एक अकेले व्यक्ति के लिए नोटियन कंटेंट ऑप्स बोर्ड कैसे बनाएं

जैसे-जैसे कंटेंट क्रिएटर आगे बढ़ते हैं, उनमें से अधिकांश को अपने कंटेंट पर नज़र रखने में कठिनाई होती है।

जैसे-जैसे आप अधिक सामग्री प्रकाशित करते हैं, आपके नोट्स, ड्राफ्ट और शोध कई उपकरणों में बिखर जाते हैं, जिससे चीजों पर नज़र रखना मुश्किल हो जाता है।

समय बीतने के साथ-साथ, ड्राफ्ट का ढेर लग जाता है और डेडलाइन को मैनेज करना बहुत मुश्किल हो जाता है।

नोटियन का कंटेंट ऑप्स बोर्ड अव्यवस्था को एक सुव्यवस्थित कार्यप्रवाह में बदलकर इस समस्या का समाधान करता है। यह आपको एक केंद्रीकृत कार्यक्षेत्र प्रदान करता है जहाँ आप अपने कंटेंट पाइपलाइन को एक ही स्थान से प्रबंधित कर सकते हैं।

इस गाइड में, मैं समझाऊंगा कि कंटेंट ऑप्स बोर्ड क्या होता है और इसे नोटियन में कैसे बनाया जाता है। मेरा लक्ष्य एक ऐसा सिस्टम बनाने में आपकी मदद करना है जिसे एक व्यक्ति की कंटेंट टीम आसानी से मैनेज कर सके।

कंटेंट ऑप्स बोर्ड क्या है?

कंटेंट ऑप्स बोर्ड कंटेंट प्रोडक्शन की योजना बनाने, प्रबंधित करने और ट्रैक करने के लिए एक डिजिटल कार्यक्षेत्र है।

यह एक परिचालन केंद्र के रूप में कार्य करता है, जो आपको विचार से लेकर प्रकाशन तक, आपकी सामग्री जीवनचक्र के प्रत्येक चरण को व्यवस्थित करने में मदद करता है।

इसे एक प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल की तरह समझें, लेकिन यह विशेष रूप से कंटेंट टीमों के लिए बनाया गया है। 

आप यह ट्रैक कर सकते हैं कि कौन सी परियोजना पाइपलाइन में है, किसमें संपादन की आवश्यकता है और कौन सी प्रकाशन के लिए तैयार है।

अधिकांश कंटेंट ऑप्स बोर्ड एक परिचित पैटर्न का पालन करते हैं। हालांकि उनके डिजाइन में भिन्नता हो सकती है, लेकिन उनमें लगभग सभी में चार मुख्य तत्व होते हैं।

पाइपलाइन चरण

पाइपलाइन चरण बोर्ड की मूल नींव हैं। ये ऐसे कॉलम हैं जो उत्पादन प्रक्रिया के प्रत्येक चरण को प्रदर्शित करते हैं, जैसे कि विचार निर्माण, ड्राफ्ट और प्रकाशन।

सामग्री कार्ड

कंटेंट कार्ड आपके कंटेंट पाइपलाइन के अलग-अलग हिस्सों को दर्शाते हैं, जैसे ब्लॉग और सेल्स कॉपी। प्रत्येक कार्ड में प्रगति को ट्रैक करना आसान बनाने के लिए विवरण और संदर्भ शामिल होते हैं।

निर्धारण

शेड्यूलिंग आपको अपने कंटेंट प्रोडक्शन की योजना बनाने और उस पर नज़र रखने में मदद करती है। डेडलाइन और प्रायोरिटी टैग जैसी सुविधाओं के साथ, आप आसानी से सब कुछ ट्रैक पर रख सकते हैं।

एकाधिक दृश्य

कई व्यू आपको अपने कार्यों को अलग-अलग दृष्टिकोण से देखने की सुविधा देते हैं। आप बोर्ड, टाइमलाइन और कैलेंडर व्यू के बीच स्विच करके अपने कंटेंट ऑपरेशंस को बेहतर ढंग से समझ सकते हैं।

इसमें अन्य घटक भी शामिल हैं, लेकिन वे काफी हद तक आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले टूल पर निर्भर करते हैं। एक व्यक्ति की टीम के लिए, ये चार तत्व आमतौर पर दिन-प्रतिदिन के कंटेंट संचालन को कवर करते हैं।

आपको कंटेंट ऑप्स बोर्ड की आवश्यकता क्यों है?

