Agent officiel expliqué – Qu’est-ce qu’un AOR ?

Agent of Record est un service de gestion de sous-traitants parfait pour les entreprises en croissance.

Elle propose des solutions de recrutement rentables et sûres, vous protégeant des pénalités de mauvaise classification des travailleurs et des contestations judiciaires.

Dans cet article, vous découvrirez tout sur le rôle d'AOR dans la gestion des prestataires. J'y explique ses services principaux et vous propose quelques recommandations pour vous aider à trouver les solutions les mieux adaptées à votre entreprise.

Commençons!

Qu'est-ce qu'AOR ?

Un agent officiel (AOR) est une société d’externalisation tierce qui assume la responsabilité juridique de vos sous-traitants en votre nom.

Ces responsabilités comprennent plusieurs domaines clés tels que la génération de contrats, l’embauche, la collecte de documents et les transactions multidevises.

La tâche principale d'un AOR est de superviser toutes les activités, de l'embauche à la résiliation, pour garantir que vous pouvez travailler avec les sous-traitants en toute sécurité et en toute conformité.

Comment fonctionne l'AOR ? 

Un agent officiel agit comme intermédiaire entre vous et vos sous-traitants. Lorsque vous engagez un agent officiel, vous lui confiez toutes les responsabilités de gestion des sous-traitants, lui donnant ainsi le pouvoir d'intégrer et de payer les sous-traitants.

Vous pouvez faire appel à AOR pour des entrepreneurs nationaux et internationaux. La plupart d'entre eux opèrent dans plusieurs pays et peuvent vous donner accès aux marchés locaux et mondiaux. 

Dans la pratique, cependant, les entreprises optent généralement pour des services AOR pour les freelances étrangers. Cela les aide à éviter les complexités juridiques et de conformité liées au travail avec des entrepreneurs internationaux.

J'ai partagé quelques conseils sur la façon de choisir le meilleur AOR pour votre entreprise. Mais avant d'en discuter, parlons d'abord des principales responsabilités de l'AOR.

Services de base AOR

En tant que représentant de votre entreprise, un agent officiel couvre l'aspect conformité du travail, simplifiant ainsi le processus de documentation et de paiement pour vous. 

Certains peuvent également fournir d’autres services annexes, comme la personnalisation ou la vérification des entrepreneurs.

Voici les principaux services fournis par un agent officiel :

• Gestion de l'entrepreneur.
• Classement des travailleurs.
• Traitement des paiements.
• Représentant de l'entreprise.
• Expertise interne.

Pour expliquer un peu plus les principales responsabilités de l'AOR, j'ai développé pour vous les trois principaux services de base.

Vous pouvez également consulter les plateformes AOR en bas de la page pour en savoir plus.

1. Gestion des entrepreneurs

AOR est spécialement conçu pour la gestion des sous-traitants. 

Son rôle est de faciliter la communication entre l'entreprise et les travailleurs indépendants et de gérer les aspects administratifs du travail, tels que l'intégration et les litiges.

Certains domaines clés couverts par un AOR sont :

• Génération d'accords, modifications et négociation.
• Collecte, vérification et stockage de documents.
• Envoi et réception de paiement.
• Expertise interne sur les lois et les conseils locaux en matière d'emploi.

AOR peut également vous aider à louer du matériel pour les indépendants. Plusieurs fournisseurs d'AOR comme Deel ont des accords avec des prestataires de services tiers pour offrir des tarifs compétitifs et des facilités d'expédition à leurs clients.

2. Classement des travailleurs

L’une des principales missions de l’agent officiel est d’aider les entreprises à prévenir la mauvaise classification des travailleurs.

Une mauvaise classification comporte un risque de pénalité qui peut être facilement évité avec les conseils d'un expert. Un AOR utilise ses ressources internes pour déterminer si le candidat que vous avez sélectionné peut travailler en tant que sous-traitant et suggérer la classification appropriée.

Certains domaines clés couverts par un AOR sont :

• Vérification de l'éligibilité de l'entrepreneur.
• Classification appropriée des travailleurs.
• Protection contre les pénalités.

