12 Mellores plataformas e software de procedementos operativos estándar (SOP).

Moitas startups e pequenas empresas manteñen inicialmente rexistros manuais dos Procedementos Operativos Estándar (SOP) para implementar procesos estandarizados no lugar de traballo e crear unha directriz para os empregados.

Pero a medida que o negocio crece, todo o método de documentación faise inmanexable nalgún momento, causando problemas operativos e erros custosos.

O software SOP é un bo investimento para as organizacións que loitan por organizar e actualizar os procedementos.

Cunha boa ferramenta SOP, poden construír unha base de datos centralizada e establecer fluxos de traballo de formación estándar para o novo persoal.

Que é un software SOP e que características hai que buscar

O software de procedementos operativos estándar (SOP) ofrécelle ferramentas para crear, almacenar e compartir procedementos e políticas.

É unha aplicación altamente eficiente a través da cal pode construír a biblioteca dunha empresa para que os ficheiros SOP sexan accesibles aos empregados.

Principais características a buscar no software SOP;

• Base de coñecemento.
• Editor para redactar procedementos.
• Opcións para compartir ficheiros.
• Roles de permisos.
• Se é posible, algunha automatización para crear fluxos de traballo.

Neste artigo, revisei os 12 mellores produtos de software SOP para ti. Explora as súas funcións e prezos para atopar a aplicación ideal para a túa empresa.

1. Usewhale

Whale axúdache a dixitalizar os procedementos estándar e a automatizar a orientación e a formación.

Recibirás arredor de 100 modelos de SOP predefinidos e unha gravadora de pantalla integrada para crear vídeos dos teus procesos de traballo.

Para a formación dos empregados , podes desenvolver fluxos paso a paso para impartir o material de aprendizaxe de forma sistematica e automatizar os teus fluxos de traballo.

Para organizar ficheiros, podes categorizar os teus SOP e establecer niveis de permisos para controlar o acceso ao contido.

O software permite integracións con Slack e Google, o que facilita o almacenamento e o intercambio de SOP.

Principais características

• Documentación.
• Modelos manuais.
• Gravador de pantalla.
• Automatización do fluxo de traballo.
• Gamificación.
• Roles de permisos.
• Seguimento e análise.
• Integracións de terceiros.
• Extensión do navegador.

prezo

O plan básico Whale custa 5 USD por usuario e o prezo do plan Growth é de 10 USD por usuario.

Podes solicitar presupostos personalizados e incluír todas as funcións do teu plan. As organizacións sen ánimo de lucro tamén poden obter un 20% de desconto na compra.

2. Escriba

Scribe é o mellor para guías visuais.

Ofrece un gravador de pantalla do navegador que captura as actividades do escritorio e xera automaticamente unha guía paso a paso para os empregados.

Isto significa que pode converter calquera proceso en liña nun manual con Scribe.

Tamén podes crear automaticamente SOP, políticas e consellos técnicos rápidos a través do seu asistente de IA.

O software é doado de usar e permite compartir ficheiros mediante unha ligazón ou exportación PDF.

E se xa tes unha base de coñecemento, podes inserir os SOP na túa biblioteca. A protección por contrasinal inclúese no paquete.

Principais características

• Captura web.
• Xeración automática de SOP, políticas e manuais.
• Tutorial de edición.
• Exportación de PDF e ligazóns compartibles.
• Espazos de traballo.
• Fluxo de traballo de aprobación.
• Marca personalizada.
• Control administrativo.
• Integracións de terceiros.

prezo

Podes rexistrarte en Scribe de balde. O prezo do seu paquete premium é de 25 dólares para individuos e 15 dólares por usuario para equipos.

Podes solicitar unha solución empresarial.

3. ZOHO aprende

Se a túa empresa usa ZOHO para operacións e finanzas, non tes que buscar outro lugar para a xestión de SOP.

ZOHO ofrece unha aplicación chamada "ZOHO Learn" que che axuda a construír unha base de coñecemento para almacenar SOP e cursos de formación.

