He estado trabajando remotamente desde antes de que fuera común.
El trabajo remoto, cuando se hace bien, funciona mejor. Los estudios demuestran que los trabajadores remotos son 13% más productivo.
Pero "bien hecho" es la clave. La mayoría de los sistemas de teletrabajo presentan fallas que sus dueños ni siquiera reconocen.
Sabes a qué me refiero si alguna vez has tenido una conversación como esta:
- Disculpa, ¿puedes repetirlo? Mi VPN se ha vuelto a caer.
- —Claro, estaba diciendo que necesitamos… ¿Me oyes ahora?
- "Estás congelado."
- "Me reincorporo... Bueno, creo que ya estoy de vuelta. En fin, como decía..."
En este punto, has perdido el hilo de la conversación, la otra persona ha perdido la confianza en tu capacidad para resolver el problema y ambos han perdido 5 minutos que nunca recuperarás.
Creo que los problemas más difíciles del teletrabajo no tienen que ver con el trabajo en sí, sino con todo lo que lo rodea: comunicación, coordinación, conexión y concentración.
La buena noticia es que estas dificultades se pueden solucionar con herramientas específicas diseñadas para abordar problemas específicos.
En este artículo, analizaré las 30 herramientas que resuelven problemas reales para los teletrabajadores. Las he organizado según los problemas principales que resuelven:
- Seguimiento del tiempo y productividad
- Comunicación y colaboración en equipo
- Gestión de proyectos y tareas
- Almacenamiento de archivos y gestión de documentos
- Acceso remoto y uso compartido de pantalla
- Configuración física y de hardware
- Seguridad y gestión de contraseñas
- Videoconferencias y reuniones virtuales
- Gestión de zona horaria
- Gestión y soporte de relaciones con el cliente
- Diseño y colaboración visual
- Gestión de correo electrónico
- Salud y bienestar
Vamos ya a ello.
Seguimiento del tiempo y productividad
1. sunsama
Sunsama es un planificador diario digital que te ayuda a sentirte tranquilo y concentrado mientras trabajas de forma remota.
Cada mañana, Sunsama te guía a través de un ritual para decidir qué es lo que importa hoy.
Extraes tareas de Asana, Trello, ClickUp, Monday, Notion o Todoist. Arrastras correos importantes de Gmail o Outlook. Ves todos los eventos de tu calendario. Luego, decides qué es realista lograr.
Una vez que tu día esté planificado, cambia al modo Enfoque.
Esto elimina todo excepto la tarea en cuestión. Sin notificaciones ni listas de otras tareas que te tienten a cambiar de contexto. Solo importa lo que decidiste.
Al final del día, Sunsama te muestra lo que lograste y cómo invertiste tu tiempo.
Sunsama no es perfecto.
No hay integración con el calendario de iOS, lo cual resulta molesto para los usuarios de Apple. No es ideal para proyectos complejos con muchas dependencias.
Sin embargo, lo que distingue a Sunsama es que reconoce que nos distraemos, calculamos mal los requisitos de tiempo y necesitamos límites entre el trabajo y la vida.
Precios de Sunsama
2. personal del centro
Hubstaff es un software de seguimiento de tiempo que combina el monitoreo de la productividad con la nómina para equipos distribuidos.
Cada vez que comienzas a trabajar, Hubstaff se ejecuta silenciosamente en segundo plano, registrando el tiempo, los niveles de actividad y capturas de pantalla opcionales.
A diferencia de las planillas de horas tradicionales que dependen de la memoria, Hubstaff captura lo que sucede durante su jornada laboral.
El panel de control le muestra exactamente a dónde va el tiempo, qué proyectos consumen más horas, qué miembros del equipo son más activos y qué clientes están agotando recursos sin un retorno adecuado.
Los gerentes pueden ver las tendencias de productividad, mientras que los miembros del equipo obtienen transparencia en sus propios patrones de trabajo.
Cuando la productividad cae, Hubstaff lo nota.
Su función “Insights” detecta patrones de actividad inusuales que podrían indicar que alguien está manipulando el sistema.
Chris Yates (CTO de Vision Group) descubrió que su asistente virtual estaba subcontratando su trabajo después de implementar Hubstaff.
Hubstaff no es perfecto.
Algunos miembros informan que el enfoque de monitoreo puede parecer intrusivo, con un revisor señalando que "fomenta una mentalidad de urgencia poco saludable", en particular cuando la actividad se mide a través del uso del mouse y el teclado.
Pero lo que hace que Hubstaff sea valioso es su combinación de responsabilidad y automatización.
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3. Rize
Rize es un rastreador de tiempo impulsado por IASe ejecuta silenciosamente en segundo plano, observando tus patrones de trabajo y detectando cuándo estás en un estado de trabajo profundo y cuándo estás distraído.
Después de usarlo durante unos días, Rize crea un perfil de sus patrones de enfoque.
¿Cuándo eres más productivo?
¿Qué aplicaciones fragmentan tu atención?
¿Cuánto tiempo pasas haciendo varias cosas a la vez en lugar de concentrándote?
Las respuestas a menudo son sorprendentes.
En Rize, lo importante no es tanto demostrar que estás trabajando, sino mejorar tu forma de trabajar.
