Kuinka saada etätyöryhmän jäsenet mukaan ja torjua eristäytymistä

Jos viime vuodet ovat opettaneet meille jotain, se on, että hajautetut ja hybridijoukkueet ovat tulleet jäädäkseen.

Vuodesta 2023 lähtien noin 30 % kokopäiväisistä työntekijöistä työskentelee hybridimallilla, jossa he jakavat ajan toimiston ja kodin välillä.

Silti työntekijöiden ryhmän pitäminen sitoutuneena, yhtenäisenä ja yhteenkuuluvana miehistönä voi osoittautua haastavaksi, kun tehdään yhteistyötä näyttöjen kautta.

Vaikka monet johtajat ovat tuottavia, ne huomaavat, että motivaatio, toveruus ja jopa tulos vajoavat ajan myötä etätyöntekijöiden keskuudessa, jotka kohtaavat uuvuttavia eron tai eristäytymisen tunteita.

Ratkaisut ovat tietoisesti kuratoivia yhteistyötiloja, jotka edistävät työntekijöiden vuorovaikutusta, ravitsevat henkilökohtaisia ​​suhteita kuuntelemalla ja empatialla sekä hyödyntämällä digitaalisia työkaluja yhteisöllisten kokemusten luomiseen.

Tämä ei vain lisää osallisuutta ja yhteenkuuluvuutta, vaan se vaikuttaa suoraan tuottavuuteen, säilyttämiseen, luovuuteen ja tulokseen.

Tässä blogikirjoituksessa tutkimme Google Workspace -sovellusten, kuten Meetin, Docsin ja Jamboardin, hyödyntäviä toimivia taktiikoita, jotka auttavat johtajia tehokkaasti vuorovaikuttamaan irrallisten mutta arvokkaiden etätiimin jäsenten kanssa.

Aloitetaan!

Johtamisstrategiat

Sitoutumisen arvoa käsittelevän johdannon pohjalta tässä on viisi keskeistä strategiaa, joita johtajat voivat käyttää sitouttaakseen aktiivisesti hajautetun tiimin jäseniä Google Workspacen avulla:

1. Pidä säännöllisiä 1-on-1-videokokouksia

Ajoittamalla viikoittain tai kahdesti viikoittain tapaamisia jokaisen suoran raportin kanssa Google Meetin avulla voit tarkistaa edistymisen, antaa palautetta ja rakentaa etätyön kannalta tärkeitä suhteita.

Esimerkiksi 33 % etätyöntekijöistä ilmoitti yksinäisyyden suurimpana henkilökohtaisena haasteenaan. Mutta esimiehet, jotka pitävät säännöllisesti videopuheluita, luovat tiloja henkilökohtaiselle yhteydenpidolle.

2. Isännöi virtuaaliryhmän tapahtumia

Järjestä epävirallisia sosiaalisia tapahtumia, kuten perjantai-iltoja tai kahvitarjoiluja tiimille Google Meetin kautta.

Läheiset ystävyyssuhteet työpaikalla saavat työntekijät todennäköisemmin pysymään yrityksessään. Virtuaaliset tiimitapahtumat voivat helpottaa näiden ihmissuhteiden luomista.

3. Tunnista saavutukset julkisesti

Kun tiimin jäsenet tekevät hienoa työtä, kehu heitä julkisesti kertaamalla saavutuksia tiiminlaajuisessa sähköpostiuutiskirjeessä tai julkisessa Google Chat -huoneessa.

Kohokohdat, kuten ”Ryan lanseerasi tällä viikolla tärkeän ominaisuuden” tai ”Sarahin suunnittelu voitti asiakkaamme hyväksynnän”, motivoivat yksilöitä tunnustuksella ( lähde ).

4. Ota käynnissä olevat keskustelut käyttöön

Käytä Google Chatissa aihekohtaisia ​​chat-huoneita, joissa voit keskustella projekteista. Tämä helpottaa yhdenmukaistamista läpinäkyvyyden kautta.