Podes publicar procedementos paso a paso para cada traballo e configurar niveis de permiso para permitir o acceso a persoas limitadas.

Se traballas frecuentemente con terceiros, podes xerar unha ligazón compartida cunha data de caducidade e enviar manuais ou instrucións á parte externa.

Coas ferramentas colaborativas de ZOHO, podes traballar con varias persoas na elaboración de políticas e crear modelos personalizados para diferentes departamentos.

Principais características

• Base de coñecemento.
• SOP paso a paso.
• Coautoría.
• Modelos.
• Ligazóns compartidas.
• Control administrativo.
• LMS para cursos de formación.
• Seguimento e análise.
• Integracións.
• Aplicacións para Android e iOS.

prezo

ZOHO cobra de $1 a $3 por usuario.

Podes rexistrarte de balde.

4. Formativo

Trainual é unha solución única para orientación e documentación de procesos.

Ofrece modelos gratuítos, un gravador de pantalla e un xerador de texto con IA para simplificar a xestión dos procedementos operativos estándar e axudarche a dixitalizar os fluxos de traballo de incorporación.

Podes almacenar todas as políticas e procedementos da túa empresa nun só lugar e converter os SOP en materiais de aprendizaxe para mellorar a taxa de finalización.

Para asegurarse de que os seus empregados seguen as instrucións, pode incluír probas de avaliación no proceso de orientación.

Tamén pode crear organigramas e directorios de equipos.

Permítelle definir as funcións e responsabilidades dos seus empregados, para que poida identificar oportunamente as necesidades de contratación e promoción.

Trainual inclúe unha extensión de navegador e unha aplicación móbil.

Principais características

• Documentación.
• Gravadora de pantalla incorporada.
• Modelos e un xerador de texto AI.
• Organigrama e directorio de empregados.
• Sinaturas electrónicas para a aprobación da política.
• Formación, seguimento e informes.
• Compartir contido.
• Roles dos equipos.
• Integracións.
• Extensión do navegador e aplicación móbil.

prezo

Prezos das accións de Trainual baixo petición. Podes reservar unha demostración.

5. Noción

Notion ten moitas características útiles para a xestión de proxectos e documentos.

Podes xestionar e supervisar as tarefas do teu equipo aquí, colaborar en documentos para elaborar ideas e almacenar ficheiros para os empregados.

Unha das funcións fundamentais de Notion tamén implica a creación de páxinas Wiki para SOP.

Podes crear unha base de coñecemento para os equipos e publicar alí todos os teus SOP, políticas e instrucións.

Os teus empregados tamén terán un lugar onde compartir o seu coñecemento laboral con outros.

Con Notion Wikis, pode centralizar as políticas da súa empresa e compartir facilmente instrucións nun grupo.

Principais características

• Espazos de traballo abertos e privados.
• Páxinas WIKI para SOP.
• Almacenamento de documentos.
• Colaboración en equipo.
• Taboleiro Kanban para tarefas.
• Integracións Slack.
• Exportación PDF.
• Analytics.
• Control administrativo.
• Asistente de IA.

prezo

O plan básico de Notion é gratuíto e os seus paquetes premium oscilan entre os 8 e os 15 dólares.

Podes solicitar presupostos personalizados.

6. SharePoint

SharePoint é un produto de Microsoft que ofrece unha solución de xestión de contidos na nube.

Podes usar esta ferramenta para crear unha base de datos para que os teus empregados teñan fácil acceso aos SOP, ao material de aprendizaxe e aos ficheiros da empresa.

Algunhas das principais capacidades de SharePoint son: organización de contidos, uso compartido de ficheiros, control de acceso e prevención da perda de datos.

Podes permitir que os membros coautoren procedementos e despois bloqueen o contido para restrinxir a edición.

Se compras o seu plan avanzado, poderás conectarte máis de dúas ducias de aplicacións de Microsoft.

