10 استراتژی برای انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر

کار بیشتر لزوماً به معنای بهره وری بیشتر نیست.

قبل از خواندن ادامه مطلب، یک لحظه مکث کنید. به این فکر کنید که چند روز احساس کردید در مدت زمان کمتری به نتایج بیشتری دست یافته اید؟ 

و چند بار تا به حال خود را گرفتار یافت در یک حلقه بی پایان از فهرست کارها؟

برخی از افراد ممکن است به این فکر بیفتند که هر چه طولانی‌تر فهرست کارها را ایجاد کنید، بهتر می‌توانید مهلت‌ها را مدیریت کنید. می توانید انتظارات بالاتری را برآورده کنید و از رقبا جلوتر بمانید. 

این کاملا اشتباه است. 

این فقط باعث می شود که شما کار بیش از حد انجام دهید، و آزادی شما توسط رویکرد کاری شما از بین برود. 

همانطور که گفته شد، کار بیش از حد اغلب منجر به فرسودگی شغلی و استرس می شود مطالعات. و به این دلیل است که بسیاری از مردم از ایده‌های منسوخ پیروی می‌کنند که نه تنها به بهای بهره‌وری و آزادی آنها تمام می‌شود، بلکه سلامتی سالمی نیز دارند.

اما اگر با سبک کاری هوشمندانه‌تری سازگار شوید که می‌تواند عادات غیرمولد را قطع کند و به شما در رسیدن به اهدافتان در زمان کمتری کمک کند، چه؟

در واقع، شما می توانید. 

من می خواهم 10 استراتژی را با شما به اشتراک بگذارم می توانید از امروز درخواست دهید تا کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید.

1. خرد کردن

ایجاد یک لیست کارها یک راه خوب قدیمی برای منظم نگه داشتن وظایف است. به نظر می رسد ممکن است شما را درگیر تعداد زیادی کار غیرممکن برای انجام به موقع کند.

تصور کنید چه تفاوتی بین شما و همکارتان که کار را در زمان کمتری انجام می دهد چیست؟ به احتمال زیاد، او فرآیند نامیده شده را دنبال می کند تکه تکه شدن

طبق علم رفتاری، مغز ما برای انجام چندوظیفه ای طراحی نشده است. می توانید صبحانه خود را آماده کنید و همزمان با تلفن های رسمی خود تماس بگیرید. اما احتمال اشتباهات ناشی از شکاف توجه بیشتر است. و این فقط یک زمان اضافی می برد.

جایی که تمرکز می رود، انرژی جریان می یابد.

- تونی رابینز

خوب ، از کجا شروع کنیم؟

لیست کارهای خوب قدیمی خود را ایجاد کنید. اما این بار، تعداد موارد را حساب نکنید. این فقط باعث می شود که شما احساس ترس کنید. 

در عوض، هدفمندترین و وقت گیرترین وظایف خود را با کارهای بی اهمیت تقسیم کنید. اکنون در میان هدفمندترین وظایف خود، وظایف سختی را که می توانند به اهداف بلندمدت شما خدمت کنند، اولویت بندی کنید.

همه چیز با گروه بندی آسان تر می شود. 

نه فقط از روی عمد، بلکه می‌توانید با جستجوی مشترکات، کارهای خود را تکه تکه کنید. به عنوان مثال، هزینه های برنامه ریزی و فعالیت های بانکی را می توان در بخش مالی طبقه بندی کرد. در حالی که حضور در مراسم خانوادگی یا ملاقات با یک دوست قدیمی را می توان در زیر روابط گروه بندی کرد. 

پیروی از چنین اقداماتی نه تنها به شما کمک می کند تا وظایف خود را به موقع انجام دهید، بلکه بهره وری را بهبود می بخشد، کارهای عقب افتاده را کاهش می دهد و شما را سازماندهی می کند. 

2. قانون پارکینسون

در سال 1955، مورخ بریتانیایی سیریل نورثکوت پارکینسون ایده ای در مورد اینکه چگونه تعیین ضرب الاجل می تواند به تجزیه و تحلیل یک اثر و انجام به موقع آن کمک کند، ارائه کرد.

