare le sue funzionalità premium prima di acquistare l'abbonamento.

4. Brex

Brex offre anche carte aziendali con software di gestione delle spese. Puoi acquistare carte globali per viaggi, indennità per i dipendenti, forniture per ufficio e pagamenti ai fornitori.

Con i controlli automatici Brex puoi limitare le spese aziendali e tenere un registro di tutte le transazioni. Puoi assegnare budget a ciascun dipartimento e monitorare le loro spese in tempo reale.

Puoi anche gestire transazioni multivaluta per monitorare le spese aziendali locali ed estere. Per semplificare il monitoraggio, puoi collegare il tuo account Slack a Brex e ricevere avvisi sui messaggi.

Una delle migliori caratteristiche di Brex è il suo assistente AI. Risponde alle domande, approva i report, fornisce i budget e avvisa le anomalie. Gli imprenditori possono risparmiare molto tempo con questo strumento.

Caratteristiche principali

• Carte aziendali globali.
• Gestione delle spese.
• Applicazione delle politiche.
• Spese di viaggio.
• Pagamenti automatici.
• Multivaluta.
• Rimborsi.
• Flussi di lavoro di approvazione.
• Monitoraggio dal vivo.
• Segnalazione.
• Assistente AI.
• Integrazione di terze parti.
• App mobile.

Prezzo

Il prezzo Brex per utente è di $ 12. Puoi provarlo gratuitamente.

5. pleo

Pleo copre le note spese, debiti di contoe rimborsi.

È un'app intuitiva tramite la quale puoi creare il tuo budget mensile, elaborare le fatture dei fornitori e tenere traccia delle spese delle piccole imprese come viaggi o intrattenimento.

Puoi emettere carte virtuali o fisiche al tuo personale e impostare un limite di spesa per gestire il tuo budget. Con l'approvazione in più passaggi e il reporting in tempo reale, puoi facilmente tenere d'occhio le spese e ottimizzare la spesa mensile.

Per semplificare i tuoi flussi di lavoro, puoi integrare Pleo con il tuo software di contabilità. Pleo supporta tutte le più diffuse app di contabilità, tra cui Netsuite, Xero e Sage.

Caratteristiche principali

• Carte aziendali.
• Acquisizione ricevuta.
• Pagamento del venditore.
• Inserimento automatico dei dati.
• Monitoraggio delle spese.
• Sistema di approvazione.
• Rimborso.
• Reportistica in tempo reale.
• Integrazione di terze parti.
• Multivaluta.
• App mobile.

Prezzo

Il piano base di Pleo è gratuito e i pacchetti premium vanno da £ 45 a £ 89.

6. Spese su richiesta

Expense On Demand è un'app di reporting che ti aiuta a ottenere maggiore visibilità sulle spese dei tuoi dipendenti e a gestire le spese aziendali in modo efficace.

Puoi utilizzarlo per diverse categorie come chilometraggio, spese fuori sede come pasti e altri acquisti quotidiani. Puoi porre un limite alle spese aziendali e impostare il processo di approvazione con il pilota automatico. EOD rileva automaticamente le voci duplicate, consentendoti di controllare facilmente il tuo budget.

C'è anche un'opzione per la gestione avanzata. Puoi emettere anticipi di cassa ai tuoi dipendenti e monitorarli in tempo reale. Expense On Demand supporta 96 paesi e consente pagamenti in più valute.

Caratteristiche principali

• Integrazione della carta di credito.
• Acquisizione automatica della ricevuta.
• Monitoraggio del chilometraggio.
• Automazione AP e gestione fiscale.
• Dashboard di analisi.
• Pista di controllo.
• Sistema di approvazione.
• Limite di spesa.
• Multivaluta.
• App mobile.

Prezzo

I prezzi di Spesa su richiesta partono da £ 4.34. Puoi effettuare una prova gratuita di 30 giorni per testare il software.

7. Punto di spesa

ExpensePoint automatizza i flussi di lavoro delle note spese. Tramite questa app, il tuo personale può scansionare le ricevute e generare report per l'approvazione.