Tómate descansos, por ejemplo. La mayoría de los rastreadores de tiempo solo cuentan las horas. Rize, de hecho, te anima a tomarte un descanso cuando tu productividad baja, un enfoque respaldado por investigación que muestra que los descansos regulares mejoran la producción total.
Los permisos de privacidad son amplios, lo que significa que Rize necesita ver qué aplicaciones usas y qué sitios web visitas para funcionar. Algunos consideran esto intrusivo.
Y si bien las notificaciones de interrupción de la IA son útiles, ocasionalmente interrumpen estados de flujo genuinos, lo que puede ser contraproducente.
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4. Tiempo Doctor
Time Doctor es un software de análisis de fuerza laboral que le muestra lo que está haciendo su equipo remoto.
Cuando los empleados comienzan a trabajar, Time Doctor registra capturas de pantalla, rastrea las aplicaciones utilizadas y monitorea los niveles de productividad.
Crea una imagen sorprendentemente detallada de cómo se realiza el trabajo (o no) en toda la organización.
El tablero de instrumentos revela patrones que la mayoría de los gerentes pasan por alto.
¿Qué miembros del equipo se presentan consistentemente?
¿Quién se desconecta con frecuencia?
¿Qué aplicaciones impulsan el trabajo productivo en lugar de simplemente consumir atención?
Estas preguntas importan más que el total de horas registradas.
Time Doctor pone el mismo énfasis en proteger a los empleados del agotamiento. equilibrio trabajo-vida Las métricas detectan cuándo alguien trabaja horas excesivas o muestra signos de desconexión antes de renunciar.
Con integraciones para más de 60 aplicaciones, incluidas Asana, Jira y Trello, Time Doctor puede realizar un seguimiento del tiempo en todo su flujo de trabajo digital.
Sin embargo, los aspectos de seguimiento crean una tensión evidente.
Las capturas de pantalla resultan invasivas para muchos trabajadores. Algunos afirman sentirse constantemente observados, lo que les genera ansiedad en lugar de concentración.
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Comunicación y colaboración en equipo
5. Flojo
Slack es una plataforma de mensajería para sustituir el correo electrónico dentro de las empresas.
Eso es todo. Esa es la idea.
Cuando usas Slack, toda tu comunicación se realiza a través de canales. Hay un canal para el equipo de marketing, otro para el lanzamiento de un nuevo producto y otro para los memes de la oficina.
Todo tiene su lugar.
Esta estructura parece obvia, pero resuelve un enorme problema oculto: en el trabajo remoto, el contexto desaparece.
Cuando alguien te hace una pregunta en persona, entiendes por qué la pregunta. Ves su expresión facial, sabes en qué está trabajando y comparten un entorno físico.
Nada de eso existe en el trabajo remoto.
Slack recrea el contexto a través de canales. Cuando alguien hace una pregunta en el canal #lanzamiento-de-producto, sabes inmediatamente por qué la pregunta. El contexto está integrado en la estructura.
Como todo lo demás, Slack no es perfecto.
El problema de las notificaciones es real. Sin una configuración disciplinada, Slack se convierte en un destructor de atención en lugar de un facilitador del trabajo.
Muchos usuarios informan que se sienten abrumados: “La posibilidad de una sobrecarga de notificaciones es lo que encuentro objetable sobre Slack”, como un revisor Ponlo.
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6. Reunirse
Reunir es un oficina Virtual donde las personas tienen una presencia espacial.
Cuando me uno a una llamada de Zoom, me veo envuelto al instante en una conversación con todos los demás. No hay forma de tener una conversación aparte ni de alejarme brevemente sin que se note.
En Gather, puedo llevar mi avatar al escritorio de un compañero de trabajo para una charla rápida mientras otros continúan sus propias conversaciones en otro lugar.
La metáfora espacial crea algo que faltaba en el trabajo remoto: contexto.
Cuando veas mi avatar junto a la máquina de café virtual, entenderás que estoy descansando. Cuando estoy en mi escritorio, estoy trabajando. Cuando estoy en una sala de reuniones con otras tres personas, estoy en una reunión.
Un Gerente de Soporte Técnico en RITE ponlo bien:
“Antes de empezar a usar Gather, nos sentábamos ocho horas al día en una reunión de Google Meet simplemente mirándonos las caras”.
Es una locura pensándolo bien. En la vida real, nadie se sienta en una sala de conferencias durante ocho horas.
Gather incluye las características que esperarías: compartir pantalla, pizarras, integraciones de calendario con Google y Outlook, y conectividad con Slack.
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7. Blink
Blink es una plataforma de experiencia de empleados que prioriza los dispositivos móviles y que conecta a toda su fuerza laboral en una sola aplicación.
A diferencia de Slack, que se centra principalmente en la mensajería, Blink combina múltiples funciones: chat seguro, un servicio de noticias estilo red social, un centro de documentos, formularios digitales y acceso de inicio de sesión único a todas sus demás aplicaciones de trabajo.
La idea clave de Blink es que el teletrabajo fragmenta la atención entre demasiadas herramientas. El calendario está en una aplicación, el chat en otra y los documentos en un lugar completamente distinto.
Los análisis de Blink revelan patrones invisibles en otras herramientas de comunicación.