कंटेंट क्रिएशन सिर्फ लिखने से कहीं अधिक है। 

प्रकाशन से पहले आपको विचारों को व्यवस्थित करना, अपना कैलेंडर प्लान करना, समयसीमाओं का ध्यान रखना और ड्राफ्ट की समीक्षा करना आवश्यक है।

केंद्रीकृत प्रणाली के बिना, चीजें बहुत जल्दी अव्यवस्थित हो सकती हैं। 

आप लेखों का हिसाब रखना भूल जाते हैं, ड्राफ्ट को संपादित करना भूल जाते हैं, और आपको याद नहीं रहता कि आपने फीडर लेख पर काम किया था या नहीं।

देखते ही देखते, समय सीमा चूकने के कारण आपकी प्रेरणा कम होने लगती है।

कई नवोदित कंटेंट निर्माता शुरुआत में अपने कंटेंट उत्पादन को ट्रैक करने के लिए स्प्रेडशीट पर निर्भर रहते हैं।

लेकिन जैसे-जैसे आपका व्यवसाय बढ़ता है, उन कार्यप्रवाहों को बनाए रखना कठिन हो जाता है, और आप अपने दिन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा कार्यों को करने के बजाय उन्हें खोजने में व्यतीत करते हैं।

कंटेंट ऑप्स बोर्ड सब कुछ एक ही जगह पर रखता है। इससे आपका काफी समय बचता है और निर्णय लेने में होने वाली थकान कम होती है ।

आप स्वयं इस सिद्धांत का परीक्षण कर सकते हैं। नोटियन में एक कंटेंट ऑप्स बोर्ड बनाएं और कुछ हफ्तों तक अपने प्रदर्शन की निगरानी करें।

मेरा विश्वास करें, आपको अपने काम करने के तरीके और उत्पादकता में स्पष्ट अंतर दिखाई देगा।

नीचे, मैंने Notion में कंटेंट ऑप्स बोर्ड को सेट अप करने के लिए चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका साझा की है। 

लेकिन इससे पहले कि हम उस पर बात करें, आइए कंटेंट ऑप्स बोर्ड की सीमाओं के बारे में बात करते हैं ताकि आपको पता चले कि क्या करना है और क्या नहीं करना है।

अधिकांश एकल कंटेंट ऑप्स बोर्ड क्यों असफल होते हैं?

अधिकांश एकल कंटेंट ऑप्स बोर्डों के विफल होने का एक प्रमुख कारण जटिलता है। 

जब आप अपने बोर्ड में बहुत सारे चरण जोड़ देते हैं और हर चीज की जरूरत से ज्यादा योजना बना लेते हैं, तो आपका ऑपरेशंस बोर्ड खुद कंटेंट से भी ज्यादा मैनेज करना मुश्किल हो जाता है।

कई रचनाकार प्रक्रिया के बजाय उपकरणों पर अधिक ध्यान केंद्रित करते हैं। परिणामस्वरूप, वे अनजाने में सामग्री निर्माण के बजाय सामग्री संगठन के लिए अपने बोर्ड को अनुकूलित कर लेते हैं।

याद रखें! हालांकि संगठन कंटेंट ऑप्स बोर्ड का मुख्य हिस्सा है, लेकिन यह इसका प्राथमिक उद्देश्य नहीं है।