Rakenna yrityskulttuuria sallimalla myös rentoja chat-huoneita työajan ulkopuoliseen jutteluun.

5. Ylikommunikoida konteksti

Aseta odotukset etukäteen sähköpostiuutiskirjeiden ja tallennettujen Meet-istuntojen avulla. Tee yhteenveto tärkeimmistä takeista jälkeenpäin.

Ilman kehon kielen vihjeitä ylikommunikaatio estää hajautettujen ryhmien painopisteiden vääristymisen.

Aloita Google Meetin käyttö

Joukkueen jäsenten tottumukset

Tässä on kolme avaintapaa, jotka yksittäiset tiimin jäsenet voivat omaksua edistääkseen parempaa sitoutumista hajautetuissa tiimeissä:

1. Ylikommunikoi Google Spacesissa

Aktiivinen jakaminen Spaces-kanavilla pitää kaikki ajan tasalla. Anna tilapäivityksiä, kysy mielipiteitä ja jaa uusia kokemuksia.

Esimerkiksi kehittäjä Sangita lähettää uusimman koodinsa tarkistettavaksi "Project Tango" -avaruuteen. Nyt koko tiimi voi antaa palautetta yhden henkilön sijaan. Tämä läpinäkyvyys mahdollistaa nopeamman iteroinnin.

2. Osallistu Casual Meet -videokeskusteluihin

Työhön liittymättömien videokeskustelujen käyttäminen auttaa ylläpitämään suhteita etätiimeissä.

3. Jaa kalentereita laajasti

Kalenterin käytön salliminen lisää tietoisuutta saatavuudesta ja kapasiteetista.

Hajautettujen tiimien jäsenten sitoutuminen johtaa lopulta parempiin tuloksiin. Nämä tavat helpottavat kommunikaatiota, koordinaatiota ja ihmissuhteita, jotka ovat tärkeitä korkean suorituskyvyn kannalta.

Tämän jälkeen lähdetään suoraan Google Workspace -sovellusten käyttöön, jotta saat paremman sitoutumisen etätyöskentelyn aikana.

Työkalujen käyttäminen

1. Tavata

Koska kasvokkain tapahtuva vuorovaikutus on rajallista, Meetistä tulee kanavasi spontaaneille keskusteluille ja luovalle yhteistyölle, jota etätiimit kaipaavat.

Houkuttelevien videopuheluiden helpottaminen ei ainoastaan ​​edistä osallisuutta, vaan lisää suoraan tuottavuutta erilaisten ryhmien kesken.

Miten johtajat voivat maksimoida Meetin edistääkseen hajautettujen miehistöjen sitoutumista?

Vinkkejä kokousta järjestäville johtajille

Keskity isäntänä kaksisuuntaisen vuoropuhelun edistämiseen seuraavilla tavoilla:

Ripottele avoimia kysymyksiä esityksesi aikana käyttämällä Meetin sisäänrakennettua Q&A-ominaisuutta, kyselyitä tai yksinkertaisesti poistamalla osallistujien mykistys soittamaan suullisesti.

Kuvan lähde: Google Workspace

Varaa asialistallasi aikaa epävirallisiin keskusteluihin. Rento vesijäähdytyshetki henkilökohtaiseen yhteenliittämiseen tekee ammatillisesta koordinaatiosta sujuvampaa.

Tärkeimpien tietojen seuranta sähköpostitse, mukaan lukien päätökset, toimintokohteet, lisäresurssit ja palautekyselyt.

Selkeiden reaktioiden etsiminen Meetin emojien tai peukalo ylös/alas -kuvakkeiden avulla. Reaaliaikainen sanaton palaute on rajoitettu etänä, joten reaktiot tarjoavat näkyvyyttä sopimustasoille.

Vinkkejä kokoukseen osallistuville jäsenille

Osallistujana vaikutat suoraan istunnon tehokkuuteen:

Pidä kamera päällä asianmukaisella kehyksellä ja valaistuksella. Ei-verbaaliset vihjeet katoavat etäältä, joten kasvojen näkeminen rakentaa yhteyttä.