Puede ver qué comunicaciones llegan a qué empleados, quiénes interactúan con qué contenido y dónde existen lagunas de información.
La función de chat resulta familiar para cualquiera que haya usado Facebook Messenger, intencionalmente. La curva de aprendizaje para los trabajadores de primera línea es prácticamente nula, lo cual es fundamental para su adopción.
Sin embargo, Blink no es perfecto para todos los escenarios.
Si su equipo es pequeño (menos de 10 personas) y trabaja completamente en oficinas, las funciones adicionales que ofrece Slack pueden parecer superfluas.
Precios de Blink
Gestión de proyectos y tareas
8. ClickUp
ClickUp es un software de gestión de proyectos que quiere ser todo a la vez.
Ésta es al mismo tiempo su mayor fortaleza y su mayor debilidad.
Cuando abres ClickUp por primera vez, ves una interfaz con miles de botones, menús desplegables y pestañas.
Se siente como estar sentado en la cabina de un 747. Es abrumador, pero también indica una capacidad inmensa una vez que aprendes lo que hace cada cosa.
ClickUp organiza el trabajo en una jerarquía:
Espacios (para equipos), Carpetas (para proyectos) y Listas (para categorías de tareas).
La potencia de ClickUp reside en sus vistas. Puedes visualizar el mismo trabajo como una lista, un tablero kanban, un diagrama de Gantt, un calendario o la distribución de la carga de trabajo.
Lo que más me impresiona de ClickUp es su personalización.
Puede agregar campos personalizados para realizar un seguimiento de cualquier cosa: niveles de prioridad, estimaciones de tiempo, nombres de clientes o impacto en los ingresos.
Luego puedes filtrar y agrupar por estos campos, creando paneles que muestren exactamente lo que te importa.
Precios ClickUp
9. Noción
Notion es un espacio de trabajo que intenta reemplazar todas tus demás aplicaciones. Al abrir Notion por primera vez, ves una página en blanco con un cursor parpadeante.
Ésta es la primera pista de lo que hace que Notion sea diferente.
Todas las demás aplicaciones empiezan con su opinión sobre cómo deberías trabajar: calendarios con franjas horarias, herramientas de gestión de proyectos con tableros kanban, documentos con barras de herramientas de formato.
Notion empieza sin nada. Solo un cursor. Y ese es el punto.
La página en blanco es la característica más radical de Notion. Dice: «Tú decides cómo trabajar. Yo me adapto a ti».
¿Quieres un documento? Empieza a escribir.
¿Quieres una mesa? Escribe /mesa.
¿Quieres un tablero Kanban? Escribe /junta.
La misma información se puede visualizar como una lista, un tablero, un calendario o una cronología. Ninguna otra herramienta permite cambiar de vista con tanta fluidez.
A diferencia de la mayoría de las herramientas de espacio de trabajo, que tratan sus datos como islas separadas (documentos aquí, hojas de cálculo allá, tareas en otro lugar), Notion trata todo como bloques que se pueden mover, anidar y referenciar de forma cruzada.
Una tarea en la tabla de tu proyecto puede contener un documento completo. Un documento puede contener una base de datos de clientes. Cada cliente puede tener su propia página.
Notion lanzó recientemente funciones de IA que (a diferencia de muchos productos de IA) son realmente útiles.
Puede hacer preguntas sobre documentos, generar contenido basado en sus plantillas o resumir documentos largos.
Precio de noción
10. Todoist
Todoist es un gestor de tareas que existe desde hace 18 años.
Eso es lo primero que sorprende. La mayoría de las herramientas de productividad van y vienen, como las tendencias de moda.
Aparecen, consiguen financiación de capital riesgo, ganan usuarios y luego desaparecen cuando son adquiridos por alguna empresa más grande que los mata o los deja pudrirse lentamente.
Todoist ha mejorado constantemente durante casi dos décadas.
La segunda cosa sorprendente es cuánto pensamiento se ha puesto en algo tan aparentemente simple como agregar una tarea.
Todos lo hemos usado listas de tareasParecen triviales. Pero el equipo de Todoist lleva más de una década perfeccionando el proceso de capturar tareas "a la velocidad del pensamiento".
Notarás esta diferencia inmediatamente cuando uses la entrada de lenguaje natural de Todoist.
Escribe “Enviar informe de gastos todos los viernes a las 2 p. m.” y se creará automáticamente una tarea recurrente con el cronograma adecuado.
Lo que me parece más interesante es cómo Todoist gestiona la tensión entre simplicidad y potencia. Su solución es hacer que la complejidad sea opcional.
Puede usarlo como una lista básica o crear un sistema de productividad completo con proyectos anidados, niveles de prioridad y filtros personalizados.
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Almacenamiento de archivos y gestión de documentos
11. Dropbox
Dropbox es un almacenamiento en la nube que evolucionó hasta convertirse en una plataforma de colaboración.
Antes de Dropbox, compartir archivos implicaba enviar archivos adjuntos por correo electrónico, usar servidores FTP o llevar unidades USB. Cada método requería pensar en el mecanismo, no en el contenido.
Dropbox eliminó esa sobrecarga cognitiva. Simplemente guardas un archivo y estará disponible donde lo necesites.
