Hoe kinne jo in ynhierpipeline útfiere sûnder in ATS (5-persoansteam)

As jo ​​in bedriuw mei 5 persoanen hawwe, kin it ynhieren fan personiel in echte pine wêze.

It iene momint binne jo jo cv's oan it besjen, it oare momint folget immen jo op LinkedIn, en ynienen freegje jo jo ôf oft jo in geweldige oannimming mist hawwe.

As jo ​​​​​​tekoart oan personiel hawwe en elke persoan meardere petten draacht, sille dingen grif troch de mazen fan it liif glide.

Mar ynvestearjen yn in djoere ATS yn sa'n ier stadium makket net folle sin, om't it folume net heech genôch is om de kosten te rjochtfeardigjen.

Yn sokke gefallen is it meitsjen fan jo eigen ynhierpipeline de bêste manier om te gean.

Jo hawwe gjin djoere ark of komplekse systemen nedich om organisearre te bliuwen . Mei Notion en Google Workspace kinne jo in solide pipeline bouwe om jo ynhierworkflow te behearjen.

Yn dit artikel sil ik jo sjen litte hoe't jo in ynhierpipeline kinne útfiere as in bedriuw mei 5 persoanen sûnder in ATS. De opset is begjinnerfreonlik en nimt net folle tiid yn beslach.

Wat is in ynhierpipeline?

Om in ynhierpipeline te begripen, binne d'r bepaalde dingen dy't jo earst witte moatte oer ynhier.

Rekrutearring is gjin ienfâldige baan.

It is in proses yn meardere stappen dat it identifisearjen fan in iepen posysje, it pleatsen fan in fakatuere, it screenen fan sollisitanten en úteinlik it selektearjen fan de bêste persoan omfettet.

It behearen sûnder in systeem is ekstreem lestich.

Dêrom brûke de measte recruiters in soarte fan workflow om ynsjoch te krijen yn har ynhierprosessen, sadat se mei fertrouwen kinne beslute wat se folgjende dwaan moatte.

Dizze workflow wurdt yn prinsipe in ynhierpipeline neamd.

Hoe wurket it?

In ynhierpipeline wurket as in trechter.

Elke faze fan 'e trechter stiet foar in ynhierfaze, wêrby't de recruiter de kandidaten fan it iene stadium nei it oare ferpleatst oant se it baanoanbod krije of ôfwiisd wurde.

De stadia kinne ferskille ôfhinklik fan jo workflow of de HR-tool dy't jo brûke, mar d'r binne seis stadia dy't hast elke ynhierpipeline hat;

1. Boarnen

Rekrutearring begjint mei sourcing. 

As in recruiter de baanoanfraach fan 'e ôfdieling krijt, begjinne se te sykjen nei in kandidaat mei de juste feardigens en ûnderfining foar de baan.

Guon fan 'e meast opmerklike sourcingkanalen omfetsje fakatuere-advertinsjes, profesjonele netwurken, wervingsplatfoarms en referrals.

2. Screening

Sadree't de oanfragen ûntfongen binne, kontrolearje recruiters se en stjoere de bêste kandidaten troch nei de wervingspipeline. 

Jo kinne hjir ek in subfaze tafoegje foar beoardielingstests en tillefoantsjes foarôfgeand oan screening.

3. Fraachpetear

Yn dizze faze roppe recruiters kandidaten op 'e shortlist op foar in rûnde fan online en offline ynterviews om se te evaluearjen. 

As it ynterviewproses lang is, kin de recruiter subfazen tafoegje, lykas in earste en twadde ynterview.

4. Seleksje

Nei de ynterviews fergelykje recruiters kandidaten mei help fan beoardielingen en ynterviews om te sjen wa't it bêste by de rol past. 

Dit is mear in ûnderdiel fan 'e efterkant fan it wurk, om't al it wurk al dien is. Yn 'e ynhierpipeline fertsjintwurdiget dizze faze gewoan de kandidaten dy't "yn proses" binne.

5. Oanbod

De recruiter stjoert offisjeel in oanbiedingsbrief nei de kandidaat mei details oer it salaris, de foardielen en de ferantwurdlikheden fan 'e baan. 

As jo ​​in hege folume hawwe, foegje jo nei it "Oanbod" noch in etappe ta om akseptearre/ôfwiisde oanbiedingen en eftergrûnskontrôles te folgjen.

6. Oannommen

Dit is de lêste faze fan 'e ynhierpipeline. Sadree't de selektearre kandidaat offisjeel in meiwurker wurdt, slute de measte recruiters de iepen posysje.

Guon wreidzje de pipeline lykwols út om onboarding-, proeftiid- en befêstigingsstadia op te nimmen.