Jakamalla valikoivasti näyttöä tai työskentelemällä pienryhmähuoneissa esitelläksesi demoja, luonnoksia jne. Interaktiivinen yhteistyö mahdollistaa vilkkaan keskustelun. Jamboard on hyödyllinen tässä.

Kysy kysymyksiä tai reagoida chatissa, kun haluat soittaa keskeytyksettä. Isäntä voi kiertää takaisin sitoutuakseen.

Ole järkevä mykistyksen/mykistyksen poistamisen suhteen taustamelun minimoimiseksi. Kommunikoinnin selkeys estää kohdistamisen.

Google Meet mahdollistaa vaikuttavan vuorovaikutuksen hajautetuissa tiimeissä, kun kokousten tarkoituksellinen suunnittelu pitää etätyöntekijät yhteydessä.

2. gmail

Gmail helpottaa nopeaa viestintää ja saumatonta yhteistyötä – molemmat olennaisia ​​hajautettujen ryhmien kanssa.

Käytä Gmailia:

1) Päivittäiset keskustelut:

Rento chat kollegoiden välisen virallisen sähköpostin sijaan helpottaa suhteen rakentamista. Välitön edestakaiset luovat luonnollisen "vesijäähdytyskeskustelun".

Ryhmäsähköpostilistat yksinkertaistavat päivitysten lähettämistä koko tiimille kerralla sen sijaan, että lähetettäisiin sähköpostia erikseen jokaiselle henkilölle.

2) Työn tehostaminen:

Jaetut postilaatikot mahdollistavat sujuvan yhteistyön antamalla useille ihmisille pääsyn ryhmäsähköposteihin, joihin kuka tahansa voi vastata yksittäisten postilaatikoiden sijaan. Streak for Gmailin kaltaiset ohjelmistot auttavat jopa järjestämään jaettuja postilaatikoita etätyön koordinointia varten.

Mallit säästävät aikaa usein lähetetyissä viestinnöissä, kuten viikoittaisissa projektin tilapäivityksissä tai yleisissä usein kysytyissä kysymyksissä.

Gmail mahdollistaa nopean viestinnän yhdenmukaistamista varten sekä mahdollisuuden tehdä yhteistyötä ja keskustella epävirallisesti – kaikki olennaiset osat hajautettujen tiimien sitouttamiseen.

3. Google asema

Jos etätiimi ei ole yhteydessä, Google Drive parantaa läpinäkyvyyttä ja saumatonta koordinaatiota – saa kaikki aktivoitumaan.

Näin voit hyödyntää sen ominaisuuksia.

Unified Access

Driven avulla tiedostot säilyvät turvallisesti yhdessä paikassa sen sijaan, että ne olisivat hajallaan laitteissa tai postilaatikoissa. Tämä keskeinen "totuuden lähde" ​​mahdollistaa yhtenäisen pääsyn ja näkyvyyden.

Työskenteletpä siis kotitoimistostasi Torontossa, kahvilassa Berliinissä tai työskentelytilassa Bangalore Cityssä, kaikki tiimin jäsenet pääsevät käyttämään uusimpia versioita.

Reaaliaikainen yhteistyö

Drivessa on Docs, Sheets ja Slides – Google Workspacen toimistosovellukset. Mutta toisin kuin erilliset asiakirjat, nämä pilvipohjaiset tiedostot sallivat hajautettujen kollegoiden samanaikaisen muokkauksen.

Ei tarvitse odottaa, että joku viimeistelee kappaleensa lisäämisen tai joudut integroimaan muutokset manuaalisesti useista versioista.

Esimerkiksi markkinointi- ja tuotetiimisi voivat yhdessä tarkentaa viestien lähettämistä samassa asiakirjassa ohittamatta päänsärkyä. Kaikki pysyvät täydellisesti synkronoituna.

