Comment démarrer avec le blocage du temps - Le guide complet

Une journée dans la vie d'un homme ordinaire suit généralement un schéma presque rituel -

Huit heures de sommeil. Demi-journée de travail. Rush sur les repas.

Du temps de qualité en famille, et le reste de la journée à s'inquiéter des corvées sans fin tout en s'interrogeant sur le sens de la vie.

Sonne familier? Dans cette vie trépidante, nous voulons atteindre tous les objectifs tout en ayant si peu d'heures à perdre.

Étant donné que la probabilité de serrer tout en 24 heures est "probablement jamais", nous choisissons vaguement des emplois simples et laissons le reste pour le lendemain.

Et le cycle se répète. Et si je vous disais qu'il existe un moyen efficace d'optimiser votre temps ? Ne vous inquiétez pas, je n'ai pas l'intention d'encourager à suivre la routine méticuleuse de Nero Wolfe. (Il y a une raison pour laquelle le gars est un personnage fictif).

Au lieu de cela, je vais partager avec vous une technique incroyable que vous pouvez organiser, personnaliser et qui vous permettra d'améliorer votre productivité au quotidien.

Cette technique s'appelle le blocage temporel.

Qu'est-ce que le Time Blocking ? 

La planification par blocs de temps est une méthode de gestion de projet conçue pour aiguiser votre concentration.

L'idée est qu'en attribuant des points à chaque travail sur votre calendrier - ou en créant des blocs de temps - vous supprimez les distractions pour monopoliser votre attention.

Le concept, cependant, visait initialement à améliorer la productivité du travail, que les gens intègrent également dans leur vie personnelle.

En fait, si vous y réfléchissez, vous l'avez peut-être vu à plusieurs reprises par inadvertance ! Laisse moi te donner un exemple.

Aimez-vous cuisiner? Si oui, avez-vous lu des recettes horodatées vous expliquant étape par étape, y compris la période d'exécution des actions individuelles ?

L'auteur utilise le blocage du temps pour la préparation et la cuisson. De même, si un événement se déroule dans votre famille et que vous êtes l'organisateur résident, comment allez-vous le gérer ?

Vous créeriez probablement une liste de contrôle.

Calculez mentalement le temps pour les travaux respectifs et gardez constamment les notes avec vous pour croiser les éléments au fur et à mesure. L'exemple, bien qu'il ne soit pas au sens le plus strict, est une version grossière du blocage du temps.

Comment le blocage du temps aide-t-il si nous le faisons déjà inconsciemment ?

En effet, nous employons involontairement le blocage du temps. Cependant, il y a une petite question de finesse à considérer.

En moyenne, nous sommes interrompus sept fois par heure, ce qui nous fait perdre trois précieuses heures par jour. Le blocage du temps vous aide à tirer le meilleur parti de votre journée - Ou plus précisément, il vous aide à éviter les cinq suivantes.

1. Procrastination

Quelle que soit la nature du travail, se lancer est ce que les gens redoutent le plus, surtout lorsque la tâche est fastidieuse.

Au moment où vous envisagez de prendre en charge un projet, la léthargie s'installe soudainement et vous finissez par faire des choses insignifiantes.

Les psychologues pensent que la procrastination est un trait qui dure toute la vie. Si vous êtes un procrastinateur en série, il est peu probable que vous vous en débarrassiez sans une influence extérieure.

La planification par blocs de temps est cette force extérieure qui vous guide directement vers votre tâche. Une fois cette étape franchie, le reste devient étonnamment facile.

2. Choisir Emplois simples

La plupart optent pour des emplois peu exigeants avant de rassembler le courage d'opter pour des emplois difficiles.

Nous reportons continuellement le travail jusqu'à ce qu'il se profile de manière alarmante, ne nous laissant d'autre choix que d'entreprendre la tâche désagréable.

Ce comportement inconscient est une autre forme de procrastination contre laquelle Brian Tracy met en garde dans son livre « Eat That Frog ».

Il pense que reporter la tâche difficile ne ferait que la rendre plus laborieuse par la suite.

C'est une déduction logique car même si vous réservez les plus exigeants pour la fin, ils resteront à jamais dans votre esprit et draineront votre énergie.

Le blocage du temps décide des projets en fonction de la priorité, donnant la priorité à ceux qui sont urgents, quel que soit leur niveau de difficulté.

3. Choix multiples

Avez-vous déjà entendu parler d' Elon Musk ? Le PDG de Tesla utilise une technique de gestion du temps appelée la règle des 5 minutes pour gérer son quotidien trépidant.

Du moment où il se réveille jusqu'à la fin de la journée, il programme chaque minute de la journée pour gagner un maximum de productivité.