ऑप्स बोर्ड का मुख्य उद्देश्य आपकी सामग्री को प्रबंधित करना आसान बनाना है। 

इसका मतलब यह है कि सामग्री को व्यवस्थित करना, ट्रैक करना और प्राथमिकता देना इतना सरल होना चाहिए कि आपके काम का बोझ और न बढ़े।

नोटियन में एक सरल कंटेंट ऑप्स बोर्ड कैसे बनाएं

एक व्यक्ति की टीम के लिए, मैं एक बुनियादी कानबन बोर्ड की सलाह देता हूं।

इसका रखरखाव आसान है और यह आपके संचालन में पर्याप्त पारदर्शिता प्रदान करता है।

इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि यह आपको सामग्री बनाने में अधिक समय और प्रशासनिक कार्यों में कम समय बिताने की अनुमति देता है।

आप कानबन बोर्ड बनाने के लिए कई प्रोडक्टिविटी टूल्स का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन Notion शुरुआत करने के लिए सबसे अच्छे प्लेटफॉर्म में से एक है। 

यह मुफ्त है और कंटेंट वर्कफ़्लो को प्रबंधित करने के लिए सब कुछ प्रदान करता है।

यहां Notion में कंटेंट ऑप्स बोर्ड बनाने का चरण-दर-चरण गाइड दिया गया है।

• नोटियन में एक निःशुल्क खाता बनाएँ

आधिकारिक वेबसाइट पर जाएं और अपना निःशुल्क खाता बनाने के लिए ऊपरी दाएं कोने में स्थित साइन-अप बटन का उपयोग करें। (मैंने साइन-अप प्रक्रिया को तेज़ करने के लिए अपने Google खाते का उपयोग किया। यह बहुत तेज़ है।)

एक बार जब आप अपने निजी कार्यक्षेत्र में प्रवेश कर लेते हैं, तो आप पेज बना सकते हैं, एक डायरी शुरू कर सकते हैं, अपना कैलेंडर जोड़ सकते हैं, और भी बहुत कुछ कर सकते हैं। 

• नया पृष्ठ जोड़ें

बाईं ओर के साइडबार में नए पेज पर क्लिक करें और इसे "कंटेंट ऑप्स बोर्ड" नाम दें। यह आपका खाली कार्यक्षेत्र या दस्तावेज़ है। आप इसका उपयोग डेटाबेस, कंटेंट राइटिंग या किसी भी अन्य कार्य के लिए कर सकते हैं।

• एक बोर्ड बनाएं

पेज के अंदर, /board टाइप करें। आप मूल रूप से Notion को Kanban बोर्ड बनाने का निर्देश दे रहे हैं। 

कमांड टाइप करने पर एक ड्रॉप-डाउन मेनू दिखाई देगा, जिसमें कई विकल्प होंगे। कानबन बोर्ड बनाने के लिए बोर्ड व्यू चुनें।

• अपना वर्कफ़्लो सेट करें

नोटियन में डिफ़ॉल्ट रूप से बुनियादी कॉलम (समूह) दिखाई देते हैं। आप कॉलम जोड़ और हटा सकते हैं, लेआउट को समायोजित कर सकते हैं और नाम बदल सकते हैं।

कॉलमों का नाम बदलकर “विचार, प्रगति पर कार्य, पूर्ण, संशोधन और प्रस्तुत” कर दें।

अब आपने एक कंटेंट पाइपलाइन बना ली है।

• कंटेंट कार्ड बनाएं

कानबन बोर्ड में, कार्यों को कार्ड के रूप में दर्शाया जाता है। प्रत्येक कार्ड के अंदर, आप अपने विषय का विवरण जोड़ सकते हैं, जिसमें प्राथमिकता स्कोर शामिल है, समय सीमा निर्धारित कर सकते हैं और नोट्स लिख सकते हैं।

प्रत्येक कॉलम के नीचे आपको "नया पृष्ठ" का विकल्प मिलेगा। यह आपका कार्य कार्ड है। + पर क्लिक करें और विवरण जोड़ना शुरू करें। 

