چگونه با مسدود کردن زمان شروع کنیم - راهنمای کامل

یک روز در زندگی یک مرد معمولی معمولاً از یک الگوی تقریباً آیینی پیروی می کند.

هشت ساعت خواب. نیم روز سر کار عجله در وعده های غذایی.

وقت باکیفیت با خانواده، و مابقی روز نگران کارهای بی پایان در حالی که در مورد معنای زندگی فکر می کنید.

آشنا به نظر می رسد؟ در این زندگی پرشتاب، ما می‌خواهیم به هر هدفی برسیم و در عین حال چند ساعت فرصت داریم.

از آنجایی که احتمال فشردگی در 24 ساعت «احتمالاً هرگز» است، به طور مبهم کارهای ساده را انتخاب می کنیم و بقیه را برای روز بعد می گذاریم.

و چرخه تکرار می شود. اگر به شما بگویم یک راه موثر برای بهینه سازی زمان شما وجود دارد، چه؟ نگران نباشید، من قصد تشویق به پیروی از روال دقیق نرو ولف را ندارم. (دلیلی وجود دارد که آن مرد یک شخصیت خیالی است).

در عوض، من یک تکنیک باورنکردنی را به اشتراک می‌گذارم که می‌توانید سازماندهی، سفارشی‌سازی و بهره‌وری مثبت را برای y به ارمغان بیاورید.ما سبک زندگی.

این تکنیک نامیده می شود مسدود کردن زمان.

زمان مسدود کردن چیست؟ 

مسدود کردن زمان یک است مدیریت پروژه روشی که برای افزایش تمرکز شما طراحی شده است.

ایده این است که با اختصاص دادن نقاط به هر شغل در تقویم خود - یا ایجاد بلوک‌های زمانی - عوامل حواس پرتی را حذف کنید تا توجه خود را در انحصار خود درآورید.

با این حال، این مفهوم در ابتدا به منظور بهبود بهره وری کار بود، که مردم آن را در زندگی شخصی خود نیز گنجانده اند.

در واقع، اگر به آن فکر کنید، ممکن است ناخواسته بارها آن را دیده باشید! بگذارید برای شما مثالی بزنم.

آیا عاشق آشپزی هستید؟ اگر بله، آیا دستور العمل های مهر زمانی را مطالعه کرده اید که شما را به صورت گام به گام راهنمایی می کند، از جمله دوره تکمیل اقدامات فردی؟

نویسنده از انسداد زمان برای آماده سازی و پخت و پز استفاده می کند. به طور مشابه، اگر رویدادی در خانواده شما اتفاق می افتد و شما سازمان دهنده مقیم هستید، چگونه با آن برخورد می کنید؟

احتمالاً یک چک لیست ایجاد می کنید.

به طور ذهنی زمان برای مشاغل مربوطه را محاسبه کنید و یادداشت ها را دائماً با خود نگه دارید تا در حین حرکت، موارد را به هم بزنید. مثال، اگرچه به معنای دقیق آن نیست، اما یک نسخه خام از مسدود کردن زمان است.

اگر ما ناخودآگاه از قبل این کار را انجام دهیم چگونه مسدود کردن زمان کمک می کند؟

در واقع، ما ناخواسته از مسدود کردن زمان استفاده می کنیم. با این حال، موضوع کمی از ظرافت باید در نظر گرفته شود.

به طور متوسط، ما هفت بار در ساعت وقفه می‌گیریم و روزانه سه ساعت گرانبها را تلف می‌کنیم. مسدود کردن زمان به شما کمک می‌کند تا از روزتان به بهترین شکل استفاده کنید—یا دقیق‌تر، به شما کمک می‌کند از پنج مورد زیر اجتناب کنید.

1. تعویق

صرف نظر از ماهیت شغل، شروع کردن چیزی است که مردم بیش از همه از آن می ترسند – به خصوص زمانی که کار خسته کننده باشد.

لحظه‌ای که به مدیریت پروژه فکر می‌کنید، ناگهان بی‌حالی شروع می‌شود و در نهایت به انجام کارهای بی اهمیت می‌پردازید.

روانشناسان معتقدند اهمال کاری یک ویژگی مادام العمر است. اگر شما یک معطل کننده سریال هستید، بعید است که بدون تأثیر خارجی از شر آن خلاص شوید.

مسدود کردن زمان است که نیروی خارجی، که شما را مستقیماً به سمت وظیفه خود هدایت می کند. وقتی از آن گذشتید، بقیه کارها به طرز شگفت انگیزی آسان می شود.

2. انتخاب کردن مشاغل بدون عارضه

بیشتر آنها قبل از اینکه جرات انجام کارهای چالش برانگیز را به دست بیاورند، به سراغ مشاغل بی نیاز می روند.

