Cómo comenzar con el bloqueo de tiempo: la guía completa

Un día en la vida de un hombre corriente suele seguir un patrón casi ritual:

Ocho horas de sueño. Medio día en el trabajo. Apresurarse en las comidas.

Tiempo de calidad con la familia, y el resto del día preocupándose por las interminables tareas mientras se pregunta por el sentido de la vida.

¿Suena familiar? En esta vida acelerada, queremos alcanzar todos los objetivos pero tenemos muy pocas horas de sobra.

Dado que la probabilidad de exprimir todo en 24 horas es "probablemente nunca", elegimos vagamente trabajos sencillos y dejamos el resto para el día siguiente.

Y el ciclo se repite. ¿Qué pasaría si te dijera que hay una manera efectiva de optimizar tu tiempo? No te preocupes, no pretendo animarte a seguir la minuciosa rutina de Nero Wolfe. (Hay una razón por la cual el tipo es un personaje ficticio).

En cambio, compartiré una técnica increíble que puede organizar, personalizar y brindarle productividad positiva.nuestro estilo de vida.

La técnica se llama Bloqueo de tiempo.

¿Qué es el bloqueo de tiempo? 

El bloqueo de tiempo es un gestión de proyectos método diseñado para agudizar su enfoque.

La idea es que al asignar lugares a cada trabajo en su calendario, o al crear bloques de tiempo, elimine las distracciones para monopolizar su atención.

Sin embargo, el concepto inicialmente estaba destinado a mejorar la productividad laboral, que las personas también han estado incorporando a sus vidas personales.

De hecho, si lo piensas bien, ¡es posible que sin darte cuenta lo hayas visto repetidamente! Dejame darte un ejemplo.

¿Te encanta cocinar? En caso afirmativo, ¿ha leído recetas con marca de tiempo que lo guían paso a paso, incluido el período de finalización de las acciones individuales?

El autor utiliza bloques de tiempo para la preparación y la cocción. De manera similar, si ocurre un evento en su familia y usted es el organizador residente, ¿cómo lo manejará?

Probablemente crearía una lista de verificación.

Calcule mentalmente el tiempo para los respectivos trabajos y mantenga las notas con usted constantemente para cruzar elementos a medida que avanza. El ejemplo, aunque no en el sentido más estricto, es una versión cruda de bloqueo de tiempo.

¿Cómo ayuda el bloqueo de tiempo si ya lo hacemos inconscientemente?

De hecho, involuntariamente empleamos el bloqueo de tiempo. Sin embargo, hay un pequeño asunto de delicadeza a considerar.

En promedio, nos interrumpen siete veces por hora, desperdiciando valiosas tres horas diarias. El bloqueo de tiempo lo ayuda a aprovechar al máximo su día, o más precisamente, lo ayuda a evitar los cinco siguientes.

1. La flojera

Independientemente de la naturaleza del trabajo, empezar es lo que más teme la gente, especialmente cuando la tarea es tediosa.

En el momento en que consideras hacerte cargo de un proyecto, de repente te asalta el letargo y terminas haciendo cosas triviales.

Los psicólogos creen que la procrastinación es un rasgo de por vida. Si eres un procrastinador en serie, es poco probable que puedas deshacerte de él sin una influencia externa.

El bloqueo de tiempo es que fuerza externa, que te conduce directamente hacia tu tarea. Una vez que lo superas, el resto se vuelve sorprendentemente fácil.

2. Elegir Trabajos sin complicaciones

La mayoría busca trabajos poco exigentes antes de reunir el coraje para optar por los desafiantes.

Aplazamos continuamente el trabajo hasta que se avecina alarmantemente, sin dejarnos otra opción que emprender la desagradable tarea.

Este comportamiento subconsciente es otra rama de la procrastinación que Brian Tracy en su libro “Eat That Frog” advirtió en contra.

Él cree que posponer la tarea difícil solo la haría más laboriosa después.

Es una deducción lógica porque a pesar de reservar los más exigentes para el final, se quedarán para siempre en tu mente y te quitarán la energía.

El bloqueo de tiempo decide los proyectos en función de la prioridad, dando prioridad a los urgentes independientemente de su nivel de dificultad.

3. Múltiples opciones

Alguna vez escuché de Elon Musk? los Tesla El CEO usa una técnica de bloqueo de tiempo llamada la regla de los 5 minutos para lidiar con su agitada vida.

Desde el momento en que se despierta hasta el final del día, programa cada minuto del día para obtener la máxima productividad.