•  सामग्री प्रकार:  प्रॉपर्टी पर क्लिक करें, सेलेक्ट चुनें और टेक्स्ट को कंटेंट टाइप में बदलें। फिर ऑप्शंस में जाएं और ब्लॉग पोस्ट, रिव्यू आर्टिकल आदि जैसी एंट्रीज़ जोड़ना शुरू करें।
• प्लेटफ़ॉर्म लेबलयह दर्शाता है कि सामग्री कहाँ प्रकाशित की जाएगी: आप प्लेटफ़ॉर्म को उसी तरह जोड़ सकते हैं जैसे आपने सामग्री प्रकार बनाया था - एक प्रॉपर्टी फ़ील्ड का उपयोग करके। इस बार मेनू में मल्टी-सेलेक्ट चुनें।
• समयसीमा:  प्रॉपर्टी फ़ील्ड में अपनी समय सीमा निर्धारित करें। मैंने यहां समय सीमा से अधिक समय वाले कार्यों को हाइलाइट करने के लिए फ़ॉर्मूला का उपयोग किया है। फ़ॉर्मूला सेटिंग्स कंटेंट टाइप के समान ही काम करती हैं; अंतर केवल इतना है कि "चयन करें" चुनने के बजाय, आप "फ़ॉर्मूला" मेनू पर जाते हैं।

फॉर्मूला ट्यूटोरियल मत ढूंढिए। इसमें समय लगेगा। बस ChatGPT से कॉपी-पेस्ट करने योग्य कोड और उसे लागू करने के चरण मांगिए। 

यदि आपको प्रॉम्प्ट बनाना नहीं आता है, तो मैंने नीचे एक उदाहरण स्क्रीनशॉट साझा किया है। 

मैंने विशेष रूप से ChatGPT से एक संक्षिप्त मार्गदर्शिका मांगी थी, लेकिन मूल उत्तर अधिक विस्तृत था। (वैसे, आप समय सीमा सूत्र को छोड़ भी सकते हैं। यह आवश्यक नहीं है।)

बस इतना ही! यह आपका सरल कंटेंट ऑप्स बोर्ड है।

मैं व्यक्तिगत रूप से अपने फ्रीलांस काम को मैनेज करने के लिए कंटेंट ऑप्स बोर्ड का उपयोग करता हूं।

"आइडियाज़" कॉलम मेरी टू-डू लिस्ट के लिए है, "डब्ल्यूआईपी" चल रहे कार्यों के लिए है, "कंप्लीटेड" पूरे हो चुके कार्यों के लिए है, और "रिवीजन" संपादनों के लिए है।

जब मैं अपना प्रोजेक्ट क्लाइंट को सबमिट कर देता हूँ, तो मैं कार्ड को "सबमिट किया गया" कॉलम में ले जाता हूँ। जब क्लाइंट बदलाव का अनुरोध करता है, तो मैं कार्ड को वापस "संशोधन" कॉलम में ले जाता हूँ।

यह काफी सरल प्रणाली है लेकिन मेरे लिए यह अच्छी तरह से काम करती है।

एक एकल उद्यमी के रूप में, आप कंटेंट ऑप्स बोर्ड का उपयोग किसी भी उद्देश्य के लिए कर सकते हैं - सोशल मीडिया कंटेंट, एसईओ कंटेंट पाइपलाइन, न्यूज़लेटर प्रबंधन और यहां तक ​​कि व्यक्तिगत ज्ञान भंडार के रूप में भी। यह पूरी तरह आप पर निर्भर है।

यह बोर्ड सरल और लचीला है, जो किसी भी कार्यप्रवाह के लिए उपयुक्त है।

मैं आपके लिए अपना टेम्पलेट यहाँ लिंक कर रहा हूँ । आप इसे कॉपी या एक्सपोर्ट कर सकते हैं।