El teletrabajo expone el verdadero valor de este enfoque. Cuando tu equipo está distribuido en distintos continentes, la fricción al compartir archivos se agrava exponencialmente.
Sin Dropbox, los trabajadores remotos pierden horas navegando por permisos, enviando enlaces y explicando estructuras de carpetas.
La evolución más interesante es cómo Dropbox se expandió más allá del almacenamiento. Ahora incluye firma de documentos, herramientas de videocomunicación y análisis que muestran quién vio qué y cuándo.
La seguridad es donde Dropbox realmente brilla para los equipos remotos.
El enfoque de Dropbox, cifrado en reposo y en tránsito, autenticación de dos factores e historial de versiones, crea una burbuja segura alrededor de sus archivos independientemente de dónde se acceda a ellos.
Precios de Dropbox
12. Google Drive
Google Drive es un almacenamiento en la nube creado por Google.
Si notas un patrón, tienes razón. Google Drive y Dropbox resuelven básicamente el mismo problema: ¿cómo almacenar archivos para que todos los miembros de tu equipo puedan acceder a ellos?
La diferencia está en los detalles.
La principal ventaja de Google Drive es su integración con otras herramientas de Google. Al usar Documentos, Hojas de Cálculo o Presentaciones de Google, ya estás usando Drive.
Esos documentos se guardan en Drive por defecto. No hay que guardarlos en Drive.
La segunda ventaja es la colaboración. Varias personas pueden trabajar simultáneamente en el mismo documento de Google.
Sin embargo, la conducción no es perfecta.
Daniel García, que usa Google Docs a diario, mencionó que cambiar entre múltiples cuentas de Google puede resultar confuso.
El tiene razón.
Si utilizas una cuenta de Google para el trabajo y otra para uso personal, con frecuencia te encontrarás en el Drive equivocado.
Acceso remoto y uso compartido de pantalla
13. TeamViewer remoto
TeamViewer es un software de acceso remoto que le permite controlar otra computadora desde cualquier lugar.
Cuando utiliza TeamViewer, su computadora de oficina será accesible como si estuviera sentado frente a ella.
Lo que diferencia a TeamViewer de las VPN es su inmediatez. Las VPN te dan acceso a la red. TeamViewer te permite controlar la pantalla y el teclado. Ves exactamente lo mismo que verías si estuvieras presente.
La seguridad es impresionante: encriptación AES de 256 bits de extremo a extremo, autenticación de dos factores e inicio de sesión único.
Al usar TeamViewer, se crea un túnel directo a la red corporativa. Sin un cifrado sólido, la puerta principal queda prácticamente bloqueada.
El soporte multiplataforma de TeamViewer es donde realmente se diferencia de sus competidores.
La mayoría de las herramientas de acceso remoto funcionan entre máquinas Windows o quizás Windows y Mac. TeamViewer funciona con 127 fabricantes diferentes de dispositivos móviles, sistemas operativos y sistemas integrados.
Lo que encuentro más útil es la función de acceso desatendido.
Una vez configurado, puede acceder a su computadora de trabajo sin que alguien tenga que estar físicamente presente para aprobar la conexión.
Esto resuelve el escenario más molesto del trabajo remoto: necesitar un archivo a las 10 de la noche cuando todos se han ido a casa.
Precios de TeamViewer
Configuración física y de hardware
14. Monitores duales
Fuente de imagen: leonardo IA [Imagen generada por IA]
Los monitores duales son pantallas que amplían su espacio de trabajo visual a través de dos pantallas en lugar de una.
Quizás te resistas y digas: “Solo puedo ver una cosa a la vez, ¿por qué necesitaría dos pantallas?”.
Esto es como decir que solo necesitas una página de un libro porque solo puedes leer una a la vez. El valor no reside en la visualización simultánea, sino en eliminar el cambio de contexto.
La investigación al respecto es clara.
Los usuarios con dos monitores experimentan aumentos de productividad de entre el 9 % y el 50 %, según la complejidad de la tarea. Y lo que es más impresionante, cometen un 33 % menos de errores.fuente).
Notas la diferencia inmediatamente en ciertas tareas: comparar dos documentos uno al lado del otro, mantener el material de referencia visible mientras escribes código, o supervisar Slack durante una videollamada.
Hay objeciones, por supuesto.
Los monitores duales ocupan espacio en el escritorio. Son caros. Pueden parecer excesivos.
Pero el problema del espacio se soluciona con brazos para monitor, que además mejoran la ergonomía.
Un error común es intentar usar ambas pantallas por igual, girando la cabeza constantemente. Ese no es el objetivo. El monitor secundario sirve como referencia, para la atención y el contexto.
15. Silla ergonómica y escritorio de pie
Fuente de imagen: leonardo IA [Imagen generada por IA]
La mayoría de la gente subestima enormemente el daño que causa estar sentado. No se trata solo de incomodidad, sino de deterioro físico acumulativo.
La investigación al respecto es inequívoca. Las personas que alternan entre estar sentadas y de pie experimentan una 46% de aumento en la productividad en comparación con los que sólo se sientan.
Lo más sorprendente es la rapidez con la que aparecen los beneficios. Supuse que la ergonomía era una inversión a largo plazo.
Pero uno Usuario de Progressive Desk informó, “Desde que empecé a moverme más a lo largo de mi jornada laboral, casi he conseguido deshacerme de mi dolor de espalda." después de sólo tres meses.