Las personas generalmente pasan dos horas todos los días reflexionando sobre cuál de las múltiples tareas es lo suficientemente urgente como para realizarla primero.

Al dedicar 13 minutos a establecer metas, puede ahorrar horas que de otro modo se habrían desperdiciado agonizando por elegir el trabajo.

4. Innumerables Las distracciones

Desde que el teléfono celular se apoderó de nuestras vidas, hemos tenido demasiadas distracciones, dejándonos abiertos a errores innecesarios.

Siete distracciones suelen acosarnos cada 60 minutos, sin mencionar los cinco minutos de lucha para volver.

Con la disponibilidad inmediata de teléfonos celulares, tres horas de nuestro día se queman en el tiempo de pantalla.

Herramientas como Rescue Time le permite realizar un seguimiento del tiempo de pantalla y los sitios web, e incluso categorizar los sitios web según su importancia.

Le envía un informe semanal con información detallada sobre dónde pasa la mayor parte de su tiempo cuando está en su computadora, iPad o teléfono inteligente.

El bloqueo de tiempo realmente mata las distracciones. A medida que asigna bloques para un propósito específico, su enfoque permanece en ellos, lo que le evita distracciones sin sentido.

Si bien confieso, es más fácil decirlo que hacerlo, si ha logrado incluso el 50% del trabajo ininterrumpido, es una hazaña que vale la pena el esfuerzo.

5. Evasión

Este término puede parecer completamente ajeno, pero al verlo desde un ángulo diferente, rápidamente se dará cuenta de por qué lo mencioné.

Durante su vida, ¿con qué frecuencia escucha o dice: "Lo siento, no tuve tiempo para hacerlo". O la frase más frecuente, “Ah, estoy ocupado en este momento. ¿Quizás la próxima vez?"

El bloqueo de tiempo elimina esas frases y lo obliga a asumir la responsabilidad por los compromisos incumplidos, compromisos que podrían ser tan simples como reunirse con un amigo o hacerle un favor a su colega.

Todo el mundo sabe que no hay suficientes horas para hacer todo.

Entonces, cumplimos nuestras promesas al haciendo tiempo para ellos. Ahora que conoce los beneficios del bloqueo de tiempo, permítame mostrarle cómo aplicarlo de manera inteligente.

Cómo usar el bloqueo de tiempo de manera efectiva

Para comenzar, haga una lista de trabajos esenciales y no esenciales, para empezar.

1. Prepare una lista de tareas diarias.

Somos una criatura de hábito y repetimos ciertas funciones sin importar la limitación de tiempo.

Aún así, cada vez que nos apetece, a menudo elegimos trabajos aleatorios que normalmente ignoramos. Como; dirigiendo una reunión de empleados, ha estado arrastrando a favor de otro trabajo. Doblando la ropa tirada por ahí durante una semana.

O llamar a un querido amigo al que había querido llamar durante mucho tiempo.

Y luego hay raras ocasiones que aparecen sin previo aviso.

Anote aquellos las actividades básicas seguidas de las menos frecuentes y, por último, los proyectos escasamente considerados. A medida que anota todo esto, calcule el tiempo de cada tarea y asígnelas por orden de prioridad.

Este ejercicio sigue El principio de Pareto para ayudarlo a categorizar tareas primarias y superficiales. El Sr. Juran desarrolló este concepto, sugiriendo que de diez proyectos sólo dos tienen importancia.

A continuación se muestra la ilustración del principio 80/20 del economista italiano Vilfredo Pareto:

2. Crear una plantilla de bloqueo de tiempo

Antes de configurar un horario, debe tener una plantilla a seguir.

Una plantilla de bloqueo de tiempo es simplemente una tabla en blanco que usa para sus tareas diarias.

La idea es componer una guía estándar personalizada para su rutina percibida.

Por supuesto, no está obligado a recrear una tabla exacta. Como el 70% está a favor de un formulario de lista, por supuesto, cree su plantilla como mejor le parezca. Sin embargo, para aclarar, suponga que es una tabla.

En la esquina superior, especifique diferentes colores para bloques personales, profesionales y de descanso. Si tuviera que crear una plantilla, elegiría azul para escribir, rojo para tareas personales, verde para hacer ejercicio y morado para reuniones familiares semanales.

Para desglosarlo aún más, elegiré el azul pálido para una reunión con un cliente (ya que el azul es mi color elegido para la vida profesional). Verde claro para la jardinería habitual y violeta para la tertulia.