کار به گونه ای گسترش می یابد که زمان موجود برای تکمیل آن پر شود.

- CN پارکینسون

 مهلت، رویکرد کار خود را تغییر دهید. این به خواسته ها، انگیزه ها، و تمرکز شما را به چالش می کشد. با این حال عوارض جانبی وجود دارد.

با ضرب‌الاجل‌های سخت‌تر، نمی‌توانید در مورد اهداف غیرواقعی تصمیمات عملی بگیرید. از سوی دیگر، غیرمنطقی است که تمام روز خود را به اتمام کار سه ساعته اختصاص دهید.

این اتلاف وقت است و به کار شما کیفیت نمی بخشد. آنها فقط باعث ایجاد حواس پرتی و به تعویق انداختن بیشتر روز شما می شوند.

درعوض، سعی کنید قسمت عمده را به تکه تکه کنید. برای هر یک از آن تکه ها یک تایمر تنظیم کنید. و سعی کنید ضرب الاجلی تعیین کنید که برای شما چالش برانگیز به نظر برسد. در مورد تنظیم یک تایمر برای 2 ساعت برای اتمام یک کار 4 ساعته چطور؟ 

با کمی تمرین، با تصمیماتی که تحت فشار می گیرید، خود را شگفت زده خواهید کرد. بدون حواس پرتی، اتلاف وقت، یا جزئیات بی ربط.

3. وظایف تولید دسته ای

حواس پرتی در محل کار در ارتباط با رسانه های اجتماعی، وقفه افراد یا تماس های تلفنی بسیار رایج است. اما وقتی در مورد مدیریت خرد صحبت می کنید، بیشتر ساعات متمرکز شما به طور کلی تحت تأثیر وظایف کم ارزش قرار می گیرد.

افراد زیادی را خواهید دید که آنها را در طول زندگی روزمره خود پراکنده کرده اند. برای مثال، ایمیل‌ها، تماس‌های تلفنی رسمی، وظایف اداری یا هر کار کوچکی که به بهره‌وری شما نمی‌افزاید.

و جای تعجب نیست که ٪۱۰۰ متخصصان دانش صندوق ورودی یا اعلان های خود را در تمام طول روز فعال نگه می دارند. تکلیف سوئیچ تداوم و تمرکز را در پربارترین ساعات شما از بین می برد.

اما عواقب آن چه می تواند باشد؟

زیاد.

طول میکشه در حدود دقیقه 25 وقتی حواس‌تان پرت شد به چرخش چیزها برگردید. 

مدت زمانی که برای شما هزینه دارد = طول کارهای کم ارزش + 25 دقیقه

این جایی است که تولید دسته ای می تواند در زمان شما صرفه جویی کند. چگونه اقلام را از سوپرمارکت خریداری می کنید؟ شما برای همه چیز در سبد خرید خود به طور کلی پرداخت می کنید، درست است!  

به طور مشابه، شما باید برنامه ریزی کنید بلوک زمان به جای باز نگه داشتن اعلان ها و برگه های ایمیل و پرت شدن حواس در طول روز، همه کارهای کم ارزش را به یکباره انجام دهید. 

4. قانون 80/20

بیشتر فعالیت‌ها در زندگی روزمره ما به طور نابرابر توزیع می‌شوند. و به همین دلیل، ما در زمان بسیار کوتاهی به برخی از وظایف تاثیرگذار کمک می کنیم. اما بقیه زمان صرف وقفه یا کار غیرمولد می شود. این یک اتلاف وقت جدی است. 

با توجه به این مشکل، یک اقتصاددان ایتالیایی ویلفردو فدریکو داماسو پارتو، قانون 80/20 یا اصل پارتو را معرفی کرد. 

طبق اصل، به طور کلی، 80٪ از تاثیر از 20٪ از کار ناشی می شود. 

اگر ارشد شما 20٪ از کار شما را به این دلیل که 80٪ از اهداف شرکت کمک کرده است تمجید کند، چه؟ این نشان دهنده سهم کوچک شماست که تاثیر چند برابری بر نتیجه دارد. 

اما اگر می‌خواهید کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهید، باید 80 درصد مواقع غیرمولد خود را با تمرکز بیشتر بر روی 20 درصد تلاش تأثیرگذار، به حداقل برسانید.