Les gens passent généralement deux heures par jour à réfléchir à laquelle des multiples tâches est suffisamment urgente pour être entreprise en premier.

En passant 13 minutes à fixer des objectifs, vous pouvez économiser des heures qui, autrement, auraient été gaspillées à agoniser sur le choix du travail.

4. D'innombrables Les distractions

Depuis que le téléphone portable a pris le contrôle de nos vies, nous avons eu trop de distractions, nous exposant à des erreurs inutiles.

Sept distractions nous harcèlent généralement toutes les 60 minutes, sans parler des cinq minutes de lutte pour revenir.

Avec la facilité d'accès aux téléphones portables, trois heures de notre journée sont consacrées aux écrans.

Des outils comme Rescue Time vous permettent de suivre votre temps d'écran et vos visites sur les sites web, et même de catégoriser ces sites en fonction de leur importance.

Il vous envoie un rapport hebdomadaire avec des informations détaillées sur les endroits où vous passez le plus de temps lorsque vous êtes sur votre ordinateur, iPad ou smartphone.

Le blocage du temps tue véritablement les distractions. Lorsque vous allouez des blocs à un objectif spécifique, votre concentration reste sur eux, vous évitant ainsi des distractions inutiles.

Bien que je l'avoue, c'est plus facile à dire qu'à faire, si vous avez réussi ne serait-ce que 50% du travail ininterrompu, c'est un exploit qui en vaut la peine.

5. Évasion

Ce terme peut sembler totalement indépendant, mais en le regardant sous un angle différent, vous comprendrez rapidement pourquoi je l'ai mentionné.

Au cours de votre vie, à quelle fréquence entendez-vous ou dites-vous : « Désolé, je n'ai pas eu le temps de le faire ». Ou la phrase la plus fréquente, "Ah, je suis occupé en ce moment. Peut-être la prochaine fois?"

Le blocage du temps élimine de telles phrases, vous obligeant à assumer la responsabilité des engagements manqués - des engagements qui pourraient être aussi simples que rencontrer un ami ou rendre service à votre collègue.

Tout le monde sait qu'il n'y a pas juste assez d'heures pour tout faire.

Nous tenons donc nos promesses en y consacrant du temps . Maintenant que vous connaissez les avantages de la planification par blocs de temps, laissez-moi vous montrer comment l'appliquer intelligemment.

Comment utiliser efficacement le blocage du temps

Pour commencer, faites une liste des emplois essentiels et non essentiels, pour commencer.

1. Préparez une liste de tâches quotidiennes.

Nous sommes une créature d'habitude et répétons certaines fonctions quelle que soit la contrainte de temps.

Pourtant, chaque fois que l'envie nous prend, nous choisissons souvent des emplois aléatoires que nous ignorons habituellement. Tel que; lors d'une réunion d'employés, vous avez traîné en faveur d'un autre emploi. Plier le linge qui traîne depuis une semaine.

Ou appeler un ami cher que vous vouliez appeler depuis longtemps.

Et puis il y a de rares occasions qui apparaissent sans avertissement.

Notez les activités principales, puis les moins fréquentes, et enfin les projets que vous envisagez rarement. Au fur et à mesure, estimez le temps nécessaire pour chaque tâche et classez-les par ordre de priorité.

Cet exercice s'appuie sur le principe de Pareto pour vous aider à distinguer les tâches principales des tâches secondaires. M. Juran a développé ce concept, suggérant que sur dix projets, seuls deux sont réellement importants.

Ci-dessous, l'illustration du principe 80/20 par l'économiste italien Vilfredo Pareto :

2. Créer un modèle de blocage du temps

Avant de mettre en place un horaire, vous devez avoir un modèle à suivre.

Un modèle de blocage du temps est simplement un tableau vierge que vous utilisez pour vos tâches quotidiennes.

L'idée est de composer un guide standard adapté à votre routine perçue.

Vous n'êtes bien sûr pas obligé de recréer une table exacte. Comme 70% préfèrent un formulaire de liste, par tous les moyens, construisez votre modèle comme bon vous semble. Pour plus de clarté, supposons qu'il s'agit d'une table.

Dans le coin supérieur, spécifiez différentes couleurs pour les blocs personnels, professionnels et de rupture. Si je devais créer un modèle, je choisirais le bleu pour l'écriture, le rouge pour les tâches personnelles, le vert pour l'exercice et le violet pour les réunions de famille hebdomadaires.

Pour le décomposer davantage, je choisirai le bleu pâle pour un rendez-vous client (puisque le bleu est ma couleur de prédilection pour la vie professionnelle). Vert clair pour le jardinage habituel et violet pour les rencontres.