Incluso podría sumergirme en detalles minuciosos como; comidas, pausas para el té y pequeños bloques para navegar en las redes sociales.

Entiendes mi punto.

Asignar sombras es una forma de distinguir tareas.

Sin embargo, sigue la estructura con la que te sientas cómodo. Si la planificación manual le resulta abrumadora, encontrará varias aplicaciones que se adaptan a sus necesidades.

Check out cualquier cosa.

Es un gestión de tareas aplicación que combina una lista de tareas pendientes, un planificador y un recordatorio, todo en uno.

sunsama es otra aplicación de productividad que te recuerda a una pizarra con notas adhesivas por todas partes. Es visualmente atractivo y lo mejor para un equipo.

Una vez que haya construido una plantilla, deposite todos sus proyectos regulares.

3. Complete su horario y establezca fechas límite

Esta es una parte extremadamente importante. No solo necesita completar las casillas, sino también establecer un marco de tiempo para cada tarea.

Aquí hay dos consejos para empezar.

Uno, reserve las horas pico para tareas difíciles, ya que requieren un enfoque adicional.

Es probable que una persona madrugadora sea productiva entre las 9:00 a. m. y las 11:00 a. m., mientras que un ave nocturna, después de la medianoche.

En segundo lugar, organice proyectos complementarios uno tras otro. Su similitud puede mantener su ritmo, lo que le permite terminar los trabajos rápidamente.

En pocas palabras, organice los proyectos de manera de lograr el máximo rendimiento y mantener realista plazos de entrega.

Deliberé sobre resaltar la palabra “realista” porque tendemos a sobrestimar nuestra capacidad y asumir plazos ajustados o subestimarla al extenderlos.

Ambos métodos habrían importado poco si los plazos ajustados y laxos no hubieran producido efectos negativos.

Estás familiarizado con Ley de Parkinson?

Dice que su cerebro ajusta continuamente su rendimiento para cumplir con sus plazos.

Si establece un plazo de cinco horas para un proyecto que puede completar en dos horas, su mente reducirá el nivel de productividad a cinco horas, y viceversa.

En pocas palabras, los plazos poco realistas reducen la eficiencia y generan estrés.

Para calcular el tiempo con precisión, intente rastrear aplicaciones como pila de horas.

Las aplicaciones HourStack le permiten juzgar su capacidad de trabajo.

Como la representación visual de Pila de horas es similar al sistema de bloqueo de tiempo, puede usarlo como un rastreador de tiempo y un administrador de tareas.

Si prefiere imágenes minimalistas, Alternar pista servirá al propósito.

4. Deja Bloqueos por Descansos y Espontaneidad

La frase "Todo el trabajo y nada de juego hacen de Jack un chico aburrido” puede haberse referido a un adicto al trabajo, pero programar bloques de tiempo sin descansos podría, literalmente, adormecer tu mente.

Según Segun una investigacion, una persona necesita al menos un breve descanso después de cada tarea ininterrumpida de 52 minutos.

Francesco Cirillo observó inicialmente este fenómeno a finales de los noventa e introdujo la técnica Pomodoro.

El método recomienda bloques de tiempo de 24 minutos para proyectos, con breves intervalos para romper la monotonía.

A lo largo de los años, a medida que varios investigadores tomaron las medidas, se acordó que un descanso promedio de 17 minutos después de cada hora podría mejorar la productividad. Además de los descansos, también se dice que la espontaneidad agudiza la mente, mejora la creatividad y reduce el estrés.

Notarás esta espontaneidad en muchas aplicaciones populares, siendo la aplicación de desafío de 30 días un ejemplo clásico.

La aplicación de salud asigna diariamente diferentes desafíos de ejercicio y agrega descansos cada pocos días.

Al igual que su lado físico, su mente requiere un cuidado similar para evitar el agotamiento temprano. Mantenga su calendario flexible para cubrir descansos y eventos no planificados.

5. Revisar y ajustar

Siempre existe la posibilidad de que su planificador de bloques de tiempo no tenga éxito en el primer intento.

Al tomar el control de su tiempo, prácticamente está creando un efecto dominó.

La acción es similar a adoptar un hábito, y todos sabemos lo extremadamente lento que puede ser.

Tómese unas semanas para adaptarse. Realice revisiones semanales de su progreso y modifique el cronograma en consecuencia.

Si aún no se siente seguro y necesita más orientación, consulte "Trabajo profundo” por Cal Newport.

El autor más vendido del New York Times ha compartido un conocimiento profundo y algunos consejos sorprendentes para superar las distracciones.