در اینجا، من چند سوال متداول فکری دارم که بسیاری از شما می توانید با آنها ارتباط برقرار کنید. و امیدوارم که بتوانید بسیاری از مشکلات خود را از دریچه اصل 80/20 پی ببرید. 

• آیا 80 درصد از وقت من برای ایمیل، تماس های تلفنی، رسانه های اجتماعی، اعلان های متفرقه، یا تماشای نمایش های زیاد تلف می شود؟
• آیا 80 درصد پولم را صرف چیزهایی می کنم که برای سبک زندگی یا بهره وری من مفید نیستند؟
• آیا خوشحالم یا از معاشرت با افرادی که 80 درصد وقتم را با آنها می گذرانم لذت می برم؟
• 20 درصد از رژیم غذایی روزانه من که 80 درصد مواقع می خورم چیست؟
• 20 درصد از فعالیت های روزانه من که 80 درصد به من رضایت می دهد چیست؟

5. کرونوتایپ

هرکسی یک چرخه خواب و بیداری منحصر به فرد دارد. بدن شما تمایل طبیعی به بازتاب انرژی در سطوح بالا و پایین در طول روز دارد. و این به ساعت بدن شما بستگی دارد، که یک اصطلاح فانتزی برای chronotype است. 

هنگامی که برنامه خود را مطابق با زمان بندی خود تنظیم می کنید، بیشترین ساعات کاری را با مزیت انرژی و توجه بالا سپری می کنید. و این به شما کمک می کند تا به اوج بهره وری برسید و کارها را در زمان کمتری انجام دهید. 

مطالعات نشان داده است که در مورد 75.5٪ از مردم در دسته لارک ها و جغدها قرار می گیرند. با این حال، اکثر مردم سعی می کنند خود را با روال 9 تا 5 کلیشه ای وفق دهند که ممکن است برای آنها کارساز باشد یا نباشد.  

اگر با چرخه خواب خود هماهنگ نیستید، ممکن است کار در جایی که به اوج تمرکز ذهنی خود نیاز دارید برایتان سخت باشد. 

مهم نیست در هر کجا که هستید، کرونوتایپ به شما کمک می کند تا از ساعات اوج فعالیت خود نهایت استفاده را ببرید. 

اگر هنوز در مورد کرونوتایپ خود مطمئن نیستید، این کار را انجام دهید: 

• برنامه روزانه خود را دوباره سازماندهی کنید 
• تنظیمات روزانه خود را رعایت کنید 
• یادداشت برداری کنید بلوک های زمان جایی که شما خود را برای کار بیشتر بهینه کرده اید. 

اینجا یک نظرسنجی سریع است که به شما ایده ای از کرونوتیپ شما می دهد. 

6- مناسک

منظور من از تشریفات، زدن بخور روی میز کار شما نیست. این فقط راهی برای اضافه کردن ساختار به روال خود است. در حالی که روال شما کار شما را بیشتر از هرج و مرج روزمره کنترل می کند، آیین کمک می کند تا معنای عمیق تری به آن اضافه کنید.

شما ممکن است ایده ای نداشته باشید، اما ناخودآگاه شامل آن می شوید ٪۱۰۰ از اعمال روزمره شما به عنوان عادات دراز مدت شما. اما اغلب، این عادت ها راه را برای اشباع ذهنی یا سردرگمی هموار می کنند.

با این حال، تشریفات توجه شما را به جایی که بیشتر مورد نیاز است معطوف می کند. این به شما کمک می کند تا اخلاق کاری جدید و راه بهتری برای نزدیک شدن به کارهای روزمره ایجاد کنید.

ممکن است افرادی را دیده باشید که از مکان‌های غیرمجاز کار می‌کنند، به‌عنوان مثال، در حین سفر به نامه‌ها یا سایر کارهای بی‌اهمیت پاسخ می‌دهند. حتی ممکن است از مناطق تولیدی خود کار کنید. به عنوان مثال، برخی افراد هنگام کار در اتاق خواب یا پارک خلاقیت بیشتری پیدا می کنند.

یکی دیگر از راه های عالی برای ایجاد یک مراسم کاری، تغییر حالت تنظیم مجدد است.