Je pourrais même plonger dans des détails minutieux tels que; repas, pauses thé et petits blocs pour surfer sur les réseaux sociaux.

Vous obtenez mon point.

Attribuer des nuances est une façon de distinguer les tâches.

Cependant, suivez la structure avec laquelle vous vous sentez à l'aise. Si la planification manuelle vous semble écrasante, vous trouverez plusieurs applications adaptées à vos besoins.

Découvrez Anydo.

Il s'agit d'une application de gestion des tâches qui combine une liste de tâches, un agenda et des rappels, le tout en une seule application.

Sunsama est une autre application de productivité qui ressemble à un tableau blanc recouvert de post-it. Son interface est attrayante et elle est idéale pour le travail en équipe.

Une fois que vous avez construit un modèle, déposez tous vos projets réguliers.

3. Remplissez votre emploi du temps et fixez des délais

C'est une partie extrêmement importante. Vous devez non seulement remplir les cases, mais également établir un calendrier pour chaque tâche.

Voici deux conseils pour vous aider à démarrer.

Premièrement, réservez les heures de pointe aux tâches difficiles, car elles nécessitent une concentration supplémentaire.

Une personne du matin sera probablement productive entre 9h00 et 11h00, tandis qu'un oiseau de nuit, après minuit.

Deuxièmement, organisez des projets complémentaires dos à dos. Leur similitude peut soutenir votre rythme, vous permettant de terminer les travaux rapidement.

En résumé, organisez vos projets de manière à obtenir un rendement maximal tout en respectant des délais réalistes.

J'ai délibéré de mettre en évidence le mot "réaliste" parce que nous avons tendance soit à surestimer notre capacité et à assumer des délais serrés, soit à la sous-estimer en les étirant.

Les deux méthodes auraient peu d'importance si les délais serrés et laxistes n'avaient pas eu d'effets négatifs.

Connaissez-vous la loi de Parkinson?

Il dit que votre cerveau ajuste en permanence ses performances pour respecter vos délais.

Si vous fixez un délai de cinq heures pour un projet que vous pouvez terminer en deux heures, votre esprit réduira le niveau de productivité à cinq heures, et vice versa.

En termes simples, des délais irréalistes réduisent l'efficacité et engendrent le stress.

Pour calculer le temps avec précision, essayez des applications de suivi comme HourStack.

Les applications HourStack vous permettent de juger de votre capacité de travail.

Comme la représentation visuelle d' Hourstack est similaire au système de planification par blocs horaires, vous pouvez l'utiliser comme outil de suivi du temps et comme gestionnaire de tâches.

Si vous préférez un design minimaliste, Toggl Track fera l'affaire.

4. Laissez les blocages pour les pauses et la spontanéité

L'expression « Trop de travail et pas de loisirs rendent Jack ennuyeux » faisait peut-être référence à un bourreau de travail, mais programmer des plages horaires sans pauses pourrait littéralement engourdir votre esprit.

Selon les recherches , une personne a besoin d'au moins une courte pause après chaque tâche ininterrompue de 52 minutes.

Francesco Cirillo a d'abord observé ce phénomène à la fin des années XNUMX et a introduit la technique Pomodoro.

La méthode recommande des blocs de temps de 24 minutes pour les projets, avec de brefs intervalles pour rompre la monotonie.

Au fil des ans, alors que plusieurs chercheurs ont pris les mesures, il a été convenu qu'une pause moyenne de 17 minutes après chaque heure pourrait améliorer la productivité. Outre les pauses, on dit aussi que la spontanéité aiguise votre esprit, améliore la créativité et réduit le stress.

Vous remarquerez cette spontanéité dans de nombreuses applications populaires, l'application de défi de 30 jours en étant un exemple classique.

L'application de santé attribue quotidiennement différents défis d'exercice et ajoute des pauses tous les quelques jours.

Tout comme votre côté physique, votre esprit nécessite des soins similaires pour éviter l'épuisement précoce. Gardez votre calendrier flexible pour couvrir les pauses et les événements imprévus.

5. Réviser et ajuster

Il y a toujours une possibilité que votre planificateur de blocage du temps ne réussisse pas du premier coup.

En prenant le contrôle de votre temps, vous créez pratiquement un effet d'entraînement.

L'action s'apparente à l'adoption d'une habitude, et nous savons tous à quel point cela peut être extrêmement chronophage.

Prenez quelques semaines pour vous adapter. Effectuez des revues hebdomadaires de vos progrès et modifiez le calendrier en conséquence.

Si vous avez encore des doutes et avez besoin de conseils supplémentaires, consultez « Deep Work » de Cal Newport.

L'auteur à succès du New York Times a partagé des connaissances approfondies et quelques astuces incroyables pour surmonter les distractions.