L'avantage principal d'un AOR est sa fiabilité. En cas de pénalité pour mauvaise classification, l'AOR prend en charge tous les frais.

3. Versement des paiements

L'AOR est responsable de l'envoi des paiements aux entrepreneurs. Elle collecte et vérifie les factures, calcule les montants et effectue les retenues fiscales nécessaires.

Pour le décaissement des paiements, il fournit une plateforme numérique avec une passerelle sécurisée pour envoyer des paiements à tous les freelances dans leurs devises locales. 

Certains domaines clés couverts par un AOR :

• Encaissement des factures et documents fiscaux.
• Vérification et calcul du montant.
• Traitement des paiements.

En cas de divergence de paiement, l'équipe interne d'AOR gère le litige.

Avantages et inconvénients d'un agent officiel

L'AOR est incroyablement pratique pour la gestion des sous-traitants.

L'agent dispose des ressources nécessaires pour gérer la conformité locale, offrant son expertise pour vous aider à travailler facilement avec des freelances.

Il existe cependant des avantages et des inconvénients à travailler avec un AOR. Si vous envisagez d'en embaucher un pour votre entreprise, voici quelques éléments à garder à l'esprit lorsque vous étudiez vos options.

Avantages

• AOR assume l'entière responsabilité des sous-traitants et de tous les risques associés. Cela signifie qu'il s'agit probablement de l'un des moyens les plus sûrs de travailler avec des freelances.
• Grâce à son expertise en matière de lois du travail locales, votre AOR génère des contrats conformes et vous tient informé pour garantir que vos relations avec des entrepreneurs étrangers sont toujours légales.
• Vous n'avez pas à vous soucier des paiements. AOR supervise les factures, y compris le calcul et le décaissement des paiements.

Inconvénients

• AOR facture des frais mensuels pour la gestion des sous-traitants. C'est une bonne option pour les travailleurs indépendants à l'étranger, mais elle peut s'avérer coûteuse pour la main-d'œuvre nationale.
• AOR ne gère pas directement les impôts. Bien qu'elle collecte les documents fiscaux et les déductions nécessaires, les entrepreneurs doivent déclarer leurs propres impôts.
• Un agent officiel travaille avec des tiers pour le traitement des informations et des paiements. Cela signifie que vous pouvez parfois être confronté à des problèmes de service client.

EY

Que rechercher lors du choix d'un AOR

En plus des avantages et des inconvénients, il y a une chose que vous devriez apprendre à propos de l'AOR : la qualité de son service. 

La plupart des fournisseurs AOR proposent généralement tous les services de base, mais leur réseau mondial, leur expertise et leurs méthodes de paiement diffèrent légèrement, ce qui donne à chacun un avantage sur l'autre.

Par exemple, Deel est l'une des principales plateformes d'agents officiels, mais elle ne prend en charge que sept devises de facturation. Papaya Global , en revanche, accepte les paiements clients dans 15 devises.

Vous trouverez ci-dessous les six éléments à prendre en compte dans un AOR. Cette liste peut vous aider à choisir le meilleur fournisseur de services.

1. Couverture du pays

La première chose à considérer avant de choisir un agent officiel est sa couverture nationale. 

Si vous vivez au Canada et souhaitez travailler avec une personne d'Irlande, assurez-vous que la plateforme prend en charge votre pays de résidence et celui de votre entrepreneur. 

Il en va de même pour les embauches nationales. Il serait inutile d'embaucher un AOR si la plupart de vos sous-traitants vivent dans une ville où son service n'est pas disponible. 

Le meilleur exemple est celui des offres de Deel pour Singapour . Son offre AOR pour les entreprises basées à Singapour est uniquement disponible pour le recrutement de sous-traitants locaux. Si vous êtes basé aux États-Unis, vous ne serez peut-être pas soumis aux mêmes restrictions.

2. Modalités de paiement

La transparence des prix est le principal facteur qui pourrait influencer votre décision d’achat. 

De nombreuses plateformes partagent les tarifs des packages sur leur site Web pour créer de la transparence, mais leurs tarifs finaux varient généralement pour répondre à des exigences commerciales spécifiques.