به عنوان مثال، وقتی کارتان با یک پروژه تمام شد، همه فایل‌های بی‌اهمیت را پاک کنید و برنامه‌های مرتبط با آن را دوباره دانلود کنید.

آنها را رها نکنید و اسناد را مرتب نگه دارید. این مراسم نه تنها به شما کمک می‌کند تا احساس موفقیت کنید، بلکه نفس تازه‌ای به پروژه‌های بعدی شما می‌افزاید.

بنابراین، تشریفات از اتلاف وقت و انرژی جلوگیری می کند و مدیریت کار را آسان تر می کند. 

7. هرگز 100% رزرو نشوید

هر چیزی برای تنفس و رشد نیاز به فضا دارد. این یک فرض رایج است که اکثر افراد دارای پیشینه شرکتی یا کارآفرینی، روز خود را 100٪ رزرو کرده اند. و اگر شما هم چنین افکاری دارید، در اینجا یک سوال برای شما وجود دارد.

آیا به اتمام یک کار در یک مهلت مشخص اعتقاد دارید؟ باشه یکی دیگه 

آیا فکر می کنید که چنین موقعیت های غیرمنتظره ای در هر زمان رخ نمی دهد که ممکن است به توجه فوری شما نیاز داشته باشد؟

اگر روز خود را به طور کامل پر کنید، احساس ناقص بهره وری را به خود می دهید. به دنبال انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر، خود را در معرض خطر فاجعه بار قرار می دهید. 

اما اگر از نزدیک به آن نگاه کنید زندگی افراد موفق یا شرکت‌ها، انعطاف‌پذیری را در جنبه‌هایی مانند ایجاد منابع، خلاقیت و رفاه شخصی خواهید دید. کاملا برعکس است.  

زندگی با روال متعادل شما همکاری نمی کند. در عوض، باید نسبت به احتمالات و عدم قطعیت هایی که ممکن است به توجه سریع شما نیاز داشته باشد، باز بمانید. 

خلاقیت و الهام هیچ محدودیتی ندارد. و شما هرگز نمی دانید که چه زمانی نیاز به بداهه گویی در کار برنامه ریزی شده خود دارید. گاهی اوقات، وقتی ایده‌های غیرمنتظره یا دیوانه‌کننده‌ای برای کسب‌وکار یا پروژه‌هایتان در ذهنتان ظاهر می‌شوند، خوب است که مکث کنید. 

بنابراین هرگز یک بلوک زمانی ثابت را اختصاص ندهید و همیشه ذهن خود را برای عدم قطعیت باز نگه دارید. 

8. تفویض اختیار

از منظر مدیریت، تفویض اختیار به معنای سپردن مسئولیت به شخصی کمتر از شماست. درک آنچه شما نیاز به تفویض اختیار دارید اولین مرحله کلیدی در این فرآیند است.

شما نمی خواهید پروژه خود را با واگذاری وظایف اشتباه یا سپردن افراد ناشایست به تنگنا برسانید. چون به عنوان یک تیم رهبر یا مدیر، انجام به موقع کارها باید همیشه اولویت شما باشد. 

اکنون، وقتی تشخیص دادید که چه چیزی را باید تفویض کنید، قدم بعدی شما این است که به چه کسی واگذار کنید. 

به عنوان بخشی از برنامه ریزی استراتژیک، اینها نکات کلیدی برای تفویض اختیار فرد مناسب برای کار مناسب هستند. 

• اتلاف وقت را شناسایی کنید
• وظایف را در روال مشخص کنید
• آیا فرد برای انجام این کار به اندازه کافی با تجربه و پرشور است؟
• آیا فرد بر اساس نوع کار خلاق است یا تحلیلی؟
• اگر می تواند پیگیری کند؟
• حلقه های بازخورد برای بهبود فرآیندهای تفویض اختیار

9. ساعات کار را به عقب تنظیم کنید

یعنی از ضرب الاجل شروع کنید و به عقب کار کنید. کال نیوپورت، استاد مشهور و نویسنده Deep Work این روش را معرفی کرد. 