Esto se conecta directamente con las herramientas de seguimiento del tiempo que mencionamos antes. ¿De qué sirve registrar la productividad si el cuerpo se cansa después de cuatro horas?
El error que comete la mayoría de la gente es comprar la silla equivocada. Buscan algo "cómodo", que suele significar suave. Pero la ergonomía no se trata de comodidad, sino de soporte.
Una silla ergonómica adecuada como la hinomi No se siente como una nube. Se siente como una asistencia exoesquelética.
La capacidad de cambiar de postura cuando el cuerpo envía el primer indicio de malestar previene el dolor antes de que comience.
16. Una cámara web
Fuente de imagen: leonardo IA [Imagen generada por IA]
Para aquellos que no lo sabéis, una cámara web es una cámara que se conecta al ordenador para realizar videollamadas.
En una oficina, la comunicación se realiza mediante el lenguaje corporal, las expresiones faciales y la posición en el espacio. El teletrabajo elimina todo eso.
La cámara web incorporada en tu computadora portátil generalmente es terrible.
Esto no es una opinión; es física. Los fabricantes de portátiles colocan sensores diminutos tras lentes de plástico y esperan que funcionen con poca luz.
No pueden
Cuando su video se ve granulado y oscuro durante una presentación, las personas gastan energía mental tratando de verlo en lugar de comprender sus ideas.
Mucha gente comete el error de centrarse únicamente en la resolución. Compran una cámara web 4K sin darse cuenta de que el tamaño del sensor y la calidad de la lente son más importantes que la cantidad de píxeles.
Lo que necesitas es:
- Una cámara con un sensor más grande (1/2″ o más grande)
- Una lente que funciona bien en la iluminación interior típica
- Un campo de visión de alrededor de 78 grados (no demasiado amplio, ni demasiado estrecho)
El otro error es la ubicación. La cámara web debe estar a la altura de los ojos, no apuntando hacia la barbilla.
17. Auriculares con cancelación de ruido
Fuente de imagen: ChatGPT [Imagen generada por IA]
Los auriculares con cancelación de ruido eliminan el sonido ambiental mediante la tecnología de control de ruido activo.
El trabajo remoto expone una verdad que la mayoría de los trabajadores de oficina nunca enfrentan por completo:
El mundo es increíblemente ruidoso.
Los vecinos gritando. Obras al otro lado de la calle. La llamada de tu pareja. Los perros ladrando al otro lado de la calle.
La mayoría de las personas intentan solucionar este problema subiendo el volumen, lo que sólo crea nuevos problemas.
Lo interesante es cómo funciona la tecnología. A diferencia del aislamiento pasivo de ruido (que simplemente bloquea el sonido físicamente), la cancelación activa de ruido genera ondas sonoras que cancelan con precisión el ruido entrante.
La prueba definitiva es ésta:
¿Puedes atender una llamada desde tu cocina mientras alguien utiliza una licuadora a tres pies de distancia?
Con unos buenos auriculares con cancelación de ruido, la persona del otro lado no oirá nada.
Seguridad y gestión de contraseñas
18. 1Password
1Password es un software de gestión de contraseñas.
Creamos docenas de cuentas en diferentes servicios y luego procedemos a usar la misma contraseña en todas partes.
Tú lo hiciste. Yo lo hice. Todos sabemos que está mal, y lo hacemos de todos modos.
Las matemáticas son brutales. Si usas la misma contraseña para 10 servicios diferentes y uno es vulnerado, le has entregado toda tu vida digital a quien robó esa base de datos.
Lo que 1Password hace de manera diferente es utilizar un modelo de derivación de dos claves.
Tu contraseña se combina con una clave secreta de 128 bits que nunca abandona tus dispositivos. Esto significa que, incluso si robaran toda la base de datos de 1Password, los atacantes no podrían acceder a tus datos.
Los administradores de contraseñas son blanco de ataques constantemente. LastPass tuvo un... importante infracción en 2022 donde los atacantes robaron bóvedas de contraseñas cifradas.
La arquitectura de conocimiento cero es la base aquí.
1Password no puede ver tus datos. Sus empleados tampoco. Ni siquiera bajo citación judicial. El cifrado se realiza en tu dispositivo antes de enviar nada a sus servidores.
Precio de 1Password
19. NordVPN
NordVPN es una red privada virtual que encripta su conexión a Internet.
Cuando trabajas de forma remota, te expones constantemente a riesgos en los que la mayoría de los trabajadores de oficina nunca piensan.
¿Esa cafetería tiene wifi?
Es una invitación abierta para cualquier persona con conocimientos técnicos básicos para monitorear su tráfico.
Su VPN crea un túnel cifrado que hace que esto sea prácticamente imposible.
Lo que distingue a NordVPN de otras VPN es su velocidad y cobertura. Con más de 7,300 servidores en 118 países, encontrarás una conexión rápida prácticamente en cualquier lugar.
Las funciones de seguridad van más allá de simplemente cifrar su tráfico.
La función Threat Protection Pro bloquea malware, rastreadores y sitios web peligrosos antes de que se carguen.
Hace cinco años, habría considerado una VPN como algo "deseable". Hoy en día, teletrabajar sin una VPN es una mala praxis profesional.