ब्लॉगर्स के लिए इस बोर्ड का उपयोग कैसे करें (सरल साप्ताहिक कार्यप्रवाह)

अब जब हम जान चुके हैं कि कंटेंट ऑप्स बोर्ड कैसे सेट अप किया जाता है, तो मैं एक 6-चरण मार्गदर्शिका साझा करने जा रहा हूं जिससे पता चलेगा कि ब्लॉगर अपने साप्ताहिक वर्कफ़्लो को कैसे प्रबंधित कर सकते हैं।

चलिए बुनियादी बातों से शुरू करते हैं—विचारों को खुलकर साझा करना।

1. अपनी कार्यसूची बनाएं

ब्लॉगिंग के लिए लगातार कंटेंट तैयार करना आवश्यक है, जिसका अर्थ है कि आपको लगातार नए-नए विचार सोचने होंगे। 

उन्हें तीन अलग-अलग जगहों पर रिकॉर्ड करने के बजाय, बाद में समीक्षा के लिए सब कुछ अपने "विचार" कॉलम में संग्रहीत करें।

यह सरल आदत आपको लगातार कंटेंट बनाने में मदद करती है और साथ ही आपके दिमाग को अनावश्यक विचारों से मुक्त रखती है।

नोटियन टास्क कार्ड की सबसे बड़ी खूबी इसकी लचीलापन है। आप इसका इस्तेमाल किसी भी तरह की सामग्री - विषय के विचार, कीवर्ड, प्रश्न और सोशल मीडिया पोस्ट - को स्टोर करने के लिए कर सकते हैं। 

इस कॉलम को विचारों और प्रेरणाओं के लिए एक केंद्रीय संग्रहण प्रणाली के रूप में उपयोग करें।

2. साप्ताहिक कार्य चुनें

आप अक्सर सुनते होंगे कि ब्लॉगर्स को अपने दर्शकों को बढ़ाने और अपनी उपस्थिति स्थापित करने के लिए प्रतिदिन पोस्ट करना चाहिए।

हालांकि यह सच है, लेकिन शुरुआती चरण में यह व्यावहारिक नहीं है, खासकर यदि आप एक अकेले व्यक्ति की टीम हैं।

एक सामान्य ब्लॉग लिखने में आमतौर पर 3 से 6 घंटे लगते हैं , और एक विस्तृत लेख लिखने में इससे भी अधिक समय लगता है। इस गति से प्रतिदिन सामग्री तैयार करना संभव नहीं है।

दैनिक उत्पादन के बजाय, निरंतरता पर ध्यान केंद्रित करें। 

हर हफ्ते कुछ काम चुनें और उन्हें WIP (वर्क इन प्रोग्रेस) में डाल दें। काम का बोझ कम रखकर आप लंबे समय तक आसानी से अपनी गति बनाए रख सकते हैं।

3. समय सीमा निर्धारित करें

एक बार जब आप अपने सक्रिय कार्यों का चयन कर लें, तो प्राथमिकता टैग और समय सीमा जोड़ें। 

प्राथमिकता टैग दोहरे उद्देश्य की पूर्ति करते हैं। वे यह स्पष्ट करते हैं कि सबसे महत्वपूर्ण क्या है और साथ ही टालमटोल को भी कम करते हैं।

समय सीमा या प्राथमिकता तय किए बिना, आप सबसे आसान काम को चुन लेंगे और अपनी सुविधानुसार उसे लिख लेंगे।

यदि समय सीमा निर्धारित करने से आपकी उत्पादकता में सुधार नहीं होता है, तो टालमटोल को खत्म करने के लिए आप एक और तरीका अपना सकते हैं।

ब्लॉग को छोटे-छोटे हिस्सों में बांटें और शोध, लेखन, संपादन और अंतर्संबंध स्थापित करने के लिए अलग-अलग कॉलम बनाएं।

इससे कंटेंट ऑप्स बोर्ड थोड़ा जटिल हो जाएगा, लेकिन यह एक आजमाया हुआ तरीका है और अच्छी तरह काम करता है।