Isto permitiríache colaborar en proxectos e automatizar os teus fluxos de traballo.

Principais características

• Organización e almacenamento dos SOP.
• Compartir ficheiros.
• Coautoría en tempo real.
• Sitios de equipos para a colaboración.
• Filtros de busca.
• Sincronización de ficheiros para ver sen conexión.
• Control de acceso.
• Versións de escritorio e móbiles.
• Integración con outras aplicacións de Microsoft.

prezo

Os prezos de Sharepoint por usuario oscilan entre os 5 e os 23 dólares.

7. Documento 360

Document360 promóvese como base de coñecemento para guías de axuda, pero tamén pode ser unha excelente ferramenta para a xestión de SOP.

Podes usalo para crear unha base de datos privada para a túa empresa para almacenar os manuais dos empregados, os SOP e os documentos técnicos na nube.

Os teus empregados poderán acceder á información esencial a través do portal de autoservizo e exportar ficheiros para a súa lectura sen conexión.

Tamén terán a opción de publicar comentarios e compartir información adicional.

Se queres protexer documentos confidenciais, podes configurar restricións IP para evitar o acceso non autorizado.

Principais características

• Centro de coñecemento de autoservizo.
• Editor amigable para o usuario.
• Biblioteca de contidos.
• Privacidade dos datos.
• As páxinas de destino e marca.
• Roles de permisos.
• Exportación de ficheiros.
• Analytics.
• Integracións de terceiros e API.
• SaaS e hospedaxe privada.

prezo

Document360 ofrece servizos de hospedaxe privado e SaaS. Os paquetes na nube comezan en 159 dólares, mentres que os servizos de hospedaxe privado pódense adaptar para satisfacer as necesidades da túa empresa.

Podes facer unha proba gratuíta de 14 días.

8. Poca

Poka está deseñado especificamente para o negocio da construción. Axúdache a crear SOP, tarefas diarias e fluxos de traballo de xestión de problemas.

Podes crear manuais de instrucións visuais para traballadores das fábricas e desenvolver un curso de orientación e aprendizaxe para impartir a formación básica.

Co seu taboleiro e lista de verificación Kanban, podes facer un seguimento das tarefas en curso e pendentes e auditar o traballo do teu persoal en liña.

Os teus empregados poden acceder a material de formación, compartir problemas operativos e interactuar con outros.

A través do feed de fábrica, podes publicar anuncios e noticias de produtos para manter a todos actualizados.

Principais características

• Base de coñecemento.
• SOP, manuais e cursos de formación.
• Tablero Kanban.
• Xestión de problemas.
• Canles de comunicación.
• Permisos e roles.
• Listas de verificación para inspeccións.
• Analytics.

prezo

Os prezos de Poka oscilan entre os 16 e os 22 dólares. Podes incluír complementos para ampliar as túas funcións.

9. Manter X

MaintainX é outra mellor aplicación para empresas de fabricación e quendas. Permíteche dixitalizar tarefas diarias, SOP e listas de verificación para que todo saia sen problemas todos os días.

Podes crear ordes de traballo diarias para empregados individuais e publicar SOP predefinidos para o novo persoal.

Mediante listas de verificación e ferramentas de xestión de inventarios, pode configurar inspeccións de mantemento recorrentes e auditar os activos do seu sitio.

A través do seu chat integrado, pode enviar instrucións sensibles ao tempo e recibir problemas operativos.

Unha das características máis atractivas de MaintainX é o campo lóxico condicional. Permítelle incorporar o campo If-then nos seus procedementos para facelos dinámicos.

A función está en fase beta polo momento, pero está dispoñible no plan gratuíto, polo que podes probala antes de comprar as subscricións.

Principais características

• Ordes de traballo.
• SOP, listas de verificación e procedementos.
• Tarefas recorrentes.
• Inspección de inventarios de pezas.
• Modelos de SOP.
• Comunicación en equipo.
• Sinaturas electrónicas.
• Seguimento e análise.
• Aplicación móbil.
• Integracións de terceiros.

prezo

O plan básico de MaintainX é gratuíto e os plans premium custan entre 19 e 49 dólares por usuario.