Certaines informations ne sont pas non plus visibles sur le site.

Par exemple, la plupart des plateformes AOR demandent un acompte d'un mois à l'avance en guise de garantie pour couvrir les salaires du sous-traitant si le client décide de ne pas payer les travailleurs. Étant donné que ces plateformes assument la responsabilité légale de votre personnel, elles doivent payer les sous-traitants quoi qu'il en soit.

Assurez-vous de consulter leur page de tarification ou de vous renseigner sur leurs conditions de paiement pour éviter toute surprise.

3. Services annexes

De nombreux fournisseurs AOR vendent des services annexes ou des produits connexes à leurs clients. Cela leur donne un avantage concurrentiel et un moyen de générer des revenus supplémentaires.

Profitez pleinement de leurs promotions et réductions pour obtenir des avantages supplémentaires. 

Explorez également leurs modules complémentaires pour voir s’ils peuvent aider votre entreprise à se développer.

4. Évolutivité

Si vous êtes une entreprise en pleine croissance ou envisagez de développer prochainement votre activité, il est important de choisir une plateforme capable de s'adapter au volume de votre effectif. 

Découvrez le type de support qu'un agent AOR offre aux entreprises en croissance. Par exemple, Papaya Global fournit des services de qualité professionnelle. Vous pouvez intégrer des sous-traitants en masse via cette plateforme.

Demandez des forfaits personnalisés pour avoir une meilleure idée de la qualité de service de l'AOR.

5. Assistance technique

AOR fournit généralement des services en ligne. Elle utilise un logiciel interne pour se connecter aux clients et aux sous-traitants embarqués. 

Optez pour un AOR avec un bon support technique. La plupart des AOR proposent des outils conviviaux pour faciliter la gestion des sous-traitants. Mais certains, comme Deel, fournissent également des outils et des plugins supplémentaires pour améliorer l'expérience globale.

Quelle que soit la plateforme AOR que vous choisissez, essayez leur logiciel numérique pour voir leur facilité d'utilisation.

6. Réputation

Cela peut sembler évident, mais je le mentionne quand même pour souligner son importance. 

Pour vous assurer de choisir le bon AOR, vérifiez les références et les antécédents de l'entreprise.

Recherchez des avis en ligne, des données historiques et une couverture médiatique pour mesurer son expérience dans le secteur. 

Vous pouvez également essayer le package de démarrage pour tester la qualité de leur service.

Les cinq meilleures plateformes AOR

J'ai répertorié ici les trois principales plateformes qui peuvent agir en tant qu'agent officiel. Elles sont entièrement en ligne et travaillent avec des tonnes d'entreprises.

1. Partager

Deel est une plateforme RH internationale de renom . Elle opère dans 150 entités à travers le monde, fournissant des logiciels et des services pour aider les entreprises à gérer leurs effectifs internationaux.

Parmi ses services notables figurent le recrutement international, la paie en ligne, l'administration des avantages sociaux et la gestion de la conformité. Vous recevrez un portail numérique pour vous connecter avec votre personnel et gérer l'administration quotidienne.

Vous pouvez également engager Deel comme agent officiel pour gérer les sous-traitants étrangers. Le package comprendra la classification des travailleurs, l'intégration, le traitement des paiements et des conseils juridiques.

Les services de base

• Intégration de l'entrepreneur.
• Paie mondiale.
• Gestion de la conformité.
• Options de paiement flexibles pour les entrepreneurs.
• Administration des prestations.
• Experts internes.
• Logiciel convivial avec intégration tierce.
• Présence dans plus de 150 pays.

Tarifs et Prix

Les forfaits d'entrepreneur de Deel commencent à 49 $. Pour les services d'agent officiel, les ventes contractuelles. Vous pouvez créer un compte gratuit et réserver une démonstration. 

2. Papaye Global

Papaya Global propose des solutions de recrutement et de gestion de la paie à l'échelle mondiale à des entreprises établies. Elle propose une large gamme de produits RH, dont les services d'agent de référence.