Hallitse muutoksia

Jokainen Drive-tiedostoissa tehty säätö tallennetaan jälkipolville. Sukella minkä tahansa tiedoston versiohistoriaan tarkastellaksesi, vertaillaksesi tai palauttaaksesi aiempia iteraatioita.

Suunnittelijasi voivat siis rohkeasti kokeilla ehdotettua logoa, mutta palata tarvittaessa aikaisempiin luonnoksiin. Se on ketterämpää kuin yksittäisten piirustustiedostojen seuranta.

4. Google Docs, Sheets & Slides

Työskenteletpä sitten asiakirjojen parissa, analysoit tietoja tai suunnittelet esityksiä, Googlen Office Suite -sovellukset antavat tiimille mahdollisuuden työskennellä yhdessä missä tahansa.

Niiden pilvipohjainen reaaliaikainen muokkaus ja keskitetty pääsy auttavat etätiimejä pysymään tiukasti linjassa.

Google-dokumenttien avulla voit erityisesti:

• luoda wikit jaettavina keskittimina projektitiedoille, kuten tilalle, jäsenrooleille ja avainlinkeille. Jokainen viittaa yhteen totuuden lähteeseen.
• Ota yhteyttä kokousmuistiinpanot, sitten kierrättää yhteenvedot päivittääksesi etäosallistujat.

Hyödynnä Google Sheetsia:

• Projektien aikataulujen seuranta eräpäivät, tila ja siirronsaaja. Etätiimisi koordinoi saumattomasti.
• Tietojen analysointi tuotujen mittareiden avulla löytääksesi oivalluksia päätöksiä varten. Jaa interaktiivisia hallintapaneeleja.

Ja luota Google Slidesin apuun:

• Aivoriihi-istunnot yhdessä luotujen kansien kanssa.
• Interaktiiviset metallikehykset ja prototyypit hajallaan olevien arvioijien kommenteilla. Nopea etäpalaute.

Google Docsin, Sheetsin ja Slidesin tarjoama reaaliaikainen usean käyttäjän muokkaus on korvaamaton hyödyllinen tiimeille, joiden jäseniä on maailmanlaajuisesti useilla aikavyöhykkeillä.

5. Google-kalenteri

Synkronissa pysyminen on hankalaa hajautetuille tiimeille. Google Kalenteri kuitenkin parantaa aikataulujen ja tapahtumien näkyvyyttä, jotta kaikki pysyvät ajan tasalla.

Jaetut tiimikalenterit varmistavat läpinäkyvyyden:

• Työajat ja vapaa-aika
• Kokoukset, määräajat ja tapahtumat
• Ja keskittyä aikalohkot pää alaspäin työhön.

Esimerkiksi some-manageri Ishita merkitsisi offline-tilanteensa sisällön suunnittelua varten. Nähdessään tämän "omalle ajalle" varatun osan työtoverit tietävät, ettei hänen keskittymistään pidä häiritä.

Kalenterin integrointi Gmailin kanssa näyttää myös automaattisesti hylkäykset, jos kokouskutsut ovat ristiriidassa olemassa olevien tapahtumien kanssa. Tämä tietoisuus estää kaksoisvaraukset, jotka jättävät etäiset poissa.

Käytä kalenterikutsuja ajoittaaksesi sosiaaliset etäajat, kuten perjantain trivia.

Kalenterikutsujen lähettäminen tapahtumien järjestämisen sijaan Slackin tai tekstiviestin kautta helpottaa osallistujien seurantaa ja muistutuksia. Myös automaattiset muistutukset lisäävät osallistumista.

Jaetut kalenterit, jotka on yhdistetty postin integrointiin, ilmoituksiin ja automatisoituihin tapahtumiin, poistavat koordinaatiopäänsärkyä.

Kun se on poissa tieltä, tutkitaan, kuinka voit taistella tiellesi mahdollisesti tulevia etätyön haasteita vastaan.