4. अपने कंटेंट ऑप्स बोर्ड को प्रतिदिन अपडेट करें

नोटियन में, प्रगति दिखाने के लिए आप कार्डों को मैन्युअल रूप से चरणों के पार खींचते हैं। 

यह दृश्य ट्रैकिंग विधि पालन करने में आसान और सबसे प्रभावी है—बशर्ते आप दैनिक रूप से इसकी समीक्षा करते रहें।

अपने कंटेंट ऑप्स बोर्ड पर रोजाना 5 मिनट बिताकर देखें कि कौन से काम लंबित हैं, कौन से काम प्रगति पर हैं और किन कामों को आगे बढ़ाने की जरूरत है।

यह छोटी सी प्रक्रिया आपके बोर्ड को सटीक और विश्वसनीय बनाए रखेगी।

5. साप्ताहिक समीक्षा करें

यह सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है।

कार्यभार को यथार्थवादी बनाए रखने के लिए प्रत्येक अनुसूची को साप्ताहिक रूप से रीसेट करने की आवश्यकता होती है। 

आप अपने वर्कफ़्लो की कितनी भी अच्छी तरह से योजना बनाएं और उसे अनुकूलित करें, अप्रत्याशित परिस्थितियों के कारण सप्ताह के दौरान अक्सर कार्य विलंबित हो जाते हैं।

इसलिए, प्रत्येक सप्ताह के अंत में, ये काम करें;

• लंबित कार्यों को पुनर्निर्धारित करें।
• अपनी कार्यसूची को साफ करें और गैर-जरूरी चीजों को आर्काइव कर दें।
• नए कंटेंट आइडिया जोड़ें।
• अपनी कंटेंट रणनीति की समीक्षा करें।

6. अपने प्रकाशित लेखों को ट्रैक करें

कंटेंट ऑप्स बोर्ड में प्रकाशित कॉलम केवल पूर्ण किए गए कार्यों को ट्रैक करने के लिए नहीं है। 

यह आपके ब्लॉगिंग प्रदर्शन के रिकॉर्ड के रूप में कार्य करता है, जिससे आपको अपनी सामग्री के पैटर्न को ट्रैक करने में मदद मिलती है, जैसे कि;

• आपका साप्ताहिक उत्पादन कितना है?
• आप कितनी नियमितता से पोस्ट करते हैं?
• आप आमतौर पर किन विषयों पर ध्यान केंद्रित करते हैं?

आप इस ऐतिहासिक रिकॉर्ड का उपयोग अपनी कंटेंट रणनीति में मौजूद कमियों को पहचानने और वास्तविक परिणामों के आधार पर उसमें सुधार करने के लिए कर सकते हैं।

निष्कर्ष

एक प्रभावी कंटेंट ऑप्स बोर्ड के लिए बहुत अधिक परिष्कृत होना आवश्यक नहीं है।

एक साधारण नोटियन कानबन बोर्ड अच्छी तरह से काम करता है क्योंकि यह विश्वसनीय और दोहराव योग्य है - ठीक वही जो एक व्यस्त कार्यक्रम वाले एकल उद्यमी को चाहिए होता है।

बस इतना याद रखें कि अपने बोर्ड को ट्रैकर के बजाय कंटेंट प्रोडक्शन सिस्टम के रूप में इस्तेमाल करें।

यदि आप इसे एक साधारण दृश्य ट्रैकर के रूप में उपयोग करते हैं, तो समय के साथ यह एक साधारण चेकलिस्ट से अधिक कुछ नहीं रह जाएगा।

सरल तरीके से शुरुआत करें, टूल से परिचित हो जाएं और लगातार प्रयास करते रहें। 

आप जरूरत पड़ने पर बाद में इसमें सुधार और विस्तार कर सकते हैं।

कंटेंट ऑप्स बोर्ड टेम्प्लेट यहां से डाउनलोड करें