به گفته وی، تنظیم تقویم به عقب وسیله ای برای بهره وری با زمانبندی ثابت است. هنگامی که از تاریخ هدف به عقب کار می کنید، مهمترین وظایف خود را متوجه خواهید شد با کاهش وظایف بی اهمیت خود و کمتر در دسترس ماندن برای مردم. 

از نظر روانشناسی، این روش به شما این انعکاس را می دهد که کار به هر حال قرار است به موقع تمام شود. همچنین، در مورد احتمال به پایان نرسیدن پروژه استرس کمتری دارید و بیشتر در مورد برنامه ریزی آینده هیجان زده می شوید.

به عنوان مثال، شما پروژه ای دارید که به طور معمول یک هفته طول می کشد تا به پایان برسد. با این حال، شما برنامه ای برای سفر در روز هفتم دارید، اما مطمئن نیستید که تا آن زمان آن را انجام خواهید داد. اما وقتی برنامه خود را مهندسی معکوس کنید، تعلل، وقفه ها را قطع کرده و دسترسی خود را به مردم محدود خواهید کرد.

همچنین، واگذاری کار خود شانس انجام کار را قبل از زمان بیشتر افزایش می دهد. Any.do یکی از ابزارهایی است که می توانید برای تنظیم معکوس تقویم از آن استفاده کنید. با چندین مدیریت کارها و ویژگی های یادآوری، به شما کمک می کند تا در مسیر روال خود بمانید. 

لیست ما از بهترین برنامه های تقویم برای MAC را در اینجا بررسی کنید.

10. نه گفتن یا بله

اگر زندگی شما یک سکه است، بله و نه روی آن هستند. هر بله یا خیر هزینه ای به همراه دارد. استفاده دقیق از آن نه تنها به شما کمک می کند در زمان صرفه جویی کنید، بلکه کنترل جنبه های مالی، اجتماعی و عاطفی را نیز به دست آورید. در کارآفرینی به آن هزینه فرصت می گویند. 

به عنوان مثال، اگر به یک جلسه کاری بله بگویید، زمانی که می‌توانید با خانواده، دوستان یا سرگرمی‌هایتان بگذرانید، برایتان هزینه خواهد داشت. یا بگویید که بخشی از تیم بازاریابی هستید و می خواهید روی ابزارهای دیجیتال کار کنید اما از سفر امتناع می کنید. شما جنبه های اجتماعی را از دست می دهید. 

اما به خاطر داشته باشید که هرگز نباید تصمیم بگیرید که همه شما را راضی کنند. اگر شما کسی هستید که احساس می‌کنید نه گفتن بسیار سخت است، به ارزش‌ها و اولویت‌های خود نسبت به درخواست‌ها یا دعوت‌هایی که دریافت می‌کنید فکر کنید.

آنها می گویند اگر بیشتر از "بله" یک "نه" باشید، احساس رضایت بهتری خواهید داشت. بنابراین هر بار که بله یا خیر می گویید، توجه کنید که آیا این یک تصمیم سازنده است یا مانعی برای گردش کار شماست.

سخن نهایی

اکنون، نوبت شماست که این استراتژی ها را در کار خود اعمال کنید و مشاهده کنید که چقدر هوشمندانه می توانید از ساعاتی که دارید استفاده کنید.

ممکن است از استراتژی‌ها به نفع خود استفاده کنید، اما نمی‌توانید ساعت‌های اضافی را به چیزی که در یک روز دارید اضافه کنید. ولی تو می توانی ساعت های پربارتر را فشرده کنید در روز شما که در نهایت به شما کمک می کند تا دریابید که می توانید کار را قبل از موعد مقرر انجام دهید. 

بنابراین وقتی از این استراتژی ها استفاده می کنید، آنها را به عنوان یک ابزار در نظر بگیرید. آنها قرار نیست شما را به بردگی بگیرند. شما همیشه می توانید به دلیل انتخاب و کنترلی که در دست دارید، برنامه ریزی مجدد کنید.

اما آنچه بیش از همه مهم است این است که چقدر با این رشته سازگار هستید، مهم نیست که چند بار دنبال کردن آنها را از دست بدهید. زیرا آنها برای ردیابی پیشرفت شما و کنترل بیشتر به شما هستند.