Alcune delle cose che puoi monitorare tramite ExpensePoint includono transazioni con carta di credito, chilometraggio e intrattenimento. Il software fornisce 30 tipi di report e circa 60 filtri per aiutarti a classificare e gestire le spese aziendali.

Con il policy manager puoi automatizzare i tuoi flussi di lavoro e rilevare le irregolarità.

Puoi utilizzare ExpensePoint su desktop e telefoni cellulari e utilizzarlo online e offline. Puoi anche esportare i dati e integrare ExpensePoint con il tuo sistema contabile per semplificare i tuoi flussi di lavoro.

Caratteristiche principali

• Acquisizione dei dati delle ricevute.
• Rimborso.
• Note spese.
• Cruscotto di analisi.
• Responsabile delle politiche.
• Sistema di approvazione.
• Multivaluta.
• Esportazione dati.
• App desktop e mobile.
• Accesso non in linea.
• Integrazione di terze parti.

Prezzo

ExpensePoint condivide i prezzi su richiesta.

8. Expensify

Expensify è una scelta popolare per la gestione delle spese. Oltre 12 milioni di imprenditori lo utilizzano per controllare la spesa aziendale.

Qui puoi creare fatture, approvare i pagamenti dei fornitori, caricare fatture di viaggio ed emettere carte aziendali. I tuoi dipendenti possono scansionare le ricevute dai loro telefoni cellulari per automatizzare l'immissione dei dati e inviare note spese per i rimborsi.

Con oltre 40 integrazioni e rimborsi globali, puoi centralizzare i registri delle spese ed elaborare le richieste con facilità.

Se lo desideri, puoi gestire le tue spese personali anche da Expensify.

Gli appaltatori indipendenti possono anche utilizzarlo per generare note spese e inviarle ai propri datori di lavoro.

Caratteristiche principali

• Acquisizione ricevuta.
• Generazione fattura.
• Pagamenti di fatture.
• Rapporti.
• Spese di viaggio.
• Monitoraggio del chilometraggio.
• Carte aziendali.
• Spesa personale.
• Rimborsi globali.
• Sistema di approvazione.
• Integrazione di terze parti.
• App mobile.

Prezzo

Il piano base di Expensify è gratuito. Le sue funzionalità aggiuntive sono a pagamento.

I prezzi partono da $5.

9. Spendesk

Spendesk offre un'ampia gamma di strumenti di gestione delle spese.

Puoi impostare politiche per controllare le tue finanze, valutare i budget a livello di dipartimento prima di approvare le fatture in sospeso ed effettuare transazioni dal portafoglio da tavolo di Spendesk.

Tramite la gestione delle fatture puoi tenere traccia cartacea dei tuoi acquisti, approvazioni e pagamenti.

Per le piccole spese puoi emettere carte virtuali monouso o ricorrenti al tuo personale. Vengono assegnati ai singoli membri del team, consentendoti di vedere la spesa media di ciascun dipendente. Puoi anche emettere carte di debito con limiti predefiniti per gestire il budget.

Con gli strumenti di controllo di Spendesk, puoi creare un sistema di approvazione per ciascun dipartimento e consentire ai responsabili del team di gestire i propri budget.

Caratteristiche principali

• Bilancio.
• Limite di spesa.
• Pagamenti di fatture.
• Rimborso spese.
• Sistema di approvazione.
• Carte virtuali e fisiche.
• Riconciliazione automatica.
• Rapporti.
• Gestione degli abbonamenti.
• Integrazione di terze parti.
• App mobile.

Prezzo

Spendesk condivide i prezzi su richiesta. Puoi iscriverti gratuitamente.

10 File

Fyle ti consente di monitorare le transazioni con carta di credito e rimborsare i dipendenti. Tramite la sua app mobile, puoi scansionare le ricevute e abbinarle agli importi del debito.