Precios de NordVPN
Videoconferencias y reuniones virtuales
20. por Zoom
Zoom es un software de videoconferencia que se convirtió en la forma predeterminada en que las personas se comunican entre sí en línea.
Pocos productos pasan del anonimato al estatus de verbo tan rápidamente como lo hizo Zoom en 2020. “Let's Zoom” reemplazó a “Let's Skype” casi de la noche a la mañana, y con buena razón.
Lo que hace diferente a Zoom es la confiabilidad.
Otras plataformas de video se congelan, fallan o requieren ajustes de configuración interminables.
Zoom simplemente funciona.
Puede que parezca un estándar bajo, pero cuando toda tu existencia profesional depende de ser comprendido claramente por personas a miles de kilómetros de distancia, la confiabilidad se convierte en la característica más importante.
La facilidad de uso es igualmente importante. Envías un enlace a alguien, hace clic y ya está en tu reunión.
Lo que la mayoría de la gente no sabe es que Zoom ha evolucionado más allá de las videollamadas. Ahora es un espacio de trabajo integral con creación de documentos, pizarras, chat de equipo y asistencia para reuniones con IA.
AI Companion transcribe reuniones, resume puntos clave e incluso te avisa si alguien menciona tu nombre al alejarte. También registra métricas como tu velocidad de conversación, tu nivel de paciencia y el uso de palabras de relleno.
La mayor limitación para la mayoría de los usuarios es el límite de 40 minutos del plan gratuito. Es justo el tiempo suficiente para profundizar en una conversación antes de que te expulsen sin contemplaciones.
Precios de Zoom
21. Luciérnagas.ai
Fireflies.ai es un asistente de IA que toma notas durante tus reuniones.
Tomar notas durante las reuniones siempre ha sido una tarea ingrata. Alguien tiene que hacerlo, pero quien lo haga no podrá participar plenamente en la conversación.
Cuando utilizas Luciérnagas, eliminas este inconveniente.
La IA se une a tu reunión, graba todo, lo transcribe con una precisión sorprendente y luego organiza la información en algo útil.
A diferencia de los servicios de transcripción sin procesar, que solo convierten el habla en texto, Fireflies identifica elementos de acción, preguntas y momentos clave.
Tres cosas suceden después de un encuentro con Luciérnagas:
Primero, obtendrás una transcripción que podrás buscar.
En segundo lugar, obtendrás un resumen generado por IA.
En tercer lugar, y lo más importante, esta información se organiza automáticamente en una base de conocimientos en la que su equipo puede buscar.
La búsqueda es lo suficientemente potente como para que puedas hacer preguntas como "¿Qué decidimos sobre la estrategia de precios?" y obtener fragmentos relevantes de reuniones que abarcan meses.
Fireflies se integra con todo:
Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, todos los CRM principales, gestión de proyectos Herramientas y Slack. Al finalizar las reuniones, las notas se transfieren directamente a las herramientas donde ya trabaja tu equipo.
La experiencia del usuario es muy sencilla.
Tú invitas [email protected] a su calendario o reunión, y se encarga del resto.
Precios de luciérnagas.ai
22. krisp
Krisp es un software de inteligencia artificial que elimina el ruido de fondo de tus videollamadas.
Krisp utiliza una red neuronal entrenada con diez mil horas de habla humana y ruido de fondo. No solo filtra, sino que comprende cómo suena el habla humana.
Sin embargo, la característica más valiosa no es la cancelación de ruido.
Es que Krisp puede transcribir y resumir tus reuniones sin necesidad de que un bot se una a tu llamada.
Cualquier otro servicio de transcripción necesita agregar a otro participante. Krisp solo trabaja con lo que ya estás enviando.
A diferencia de Fireflies.ai, que analizamos anteriormente, Krisp se centra primero en mejorar la llamada en sí y segundo en lo que sucede después.
La transcripción solo funciona en inglés, lo que supone un problema para los equipos globales.
Y el límite diario de 60 minutos del plan gratuito es lo suficientemente corto como para resultar molesto: lo alcanzarás durante tu segunda reunión del día.
Pero lo que más me impresiona es cómo resuelve directamente un problema central del trabajo remoto.
Cuando comenzamos este artículo, mencioné que las configuraciones remotas defectuosas a menudo se manifiestan como problemas de comunicación.
Krisp aborda el problema más fundamental: la capacidad de oír y ser escuchado.
Precios de Krisp
Gestión de zona horaria
23. Compañero de hora mundial
World Time Buddy es un conversor de zonas horarias que muestra múltiples zonas horarias una al lado de la otra.
Crees que la zona horaria es solo cuestión de sumar o restar unas horas. Entonces te das cuenta de que el tiempo en sí mismo significa cosas diferentes para cada persona.
El cálculo mental empeora exponencialmente a medida que se agregan más personas de más lugares.
World Time Buddy resuelve este problema mostrándote una cuadrícula visual.
Cada columna representa una ubicación. Cada fila representa una hora. Puedes ver al instante quién está despierto, quién duerme y cuándo se solapan tus horas de trabajo.
Lo que diferencia a World Time Buddy de otras herramientas de zona horaria es el modelo de interacción.