Kokeile Google Workspacea ilmaiseksi 14 päivää

Etätyön haasteisiin vastaaminen

Eristäminen ja yhteyden puute ovat yleisiä haasteita etätiimeille. Useat strategiat voivat kuitenkin auttaa:

Rakenna yhteisöä ei-työkanavien kautta

Kannusta muiden kuin työkanavien käyttöä Google Chatissa/Spacesissa yhteisten kiinnostuksen kohteiden, kuten lemmikkien, harrastusten jne., ympärillä. Tämä mahdollistaa satunnaiset sosiaaliset suhteet.

Järjestä virtuaalisia lounasryhmiä, kahvitaukoja tai "vesijäähdytys"-keskusteluja, joissa tiimin jäsenet voivat keskustella epävirallisesti.

Luo #satunnainen kanava hauskojen meemien, videoiden ja tarinoiden jakamiseen työpaikan tunnelman luomiseksi.

Salli joustavuus

• Pidä videottomia päiviä Meet-puheluissa estääksesi väsymyksen.
• Kysy tiimin jäseniltä nimettömästi, mitä he tarvitsevat työuupumuksen estämiseksi.
• Salli joustavuus työajoissa eri aikataulujen/aikavyöhykkeiden mukaan.

Edistä sosiaalisia yhteyksiä

• Pelaa pelejä, kuten Kahoot ja Gartic Phone, Meetissä luodaksesi luovuutta ja hauskaa.
• Järjestä virtuaalisia iloisia tunteja, kokkailuja tai muita aktiviteetteja seurusteluun.
• Lähetä hoitopaketteja yrityksen swag kanssa, jotta etätyöntekijät tuntevat olonsa arvostetuiksi.

Avain on oikeiden työkalujen käyttäminen oikeisiin tarkoituksiin ja normien luominen asynkronisen viestinnän ympärille.

Sitoutumisen mittaaminen

Hajautettujen tiimien pitäminen sitoutuneina pitkällä aikavälillä vaatii tietoista osallistumisen, yhteistyön ja yhteyksien mittaamista.

Google Workspace tarjoaa tehokkaita työkaluja näiden tietojen keräämiseen.

Kyselyt

Google Formsissa luodut pulssikyselyt auttavat arvioimaan sitoutumista keräämällä säännöllisesti palautetta.

Esimerkiksi:

• Esitä luokituskysymyksiä kokousten jälkeen organisaatiosta, vuorovaikutteisuudesta ja tehokkuudesta. Seuraa trendejä.
• Lähetä kuukausittain Forms-kyselyjä, jotka kattavat tyytyväisyyden, viestinnän ja tuottavuuden – segmentoi tulokset määritteiden, kuten toimikauden, sijainnin ja roolin, mukaan.

Mittaristot

Googlen Looker Studion visuaaliset hallintapaneelit viestivät nopeasti sitoutumistasoista:

• Sisällytä Meetin osallistumis- ja Google-dokumenttien käyttötiedot nähdäksesi osallistumisen.
• Lisää mittareita työkaluista, kuten Chat ja Kalenteri, yhteen monitoiminäkymään.

Tärkeintä on valita yhdistettyjä mittareita ja kerätä johdonmukaisia ​​tietoja trendien paljastamiseksi. Tämä mahdollistaa ongelmien ennakoivan käsittelemisen.

Yhteenveto

Hajautettujen tiimien on todistettu lisäävän tuottavuutta ja saavuttavan globaaleja kykyjä, jos ne ovat tietoisesti mukana.

Kuten Meetin, Docsin ja muiden sovellusten käyttövinkeissä on käsitelty, Google Workspace tarjoaa myös etänä mukautettavia kanavia kyseistä yhteyttä varten.

Osallistumisen, toveruuden ja läpinäkyvyyden ylläpitäminen edellyttää, että myös johtajat arvioivat säännöllisesti sitoutumista.

Muista, että tämän päivän työkalut pyyhkivät eilisen rajat.

Käytä siis ehdotettuja taktiikoita vähän kerrallaan ja katso sitten tarkasti. Huolella ja tarkoituksella hajallaan oleva mutta yhtenäinen tiimisi on pian pysäyttämätön.