ما به طور مداوم کار را به تعویق می اندازیم تا زمانی که به طور نگران کننده ای ظاهر شود و چاره ای جز انجام کار ناخوشایند برای ما باقی نمی گذارد.

این رفتار ناخودآگاه شاخه دیگری از تعلل است که برایان تریسی در کتاب خود «آن قورباغه را بخورید" نسبت به آن هشدار داد.

او بر این باور است که به تعویق انداختن این کار سخت، آن را پس از آن سخت‌تر می‌کند.

این یک کسر منطقی است زیرا علیرغم اینکه موارد سخت را برای آخرین بار رزرو می کنید، آنها برای همیشه در ذهن شما باقی می مانند و انرژی شما را تخلیه می کنند.

مسدود کردن زمان پروژه‌ها را بر اساس اولویت تصمیم‌گیری می‌کند و به پروژه‌های فشرده بدون در نظر گرفتن سطح دشواری آنها اولویت می‌دهد.

3. چند گزینه ای

تا به حال شنیده ام Elon مشک? این تسلا مدیر عامل از یک تکنیک مسدود کردن زمان به نام قانون 5 دقیقه برای مقابله با زندگی پرتنش خود استفاده می کند.

از لحظه ای که از خواب بیدار می شود تا پایان روز، هر دقیقه از روز را برنامه ریزی می کند تا حداکثر بهره وری را به دست آورد.

مردم معمولاً هر روز دو ساعت به این فکر می‌کنند که کدام یک از چند کار به اندازه کافی ضروری است که اول انجام شود.

با صرف 13 دقیقه برای تعیین اهداف، می توانید در ساعاتی صرفه جویی کنید که در غیر این صورت با عذاب آور برای انتخاب شغل تلف می شد.

4. بی شمار حواس پرتی

از زمانی که تلفن همراه زندگی ما را تسخیر کرده است، ما حواس‌پرتی‌های زیادی داشته‌ایم که ما را در معرض خطاهای غیرضروری قرار داده است.

معمولاً هر 60 دقیقه هفت عامل حواس‌پرتی ما را به دام می‌اندازند، چه برسد به پنج دقیقه تلاش برای بازگشت.

با در دسترس بودن آماده تلفن های همراه، سه ساعت روز ما در زمان نمایشگر سوخته است.

ابزارهایی مانند زمان نجات به شما امکان می دهد زمان صفحه نمایش و وب سایت های خود را ردیابی کنید و حتی وب سایت ها را بر اساس اهمیت آنها دسته بندی کنید.

این یک گزارش هفتگی با اطلاعات دقیق در مورد جایی که بیشتر وقت خود را در زمان استفاده از رایانه، iPad یا تلفن هوشمند خود می گذرانید، برای شما ارسال می کند.

مسدود کردن زمان به طور واقعی حواس پرتی را از بین می برد. همانطور که بلوک ها را برای یک هدف خاص اختصاص می دهید، تمرکز شما روی آنها باقی می ماند و شما را از حواس پرتی های بی معنی نجات می دهد.

در حالی که من اعتراف می کنم، گفتن آن آسان تر از انجام دادن است، اگر حتی 50 درصد از کار بدون وقفه را مدیریت کرده باشید، این یک شاهکار است که ارزش تلاش را دارد.

5. گریز

این اصطلاح ممکن است کاملاً نامرتبط به نظر برسد، اما با نگاهی به آن از زاویه ای دیگر، به سرعت متوجه خواهید شد که چرا به آن اشاره کردم.

در طول زندگی‌تان، هر چند وقت یک‌بار می‌شنوید، یا می‌گویید: «متاسفم، وقت نکردم آن را انجام دهم». یا عبارت متداول تر، «آه، من در حال حاضر مشغول هستم. شاید دفعه بعد؟»

مسدود کردن زمان چنین عباراتی را از بین می‌برد و شما را مجبور می‌کند در قبال تعهدات از دست رفته مسئولیت پذیر باشید - تعهداتی که می‌توانند به سادگی ملاقات با یک دوست یا لطفی به همکارتان باشند.

همه می‌دانند که ساعت‌های کافی برای انجام همه کارها وجود ندارد.

بنابراین، ما به وعده های خود عمل می کنیم وقت گذاشتن برای آنها. اکنون که از مزایای مسدود کردن زمان آگاه شدید، اجازه دهید به شما نشان دهم که چگونه آن را هوشمندانه اعمال کنید.

نحوه استفاده موثر از زمان مسدود کردن

برای شروع، فهرستی از مشاغل ضروری و غیر ضروری را برای شروع تهیه کنید.