No solo buscas horas, sino que seleccionas rangos haciendo clic y arrastrando por la cuadrícula. Después, puedes compartir las horas seleccionadas directamente en calendarios o copiarlas a un mensaje.
Gestión y soporte de relaciones con el cliente
24. arcilla
Clay es una plataforma de gestión de relaciones que organiza tu red automáticamente.
El trabajo remoto destruyó las conversaciones durante las pausas del café y las presentaciones en los pasillos que solían mantener su red profesional.
Ahora bien, esas conexiones mueren silenciosamente a menos que hagamos un esfuerzo deliberado por mantenerlas.
Lo interesante de Clay es que no está diseñado principalmente para ventas. La mayoría de los CRM asumen que estás buscando prospectos.
Clay asume que estás manteniendo relaciones.
Clay se conecta a tu correo electrónico, calendario, Twitter, LinkedIn e iMessage. Crea perfiles para todas las personas con las que interactúas y los actualiza automáticamente cuando cambian de trabajo o ubicación.
Lo que considero más valioso es cómo Clay muestra información relevante en momentos útiles.
Cuando alguien de tu red aparece en las noticias o cambia de trabajo, Clay te avisa. Cuando tienes una reunión programada, Clay te recuerda tus interacciones anteriores.
El asistente de inteligencia artificial, Nexus, es útil.
Nexus entiende tu red y puede responder preguntas como "¿A quién conozco en marketing en empresas tecnológicas?" o "¿Con quién no he hablado en más de seis meses?"
Precios de la arcilla
25. Agente en vivo
LiveAgent es software de servicio al cliente que combina emisión de tickets, chat en vivo, redes sociales y un centro de llamadas en un solo sistema.
LiveAgent centraliza todas las interacciones con los clientes: correo electrónico, chat, llamadas, Facebook, Twitter e Instagram. Todo fluye en una sola interfaz.
La detección de colisiones de agentes de LiveAgent es increíble.
Cuando otro agente comience a trabajar en un ticket que has reclamado, recibirás una notificación inmediata. Esto evita respuestas duplicadas.
Cuando los correos electrónicos de los clientes ingresan al sistema, se envían a departamentos específicos según el contenido.
Los clientes VIP tienen prioridad. Los informes de errores se envían a los desarrolladores con el contexto adecuado. Esto ocurre siempre de la misma manera, independientemente de quién trabaje o dónde se encuentre.
Una característica que me sorprendió fueron los informes de rendimiento. LiveAgent monitoriza el tiempo de resolución, la satisfacción del cliente y el rendimiento de los agentes en todos los canales.
La base de conocimientos también merece mención. Cumple dos funciones para los equipos remotos.
En primer lugar, ofrece a los clientes opciones de autoservicio.
En segundo lugar, y esta es la parte que la gente pasa por alto, brinda a los nuevos agentes un recurso de capacitación cuando los miembros superiores del equipo no están disponibles para responder preguntas.
Precios de LiveAgent
Diseño y colaboración visual
26. Figma
Figma Es un software de diseño que se ejecuta en su navegador.
Antes de Figma, los diseñadores enviaban archivos por correo electrónico, los subían a Dropbox o utilizaban sistemas de control de versiones complicados.
Figma hace que el diseño funcione como un Documento de Google.
Varias personas pueden editar el mismo archivo simultáneamente. Puedes ver cómo se mueven sus cursores en tiempo real. Puedes chatear directamente en el archivo.
Lo interesante de Figma no es solo su carácter colaborativo, sino que la colaboración está integrada en su esencia. Figma fue diseñado para la colaboración desde el principio.
Asana informó que el uso de Figma redujo sus reuniones semanales. por 50%.
Precios de Figma
27. Miro
Miro es una pizarra digital que resuelve el problema más difícil de la colaboración remota: trabajar juntos con información visual.
Cuando usas Miro, obtienes un lienzo infinito.
El lienzo infinito es la característica más radical de Miró. Dice: «Tus ideas no deberían verse limitadas por límites arbitrarios».
Miro sabe que algunas personas piensan en notas adhesivas, otras en diagramas de flujo y otras en mapas mentales. Por eso, permite que todo esto funcione simultáneamente.
Las plantillas revelan lo que hacen las personas en sesiones colaborativas.
Hay plantillas para mapeo del recorrido del cliente, diagramación técnica, wireframing, estrategia y planificación, mapeo de procesos y prácticas ágiles.
Un sector financiero Scrum Master llamó a Miro un “punto de inflexión en el fomento de la colaboración ágil”, lo que inicialmente descarté como un discurso de marketing hasta que lo vi en la práctica.
Cuando un equipo tiene miembros en tres zonas horarias, la naturaleza visual asincrónica de Miro se vuelve no sólo útil sino necesaria.
Kevin Yang Una empresa tecnológica informó que los lanzamientos se aceleraron un 20 % tras adoptar Miro para la toma de decisiones de diseño. La precisión de esa cifra sugiere que no es una exageración.
Miro agregó recientemente funciones de inteligencia artificial que, sorprendentemente, son realmente útiles.
Puede transformar notas adhesivas en documentos estructurados o convertir bocetos en prototipos interactivos.
Me parece revelador que más de 250,000 organizaciones utilicen Miro, incluidas empresas como Nike, Ikea y Deloitte.