Wêrom? Omdat sawat 1 op de 8 meiwurkers meastal ûntslacht tidens de proeftiid. It tafoegjen fan dizze stadia besparret jo it werheljen fan 'e ynhiersyklus.

Is in ynhierpipeline needsaaklik? Wat binne de wichtichste foardielen?

Der binne twa grutte foardielen oan it ûnderhâlden fan in goede ynhierpipeline.

Ien, it organisearret alles, wêrtroch de kâns op flaters ferminderet. 

Jo hoege net troch jo notysjes te sjen om te sjen oft jo de ynterviewdetails of in oanbiedingsbrief ferstjoerd hawwe. Jo ynhierpipeline jout jo de statusupdate.

It makket it heule proses rapper en effisjinter, wêrtroch úteinlik jo time-to-hire-taryf ferbetteret.

It twadde grutste foardiel is de gegevensanalyse.

Elke nije oannimming bringt ynsjoch yn jo ynhierstrategy, wêrtroch jo gebieten kinne identifisearje dy't wierskynlik knelpunten feroarsaakje.

Bygelyks, as jo in oerstreaming fan oanfragen krije, mar de measte kandidaten wurde ôfwiisd yn 'e ynterviewfaze, dan seit dat dat it probleem tusken ôfdielingen leit. 

Jo hawwe of net de juste JD ûntfongen of jo team hat it fersyk fan 'e ôfdieling net goed ynterpretearre.

Likegoed, as jo ynhierpersintaazje goed is, mar it ferloop fan meiwurkers heech is tidens de proeftiid, jout dit oan dat it ynwurkingsproses min is.

Mei in solide wervingspipeline kinne jo sawol jo wervingsstrategy as útfiering ferbetterje.

Wat hawwe jo nedich om in ynhierpipeline te meitsjen?

No't wy in algemien begryp hawwe fan in ynhierpipeline, litte wy in ienfâldige fanôf it begjin meitsje.

Om dat te dwaan, moatte jo earst de basis lizze. 

Dit omfettet it plannen fan jo ynhierproses, it sketsen fan 'e funksjebeskriuwing, en it ynstellen fan ark om kandidaten te organisearjen en te folgjen.

1. Plan jo ynhierstrategy

Begjin mei it ynstellen fan jo sourcingkanalen.

Der binne meardere sourcingkanalen beskikber om jo te helpen de juste kandidaat oan te lûken, lykas profesjonele netwurken, sosjale media, wervingsburo's en referrals.

In goede strategy is om jo sourcingkanalen te diversifiëren om de bêste ynhierresultaten te krijen. 

Bygelyks, fakatuereboerden binne ferantwurdlik foar sawat 42% fan 'e ynhier, mar ferwizings hawwe in hegere retinsjepersintaazje yn ferliking. As jo ​​beide kanalen effektyf brûke, kinne jo jo ynhierratio ferbetterje.

Jo moatte ek de karriêrepagina fan jo bedriuw bouwe. It lûkt mar in lyts part fan 'e sollisitaasjes oan, mar dat binne meastentiids leads mei hege yntinsje.

2. Skriuw in dúdlike funksjebeskriuwing

Ien fan 'e grutste útdagings fan it ynhieren fan personiel is it ûntfangen fan tefolle ûnkwalifisearre sollisitaasjes.

In protte recruiters lûke de ferkearde groep kandidaten oan fanwegen in misliedende JD en einigje mei it herzienjen dêrfan, wêrtroch't tiid en muoite fergriemd wurde.

De funksjebeskriuwing is de basis wêrop jo jo heule ynhierstrategy útfiere. 

As jo ​​JD goed skreaun en dúdlik is, sille jo wierskynlik fan it begjin ôf de kwalifisearre kandidaten fine.

Om in goede JD te skriuwen, besjoch dit artikel . De auteur hat it yn detail útlein mei foarbylden út it echte libben.

3. Ynvestearje yn ark

Op dit punt moatte jo in dúdlik plan hawwe oer hoe't jo kandidaten oanlûke kinne.

De lêste stap is om de juste ark en boarnen te finen om jo ynhierpipeline op te bouwen.

Yn 't algemien soe ik oanbefelje om te ynvestearjen yn in ATS-platfoarm. It is wat elke recruiter brûkt om ynformaasje te organisearjen en repetitive workflows te automatisearjen. 

Mar ús doel hjir is om in budzjetfreonlike opsje te finen dy't gjin ATS omfettet.

Ik haw Notion en Google Forms keazen om de ynhierpipeline te meitsjen. Ik haw se spesifyk keazen om't se maklik yn te stellen binne en fergees tagong biede.