1. فهرستی از وظایف روزانه تهیه کنید.

ما موجودی عادت هستیم و بدون توجه به محدودیت زمانی، عملکردهای خاصی را تکرار می کنیم.

با این حال، هر زمان که خلق و خوی ایجاد می شود، اغلب کارهای تصادفی را انتخاب می کنیم که معمولاً نادیده می گیریم. مانند؛ با برگزاری جلسه یک کارمند، به نفع شغل دیگری کشیده شده اید. تا کردن لباس‌های شسته شده به مدت یک هفته.

یا تماس با دوست عزیزی که مدتها بود قصد تماس با او را داشتید.

و پس از آن موارد نادری وجود دارد که بدون هشدار ظاهر می شوند.

بنویس کسانی که فعالیت های اساسی و به دنبال آن پروژه های کمتر مورد توجه قرار می گیرند. همانطور که همه اینها را یادداشت می کنید، زمان هر کار را تخمین بزنید و آنها را بر اساس اولویت اختصاص دهید.

این تمرین در ادامه می آید اصل پارتو برای کمک به شما در دسته بندی وظایف اولیه و کم عمق. آقای جوران این مفهوم را توسعه داد و پیشنهاد داد از ده پروژه فقط دو پروژه اهمیت دارند.

در زیر تصویر اصل 80/20 توسط اقتصاددان ایتالیایی، ویلفردو پارتو، آمده است:

2. یک الگوی مسدود کردن زمان ایجاد کنید

قبل از تنظیم برنامه، باید یک الگو برای دنبال کردن داشته باشید.

الگوی مسدود کردن زمان صرفاً یک جدول خالی است که برای کارهای روزانه خود استفاده می کنید.

ایده این است که یک راهنمای استاندارد را تنظیم کنید که مطابق با روال مورد نظر شما باشد.

البته شما موظف به ایجاد مجدد جدول دقیق نیستید. از آنجایی که 70٪ از یک فرم لیست حمایت می کنند، به هر حال، الگوی خود را همانطور که می خواهید بسازید. اما برای روشن شدن، فرض کنید که یک جدول است.

در گوشه بالا، رنگ های مختلف را برای بلوک های شخصی، حرفه ای و شکسته مشخص کنید. اگر بخواهم یک الگو بسازم، آبی را برای نوشتن، قرمز را برای کارهای شخصی، سبز را برای ورزش و بنفش را برای جمع های خانوادگی هفتگی انتخاب می کنم.

برای تفکیک بیشتر آن، آبی کم رنگ را برای ملاقات با مشتری انتخاب می کنم (از آنجایی که آبی رنگ انتخابی من برای زندگی حرفه ای است). سبز روشن برای باغبانی معمولی و بنفش برای دور هم جمع شدن.

من حتی ممکن است به جزئیات جزئی مانند؛ وعده های غذایی، استراحت های چای، و بلوک های کوچک برای گشت و گذار در رسانه های اجتماعی.

متوجه منظور من شدی

اختصاص دادن سایه ها یکی از راه های تشخیص وظایف است.

با این حال، ساختاری را که با آن احساس راحتی می کنید دنبال کنید. اگر برنامه ریزی دستی طاقت فرسا به نظر می رسد، چندین برنامه متناسب با نیازهای خود پیدا خواهید کرد.

اتمام هردو.

است مدیریت کارها برنامه ای که فهرست کارها، برنامه ریز و یادآوری را در یک جا ترکیب می کند.

سانساما یکی دیگر از برنامه های بهره وری است که شما را به یاد تابلویی می اندازد که در سراسر آن یادداشت های چسبناک وجود دارد. از نظر بصری جذاب و برای یک تیم بهترین است.

هنگامی که یک الگو را ساختید، تمام پروژه های معمولی خود را واریز کنید.

3. برنامه خود را پر کنید و ضرب الاجل تعیین کنید

این بخش فوق العاده مهمی است. شما نه تنها باید کادرها را پر کنید، بلکه برای هر کار یک بازه زمانی تعیین کنید.

در اینجا دو نکته برای شروع شما وجود دارد.

یکی، ساعات اوج مصرف را برای کارهای دشوار رزرو کنید، زیرا نیاز به تمرکز بیشتری دارند.

یک فرد صبحگاهی احتمالا بین ساعت 9:00 صبح تا 11:00 صبح مولد خواهد بود، در حالی که یک جغد شب، بعد از نیمه شب.

دوم، پروژه های تکمیلی را پشت سر هم ترتیب دهید. شباهت آنها ممکن است سرعت شما را حفظ کند و به شما امکان می دهد کارها را به سرعت تمام کنید.