Estas no son organizaciones que adoptan herramientas casualmente.
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Gestión de correo electrónico
28. SaneBox
SaneBox es un software de filtrado de correo electrónico que elimina los mensajes no importantes de su bandeja de entrada.
SaneBox analiza su historial de correo electrónico para identificar qué mensajes son realmente importantes y luego clasifica automáticamente todo lo demás en carpetas separadas.
Los correos importantes permanecen en tu bandeja de entrada. Todo lo demás se resume en un resumen diario.
SaneBox nunca lee el contenido de sus correos electrónicos, solo los encabezados.
La función más valiosa ni siquiera es la clasificación. Es SaneReminders, que te notifica cuando alguien no ha respondido a un correo electrónico importante.
Otra característica que vale la pena mencionar es SaneBlackHole.
Cuando arrastra un correo electrónico a esta carpeta, todos los mensajes futuros de ese remitente desaparecen para siempre.
Esto es satisfactorio, especialmente para los correos electrónicos de suscripción que de alguna manera reaparecen a pesar de múltiples intentos de cancelación de suscripción.
Sin embargo, existe una confusión inicial sobre cómo funciona la capacitación y, ocasionalmente, algunos correos electrónicos legítimos terminan ordenados incorrectamente durante los primeros días.
Pero esto se vuelve menos frecuente a medida que el sistema aprende.
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Salud y bienestar
29. Headspace
Headspace es una aplicación de salud mental que te enseña a meditar.
Cuando tu casa se convierte en tu oficina, tu cerebro pierde sus límites naturales.
Los costos de cambiar de contexto se acumulan. Las notificaciones de Slack no paran. La línea entre el "modo trabajo" y el "modo hogar" se difumina hasta casi desaparecer.
A Estudio con 21,088 usuarios de Headspace Descubrieron que el 23% informó una disminución del estrés moderado a severo después de ocho semanas.
Headspace divide su contenido en cuatro secciones principales: Meditación, Sueño, Estrés y Atención plena.
Las meditaciones varían de 4 a 30 minutos, y la mayoría duran menos de 10. Esto es muy importante para los trabajadores remotos, ya que no siempre se pueden encontrar 30 minutos, pero sí 5 minutos entre llamadas de Zoom.
Un terapeuta Quien revisó Headspace señaló:
“Valoré que hubiera meditaciones más largas y más cortas disponibles, ya que parece que ofrecería una experiencia que se adaptaría a las necesidades y preferencias de la mayoría de las personas”.
Lo que más me sorprendió fue el componente visual.
Algunas meditaciones muestran hermosos paisajes de parques nacionales mientras escuchas. Después de pasar el día mirando código o documentos, tu corteza visual necesita una información diferente.
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30. Flujo
F.lux es un software que ajusta la temperatura de color de tu pantalla según la hora del día.
Probablemente no te des cuenta, pero la pantalla de tu ordenador te miente. Está diseñada para parecerse al sol, sea mediodía o medianoche.
Esto es terrible para tu sueño y, por extensión, para tu trabajo.
La ciencia es sencilla:
La luz azul engaña al cerebro haciéndole creer que es de día. Cuando el cerebro cree que es de día a las 11 p. m., suprime la producción de melatonina y el sueño se ve afectado.
F.lux soluciona este problema calentando automáticamente la temperatura de color de la pantalla al atardecer y volviéndola a la normalidad al amanecer.
La transición es tan gradual que apenas te das cuenta de que está sucediendo.
Con F.lux, puedes configurar tus temperaturas de color preferidas para el día y la noche, la velocidad de transición e incluso deshabilitarlas temporalmente para trabajos sensibles al color.
La capacidad más interesante es la integración de F.lux con la iluminación inteligente.
Si tiene luces Philips Hue, F.lux puede controlarlas para que coincidan con su pantalla, creando un entorno de iluminación unificado que cambia a lo largo del día.
La paradoja del trabajo remoto
La mayoría de los artículos sobre herramientas de trabajo remoto terminan con una propuesta para comprar todo lo mencionado.
No haré eso.
Lo cierto es que no necesitas 30 herramientas. Necesitas las 5 o 7 adecuadas para resolver tus problemas específicos.
El teletrabajo fracasa cuando se intenta recrear virtualmente la experiencia de la oficina. Tiene éxito cuando se aceptan sus diferencias y se crean nuevos flujos de trabajo que las aprovechan.
Comience con los fundamentos:
- Una herramienta para gestionar tu tiempo
- Una herramienta para comunicarse con su equipo
- Una herramienta para organizar tu trabajo
- Una herramienta para proteger tu seguridad
- Una herramienta para cuidar tu cuerpo
Todo lo demás es una optimización. Y las optimizaciones solo importan cuando los fundamentos funcionan.
Analiza tus momentos más frustrantes durante el teletrabajo. Esos análisis te indicarán exactamente qué herramientas necesitas.
Si te encuentras diciendo “No te escucho” en cada llamada, consigue un buen micrófono antes de preocuparte por el software de gestión de proyectos.
Si busca archivos constantemente, arregle su sistema de almacenamiento antes de optimizar su correo electrónico.
Una mejor forma de gestionar proyectos y clientes para autónomos
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