As jo ​​net bekend binne mei Notion , is it in platfoarm foar projektbehear. It biedt in wurkromte om ynformaasje oer kandidaten te organisearjen, taken te folgjen en mei jo team gear te wurkjen.

Jo kinne hjir fergees begjinne . De oanmelding sil in pear minuten duorje, en jo kinne jo Gmail brûke om it akkount oan te meitsjen.

Wy hawwe de basis lein. It is tiid om ús ynhierpipeline op te bouwen.

In stap-foar-stap hantlieding foar it bouwen en útfieren fan in ynhierpipeline

Hjirûnder haw ik in stap-foar-stap hantlieding makke om in ynhierpipeline yn Notion te bouwen en út te fieren. 

Ik haw ek útlein hoe't jo Google Formulieren en Sheets brûke kinne om ynformaasje fan sollisitanten te sammeljen.

Litte wy earst begjinne mei Google Formulieren. It is rapper yn te stellen en jout jo in ienfâldige manier om oanfragen te sammeljen. 

1. Meitsje in oanfraachformulier

Google Workspace biedt in fergese formulierbouwer wêrmei jo sollisitaasjes meitsje kinne mei dielbere keppelings. 

Jo kinne hjir it nije formulier oanmeitsje.

Klik op it lege formulier, foegje jo titel ta en begjin mei it tafoegjen fan fjilden. Jo kinne seleksjefakjes, meardere fragen, in útklapmenu of in ienfâldige lege rigel foar antwurden tafoegje.

Jo kinne de fragen yn seksjes strukturearje en de fjilden omheech en omleech ferpleatse.

Google Formulieren hat ek ynboude analyses yn 'e seksje "antwurd". It fertelt jo hoefolle sollisitanten foar in bepaalde posysje sollisitearre hawwe, hoefolle sollisitanten froulju en manlju wiene, en de gemiddelde wurkûnderfining fan jo kandidatenpool.

It is frij basis, mar jo kinne ek jo eigen analyseseksje oanmeitsje mei Google Sheets. (Besjoch de tredde stap.)

Dit is it Google-formulier dat ik makke haw foar de sollisitaasje. Jo kinne it folsleine formulier hjir sjen.

2. Bou jo databank

De folgjende stap is om in plak te meitsjen om de antwurden fan sollisitanten op te slaan.

Jo kinne Google Sheets brûke om antwurden automatysk te ymportearjen.

It yntegrearret direkt mei Google Formulieren, en de gegevens binne organisearre yn nette kolommen en rigen, wêrtroch it maklik is om gegevens te sortearjen foar de ynhierpipeline.

Gean nei jo formulier. Selektearje de seksje "antwurd" boppe-oan it Google-formulier en klik op de knop "besjoch yn blêden". 

In nij blêd sil ferskine, mei alle antwurden.

Ik haw in pear foarbyldreaksjes makke om it wurkblêd yn te foljen. Ik haw it wurkblêd ek in bytsje opromme om it uterlik te ferbetterjen.

3. Untwerp in dashboard foar rapportaazje (opsjoneel)

De tredde stap is net bysûnder needsaaklik foar in ynhierpipeline, mar it kin jo helpe om rappe rapporten foar it management te generearjen.

In protte recruiters brûke draaitabellen om dashboards te meitsjen foar monitoring en rapportaazje. Omdat de blêden ferbûn binne, wurde de gegevens automatysk bywurke elke kear as in nij antwurd yntsjinne wurdt.

Ik haw in ienfâldich dashboard makke om te sjen litten wat jo kinne dwaan mei de ynboude funksjes fan Google Sheets. Brûk ChatGPT om tutorials te krijen oer hoe't jo draaitabellen meitsje kinne.

4. Bou jo ynhierpipeline op yn Notion

As jo ​​jo noch net oanmeld hawwe foar Notion, kinne jo dat hjir dwaan . It proses is ûnbidich ienfâldich en nimt net folle tiid yn beslach.

Besykje de offisjele side en klikje op de knop "Krij Notion Fergees" yn 'e rjochter boppeste hoeke. 

In nij finster sil ferskine. 

Kies dyn oanmeldmetoade en ferifiearje dyn akkount fia de koade. Jo wurde nei de profylside trochstjoerd. 

Meitsje dyn profyl oan en kies dyn wurkromte. Om't jimme in team fan 5 persoanen binne, kies dan de teamwurkromte.

Dat is it! Jo hawwe jo akkount mei súkses oanmakke. 

(Gewoan in warskôging: it persoanlike akkount is foar altyd fergees, mar it Team-akkount biedt allinich in fergese proefperioade. Nei't dy einige is, moatte jo it abonnemint keapje. Ik haw it persoanlike akkount hjir brûkt foar demonstraasje.)