به طور خلاصه، پروژه ها را به گونه ای سازماندهی کنید که به حداکثر بازده برسید و حفظ کنید واقع بینانه ضرب الاجل ها

من در مورد برجسته کردن کلمه "واقع بینانه" تصمیم گرفتم زیرا ما تمایل داریم که ظرفیت خود را بیش از حد ارزیابی کنیم و ضرب الاجل های سختی را در نظر بگیریم یا با طولانی کردن آنها آن را دست کم بگیریم.

اگر ضرب‌الاجل‌های محدود و سهل‌انگیز تأثیرات منفی نداشت، هر دو روش اهمیت چندانی نداشتند.

آیا با آن آشنا هستید قانون پارکینسون?

این می گوید که مغز شما به طور مداوم عملکرد خود را تنظیم می کند تا ضرب الاجل های شما را برآورده کند.

اگر یک مهلت پنج ساعته برای پروژه ای تعیین کنید که می توانید آن را در دو ساعت به پایان برسانید، ذهن شما سطح بهره وری را به پنج ساعت کاهش می دهد - و بالعکس.

به زبان ساده، ضرب الاجل های غیرواقعی باعث کاهش کارایی و ایجاد استرس می شود.

برای محاسبه دقیق زمان، برنامه‌هایی مانند ردیابی را امتحان کنید ساعت استک.

برنامه های HourStack به شما امکان می دهد ظرفیت کاری خود را قضاوت کنید.

به عنوان بازنمایی بصری از پشته ساعتی مشابه سیستم مسدود کردن زمان است، می توانید از آن به عنوان ردیاب زمان و مدیر وظیفه استفاده کنید.

اگر تصاویر مینیمال را ترجیح می دهید، تغییر مسیر در خدمت هدف خواهد بود.

4. ترک بلوک برای وقفه و خودانگیختگی

عبارت "همه کارها و هیچ بازی، جک را به پسری کسل تبدیل می کندممکن است به یک معتاد به کار اشاره داشته باشد، اما برنامه‌ریزی زمان بدون استراحت می‌تواند به معنای واقعی کلمه ذهن شما را کسل کند.

مطابق با تحقیق، یک فرد حداقل به یک استراحت کوتاه بعد از هر کار 52 دقیقه ای بدون وقفه نیاز دارد.

فرانچسکو سیریلو در ابتدا این پدیده را در اواخر دهه نود مشاهده کرد و تکنیک پومودورو را معرفی کرد.

این روش بلوک‌های زمانی 24 دقیقه‌ای را برای پروژه‌ها با فواصل زمانی کوتاه برای شکستن یکنواختی توصیه می‌کند.

در طول سال‌ها، زمانی که چندین محقق این اقدامات را انجام دادند، توافق شد که یک استراحت متوسط ​​17 دقیقه‌ای بعد از هر ساعت ممکن است بهره‌وری را بهبود بخشد. به غیر از استراحت، خودانگیختگی همچنین می‌تواند ذهن شما را تیزتر کند، خلاقیت را بهبود بخشد و استرس را کاهش دهد.

این خودانگیختگی را در بسیاری از برنامه های محبوب مشاهده خواهید کرد، برنامه چالش 30 روزه یک نمونه کلاسیک است.

اپلیکیشن سلامتی روزانه چالش‌های ورزشی متفاوتی را اختصاص می‌دهد و هر چند روز یک بار استراحت اضافه می‌کند.

درست مانند جنبه فیزیکی شما، ذهن شما نیز برای جلوگیری از فرسودگی زودهنگام به مراقبت های مشابهی نیاز دارد. تقویم خود را برای پوشش دادن وقفه ها و رویدادهای برنامه ریزی نشده انعطاف پذیر نگه دارید.

5. بررسی و تنظیم کنید

همیشه این احتمال وجود دارد که برنامه‌ریز زمان‌بندی شما در اولین تلاش به موفقیت نرسد.

با کنترل زمان خود، عملاً یک افکت موج دار ایجاد می کنید.

این عمل شبیه به اتخاذ یک عادت است، و همه ما می دانیم که چقدر می تواند بسیار وقت گیر باشد.

چند هفته وقت بگذارید تا تطبیق دهید. بررسی هفتگی پیشرفت خود را انجام دهید و بر اساس آن برنامه را اصلاح کنید.

اگر هنوز مطمئن نیستید و نیاز به راهنمایی بیشتر دارید، بررسی کنید "کار عمیق” توسط کال نیوپورت.

نویسنده پرفروش نیویورک تایمز دانش عمیق و نکات شگفت انگیزی را برای غلبه بر حواس پرتی به اشتراک گذاشته است.