10. Como facemos

Way We Do é un software SOP exclusivo. Con esta ferramenta, pode escribir manuais de instrucións para os empregados e automatizar o seguimento.

Algunhas das funcións fundamentais que pode realizar con Way We Do, inclúen a elaboración de políticas, a creación de listas de verificación de incorporación e a configuración de tarefas diarias para os empregados.

O teu persoal poderá ver as súas tarefas pendentes, instrucións e recordatorios a través dos seus paneis personalizados.

Podes incorporar elementos visuais nos procedementos para facer que a información sexa atractiva e colaborar con outros nos borradores para editar o contido.

Mediante un calendario de revisións, podes programar actualizacións de contido para manter actualizadas as túas políticas e manuais.

Principais características

• Elaboración e publicación de SOP.
• Lista de verificación de incorporación.
• Tarefas diarias.
• Fluxo de traballo de aprobación.
• Recordatorios de revisión.
• Panel de control de actividade.
• Organigrama.
• Personalización
• Integracións de terceiros.

prezo

Os prezos de Way We Do comezan en 99 dólares. Necesitas polo menos dez membros para comezar.

Tamén pode adquirir servizos internos para obter asistencia externa.

11. SweetProcess

SweetProcess ofrece unha plataforma dixital para construír bases de datos públicas e privadas.

Aquí, pode redactar políticas e SOP, crear fluxos de traballo en varios pasos, asignar tarefas e invitar xefes de departamento para procedementos de aprobación.

Ademais, pode xerar SOP automaticamente a través da intelixencia artificial de SweetProcess e, posteriormente, colaborar cos xestores para editar a información.

Se o teu equipo absorbe mellor a información visual, podes deseñar diagramas e incorporar vídeos nos teus procedementos.

Todos os documentos que gardas en SweetProcess pódense exportar como PDF e velos sen conexión.

Principais características

• Base de coñecemento pública e privada.
• Xestión de SOP.
• Colaboración en equipo.
• Historial de versións.
• Asistente de IA.
• Elementos visuais.
• Vista sen conexión.
• Seguridade.
• Integracións de terceiros.

prezo

SweetProcess cobra $ 90 por 20 membros e $ 5 por cada adición.

Podes obter presupostos personalizados para un pequeno equipo.

12. Pila de libros

BookStack é ideal para propietarios de pequenas empresas que desexan unha forma eficaz e accesible de xestionar os SOP.

É unha plataforma de documentación de código aberto que ofrece un editor WYSIWYG para crear SOP, políticas e procesos en liña. 

Podes dividir o teu contido en capítulos e engadir protección por contrasinal para controlar o acceso.

Os usuarios poden atopar rapidamente documentos relevantes a través dos filtros de busca e activar o modo escuro para que a experiencia de lectura sexa agradable.

Se os teus empregados falan varios idiomas, podes traducir os SOP a máis de 40 idiomas e engadir diagramas para facelos dixeribles. 

En xeral, BookStack pode ser un excelente software SOP para alguén con formación básica en tecnoloxía.

Principais características

• Código aberto.
• Páxinas Wiki.
• Editor WYSIWYG.
• Autenticación multifactor 
• Personalización
• Temas escuros e claros.
• Filtros de busca.
• Multilingüe.

prezo

BookStack é gratuíto e ofrece varias opcións de instalación. Consulta a guía de configuración para obter máis información.

Conclusión

Unha das mellores formas de atopar o software SOP adecuado para a súa empresa é seleccionar ferramentas en función da súa usabilidade.

A maioría das aplicacións SOP comparten todas as funcións esenciais. Algúns só ofrecen funcións máis avanzadas.

Escolle as ferramentas máis relevantes e proba a súa proba gratuíta. Isto debería darche unha boa idea para tomar unha decisión de compra rápida. Moita sorte.