Litte wy no in ynhierpipeline oanmeitsje yn Notion.

As jo ​​​​ienris tagong hawwe ta jo wurkromte, meitsje in nije pagina. 

In lege romte sil ferskine yn 'e midden fan it skerm.

Typ /tabel yn 'e alinea en selektearje de folsleine tabel. Notion sil in lytse tabel binnen de pagina sjen litte. 

Dit is dyn databank.

Ik haw de side al oanpast, de titel tafoege, de fjilden omneame en de rigen mei de hân ynfolle. 

As jo ​​in hege folume hawwe, kinne jo it proses automatisearje om tiid te besparjen. Mei Notion kinne jo Google Sheets yntegrearje fia Make of Zapier.

Nei't jo database klear is, konvertearje it nei in Kanban-boerd. 

Under de haadtitel fine jo in "tabel"-tag. It is jo hjoeddeistige werjefte. Klik op it "+"-teken derneist en selektearje "boerd" as type.

Notion sil automatysk in Kanban-boerdwerjefte fan deselde tabel oanmeitsje.

Gean nei de ynstellings, selektearje Groep, en feroarje it nei Status. Meitsje meardere eigenskippen ûnder de groep en neam se screened, shortlist, ynterview, oanbod, en ynhierd.

Notion sil automatysk kolommen ûnder dizze nammen bouwe. 

Jo kinne de kandidaten no maklik folgje.

Under elke kolom kinne jo nije siden oanmeitsje om in kandidaat te fertsjintwurdigjen. Se sille ferskine as kaarten op it Kanban-boerd. 

Dizze kaarten kinne alle ynformaasje fan 'e kandidaat befetsje, lykas harren hjoeddeistige status, posysje dêr't se foar sollisearje, tawiisde recruiter, en stipe-notysjes/dokuminten.

As jo ​​in tag tafoegje wolle, kinne jo dat dwaan binnen de kaart. D'r is in fjild yn 'e kaart mei de namme "eigenskip". Dêr meitsje jo alle labels.

As jo ​​bygelyks in kaart tawize wolle oan in teamlid, klikje dan op de eigenskip, kies "selektearje" en meitsje in nij label, "Tawiisde recruiter". Jo kinne teamleden no tawize ûnder dizze eigenskip.

5. Fier de ynhierpipeline út

Op dit punt hawwe jo alles al byinoar set. Alles wat jo hoege te dwaan is konsekwint bliuwe.

Elke kear as der in nije posysje iepenkomt, meitsje jo fakatuere-advertinsje oan, foegje de Google Formulieren-keppeling ta oan jo karriêreside en publisearje de advertinsje. 

As jo ​​sollisitaasjes ûntfange, meitsje dan sels in shortlist fan kandidaten, foegje se ta oan de Notion-database en wize in recruiter ta. 

No is it de taak fan jo recruiter om de status by te wurkjen.

Jo kinne deadlines tafoegje om jo ynhierpipeline yn 'e gaten te hâlden.

Meitsje gewoan in prioriteitslabel yn 'e kaart en foegje jo deadline ta. De datum sil automatysk read wurde in dei foar de ferfaldatum, wêrby't de oanhingjende taken markearre wurde.

Jo kinne ek ynstruksjes en feedback yn elke kaart litte foar de tawiisde recruiter. As se fragen hawwe, kinne se jo taggje en it berjocht yn 'e kaart pleatse.

Dat is eins hoe't jo in ynhierpipeline rinne as in team fan 5 persoanen.

Hjir is de link nei de sjabloanen foar de ynhierpipeline dy't ik yn Notion makke haw.

Bestudearje it en besykje in oare yn Notion opnij te meitsjen.

Konklúzje

In ynhierpipeline is net dreech te behearen as jo in goed strukturearre systeem hawwe. 

In ienfâldich notysjeboerd kin jo helpe om elke kandidaat op ien plak te organisearjen, wêrtroch it proses sichtberder en makliker te behearjen is.

Wis, jo sille net itselde nivo fan automatisearring krije as in ATS, mar dat is hjir net ús doel.

Yn dit stadium hawwe jo in ynhierproses nedich dat jo workflow-effisjinsje ferbetteret sûnder ûnnedige komplikaasjes of ekstra kosten ta te foegjen.

Jo kinne jo systeem letter altyd opwurdearje as jo bedriuw groeit.

Begjin mei in ienfâldige pipeline op Notion, brûk it yn 'e praktyk en ymprovisearje as jo minsken ynhiere.

Relatearre lêzing: onboardingplatfoarms foar meiwurkers en software foar it screenen fan cv's.