Puoi impostare le condizioni per approvare automaticamente le note spese dei tuoi dipendenti. Per ridurre ulteriormente la supervisione manuale, puoi impostare budget e applicare policy, in modo che i tuoi dipendenti non superino i propri limiti.

Con le integrazioni di terze parti, puoi inviare dati al tuo principale software di contabilità e aggiornare i tuoi record.

La cosa sorprendente di Fyle è che i tuoi dipendenti non devono utilizzare l'app mobile di Fyle per inviare le ricevute. Ricevono avvisi su Slack quando effettuano un acquisto e possono allegare l'immagine della ricevuta in risposta per generare il report.

Caratteristiche principali

• Scansione della ricevuta.
• Note spese.
• Monitoraggio delle transazioni con carta di credito.
• Riconciliazione automatica.
• Sistema di approvazione.
• Intercettazione di una frode.
• Rimborsi.
• Bilancio.
• Analytics.
• Integrazione di terze parti.
• App mobile.

Prezzo

Il piano standard di Fyle costa $ 9 e il piano Business costa $ 15.

Puoi richiedere una demo prima di acquistare qualsiasi pacchetto.

11 Certificato di spesa

Emburse Certify è l'ideale per gli imprenditori che viaggiano spesso per motivi di lavoro. I suoi prodotti principali sono la prenotazione dei viaggi e la gestione delle spese, che consente di gestire l'organizzazione dei viaggi e le spese aziendali da un'unica piattaforma.

Il software delle spese copre la scansione automatica, la rendicontazione delle spese, il monitoraggio del chilometraggio e i rimborsi.

Puoi integrare carte di credito sia personali che aziendali e implementare policy per rilevare accessi non autorizzati. Puoi anche creare dipartimenti e categorie per facilitare il monitoraggio.

Con l'app di viaggio puoi ottenere servizi di viaggio nazionali e internazionali, impostare approvazioni di viaggio e prenotare camere d'albergo.

Caratteristiche principali

• Scansione della ricevuta.
• Nota spese.
• Applicazione delle politiche.
• Sistema di approvazione.
• Carte aziendali.
• Prenotazione del viaggio.
• Analytics.
• Copertura globale.
• Integrazioni.
• App mobile.

Prezzo

I prezzi del certificato Emburse partono da $ 12. Puoi prenderne uno gratuito per testare le funzionalità.

12 Navan

Navan è anche un buon software per le spese di viaggio. Puoi usarlo per organizzare viaggi, emettere carte aziendali e riconciliare transazioni.

L'app dispone di controlli integrati per impostare limiti di spesa e integrazioni di terze parti per sincronizzare i record. Tramite la dashboard puoi monitorare le spese aziendali e vedere quanto spendono i singoli membri per i viaggi di lavoro.

Nel caso in cui tu o il membro del tuo team paghi di tasca propria, possono ottenere rimborsi. Puoi anche collegare la tua carta di credito a Navan per estrarre automaticamente le transazioni.

Navan supporta 45 paesi e più valute.

Caratteristiche principali

• Prenotazione ufficiale del viaggio.
• Carte aziendali.
• Servizi di viaggio.
• Rendicontazione automatica delle spese.
• Controlli sulla spesa.
• Rimborso.
• Monitoraggio in tempo reale.
• Integrazione della carta di credito personale.
• Copertura globale.
• App mobile.

Prezzo

Navan condivide i prezzi su richiesta. Prenota una demo per saperne di più.

Conclusione

La maggior parte delle applicazioni di gestione delle spese fornisce strumenti di reporting e monitoraggio di base. Se la tua priorità è l'automazione e il reporting, puoi sceglierne uno qualsiasi per la tua attività.

Ma alcuni dei prodotti software sopra elencati offrono anche funzionalità aggiuntive che potresti trovare interessanti. Ad esempio, Navan si concentra sulle spese di viaggio e Ramp consente la gestione dei fornitori.

Esplora le loro funzionalità principali e seleziona le app che soddisfano le tue esigenze. Buona fortuna!