En tant qu'agence de recrutement, Papaya Global examine et classe les sous-traitants avant de les intégrer. Au cours de leur mandat, l'équipe interne conserve un dossier sur chaque freelance et met à jour les politiques d'emploi locales.

Le paiement transfrontalier est plus simple avec Papaya Global. Il a accès à plus de 160 sites et prend en charge plusieurs devises.

CARACTERISTIQUES de base

• Intégration de l'entrepreneur.
• Gestion de la conformité.
• Paiements transfrontaliers.
• Portail libre-service.
• Intégration tierce.
• Experts internes.
• Présence dans plus de 160 pays.

Tarifs et Prix

Les prix de l'agent officiel de Papaya Global commencent à 200 $. 

3. Escouade

Skuad est une filiale d'une société de haute technologie populaire, Payoneer. 

Son package Agent of Record comprend des contrats spécifiques à chaque pays, une protection contre les erreurs de classification, la tenue de registres et des paiements multidevises. Pour les tâches de facturation et administratives, Skuad propose un portail en libre-service.

Plus de 600 entreprises utilisent Skuad pour les recrutements à l’étranger et les paiements transfrontaliers.

CARACTERISTIQUES de base

• Intégration de l'entrepreneur.
• La vérification des antécédents.
• Couverture mondiale.
• Génération de contrat.
• Gestion des factures.
• Portail libre-service.
• Prise en charge multidevise.

Tarifs et Prix

Le forfait d'entrepreneur de Skuad commence à 19 $. Pour des services AOR complets, contactez le service commercial.

4. Multiplicateur

Multiplier est une autre bonne option pour la gestion des sous-traitants. C'est une plateforme réputée avec de bons témoignages.

Vous pouvez l'utiliser facilement pour intégrer des sous-traitants, obtenir des accords conformes et envoyer des paiements transfrontaliers. Il prend en charge à la fois les startups et les entreprises et offre une couverture nationale étendue.

Un guide de recrutement étape par étape est disponible sur la plateforme. Vous pouvez également réserver une démo pour l'explorer.

CARACTERISTIQUES de base

• Intégration de l'entrepreneur.
• Génération de contrat.
• Protection contre les erreurs de classification.
• Accès à plus de 150 pays.
• Paiement dans plus de 100 devises.
• Gestion des factures et des dépenses.
• Portail libre-service.

Tarifs et Prix

Le prix de départ du multiplicateur est de 40 $. Les représentants commerciaux peuvent fournir des tarifs personnalisés sur demande.

5. Bureau des talents

TalentDesk est avant tout une plateforme de gestion de freelances. Mais elle propose également des services d'agent de référence aux entreprises.

Grâce à son AOR, vous pouvez travailler avec des entrepreneurs approuvés et vous protéger des risques de non-conformité. 

Vous bénéficierez de plusieurs autres avantages avec son service AOR. Par exemple, vous aurez accès à une place de marché de talents pour la recherche de sous-traitants. 

Des solutions de gestion des paiements et des impôts sont également disponibles.

Je vous recommande de consulter son site Web pour avoir une meilleure idée de ses services.

CARACTERISTIQUES de base

• Logiciel de gestion indépendant.
• vivier de talents.
• Intégration de l'entrepreneur.
• Accord conforme.
• Solutions de paiement et de fiscalité.
• La vérification des antécédents.
• Intégration tierce.

Tarifs et Prix

Talent Desk AOR est un service complémentaire et coûte environ 99 $ par entrepreneur.

Conclusion – Pourquoi devriez-vous opter pour un AOR ? 

L'agent officiel offre de nombreux avantages aux entreprises qui souhaitent travailler avec des freelances étrangers mais ne sont pas sûres de la gestion de la conformité.

Ils vous donnent accès à un pool d'entrepreneurs sélectionnés et agissent en tant qu'intermédiaire, gérant toutes les formalités administratives et les paiements pour vous.

En choisissant un AOR, vous pouvez prévenir les erreurs de conformité et vous épargner des risques potentiels.

N'hésitez pas à consulter les plateformes que j'ai répertoriées ci-dessus. Contactez les représentants commerciaux et partagez vos besoins pour obtenir des informations précises. Bonne chance !