Die 12 besten Produktivitätstools für Freiberufler, die mehrere Kunden gleichzeitig betreuen

Mithilfe von Produktivitätstools können Sie Ihre Arbeitseffizienz steigern und problemlos mehrere Kunden betreuen.

Unabhängig von Ihrem Fachgebiet und Ihrer Branche können Sie diese Tools verwenden, um Ihren Arbeitsbereich zu optimieren und mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten.

In diesem Artikel habe ich die 12 besten Produktivitäts-Apps für Freiberufler vorgestellt. Schauen Sie sich die Liste an, um herauszufinden, welche Apps Ihre Produktivität steigern können.

Was ist ein Produktivitätstool und welches eignet sich am besten für Freiberufler?

Produktivitätstool ist ein Überbegriff. Er umfasst eine breite Palette von Anwendungen, die Ihnen die Arbeit erleichtern sollen.

Mit Produktivitäts-Apps können Sie Ihre Aufgaben planen, abrechenbare Stunden erfassen, mit Kunden zusammenarbeiten und wiederkehrende Aufgaben automatisieren. Sie sparen nicht nur Zeit und Mühe, sondern bieten auch Zugriff.

Wichtige Funktionen, auf die Sie bei Produktivitätstools achten sollten:

• Planung
• Aufgabenmanagement.
• Zeiterfassung.
• Zusammenarbeit.

Zahlreiche gute Produktivitätssoftware bietet Funktionen zur Aufgabenverwaltung und Zusammenarbeit. Es gibt All-in-One-Apps mit allgemeinen Funktionen oder exklusive Apps mit spezifischen Funktionen.

Im Folgenden habe ich verschiedene Produktivitätssoftwareprodukte getestet, um Ihnen einige Vergleichsmöglichkeiten zu bieten. Die Liste umfasst CRMs, Zeiterfassungstools, Projektmanagementsoftware und Planer.

1. Sunsama

Sunsama ist ein intelligenter Tagesplaner. Er zentralisiert Ihre Aufgaben, Nachrichten und E-Mails auf einem intuitiven Board, damit Sie den Überblick behalten.

Sie können Projekte erstellen, Aufgaben planen, Zeit blockieren und tägliche Highlights einrichten. Mit Sunsama können Sie außerdem E-Mails und Nachrichten aus Slack abrufen und in Aufgaben umwandeln, damit nichts verloren geht.

Für alle, die mehrere Kalender für die Arbeit nutzen, synchronisiert Sunsama nahtlos mit Google Kalender, Outlook und iCloud. So können Sie realistische Zeitpläne erstellen und Überbuchungen vermeiden. 

Darüber hinaus sind einige zusätzliche Produktivitätsfunktionen in das System integriert. Sie können beispielsweise den Fokusmodus aktivieren, um Aufgaben zu priorisieren und Statistiken zur Messung Ihrer Produktivität abzurufen.  

Hauptfunktionen

• Tagesplaner.
• Timeboxen.
• Aufgabenmanagement.
• Per E-Mail in Aufgaben umwandeln.
• Automatische Planung 
• Kalendersynchronisierung.
• Tastatürkürzel.
• Analytics.
• Mobile Apps
• Integration von Drittanbietern.

Preis

Sunsama kostet 20 $ pro Monat. Sie können es 14 Tage lang kostenlos testen.

2. Trello

Als Nächstes kommt Trello. Es handelt sich um eine traditionelle To-Do-Listen-Software, die Freiberufler jedoch wegen ihrer einfachen Benutzeroberfläche und hilfreichen Funktionen schätzen.

Sie können für jeden Kunden separate Kanban-Boards erstellen und Aufgaben mit Terminwarnungen erstellen. Die Drag-and-Drop-Oberfläche und das Kartensystem erleichtern die Überwachung Ihres aktuellen Status und die sofortige Aktualisierung.

Für To-Do-Listen und Projekte mit niedriger Priorität bietet Trello eine Posteingangsfunktion. Dort können Sie nicht unbedingt notwendige Aufgaben hinzufügen und bei Bedarf abrufen.

Sie erhalten außerdem einige KI-Funktionen und Automatisierung. Sie können beispielsweise Nachrichten sofort erfassen, in Aufgaben umwandeln und eine kurze Beschreibung generieren. Das ist zwar nicht viel, kann aber Zeit sparen.

Sie können Ihre Kalender synchronisieren und eine Verbindung zu Plattformen von Drittanbietern herstellen. Die Software unterstützt über 200 Plattformen, darunter Google, Zoom und Whiteboard-Apps wie Miro.

Trello verfügt sowohl über Desktop- als auch über mobile Anwendungen.

Hauptfunktionen

• Aufgabenliste.
• Planer.
• Aufgabenmanagement.
• Per E-Mail in Aufgaben umwandeln.
• Posteingang
• KI und Automatisierung.
• Kalendersynchronisierung.
• Mobile Apps
• Integration von Drittanbietern.

Preis

Sie können Trello kostenlos testen. Das Basispaket ist ab 6 $ pro Monat erhältlich.

3. Asana

Asana ist eine Projektmanagement-Plattform. Sie wurde hauptsächlich für Teams entwickelt, eignet sich aber auch ideal für Freiberufler.

Die App bietet zahlreiche Produktivitätsfunktionen zur Verwaltung mehrerer Projekte und Kunden. Es gibt keine Begrenzung für Aufgaben, Nachrichten und Kunden, sodass Sie so viele Projekte verwalten können, wie Sie möchten.

Für die Aufgabenverwaltung stehen Ihnen Boards, Deadline-Benachrichtigungen, eine Zeiterfassungsfunktion und ein Posteingang zur Verfügung. Sie können eine To-Do-Liste für zukünftige Projekte erstellen und diese dem Kalender hinzufügen, um Planen Sie Ihre Woche.

Um mit Kunden in Kontakt zu treten, können Sie verschiedene Kommunikationstools wie Ihre E-Mail-Anbieter, Messenger und Anruf-Apps integrieren. Sie können auch Stripe und Xero verbinden, um Ihre Finanzen zu verwalten.

Hauptfunktionen

• Projekt- und Aufgabenmanagement.
• Planung.
• To-Do-Listen.
• Posteingang
• Statusaktualisierungen.
• KI und Automatisierung.
• Zeiterfassung.
• Kalenderansicht.
• Berichterstattung
• Integration.
• Mobile Apps

Preis

Der Basisplan von Asana ist kostenlos und Premiumpläne beginnen bei 14 $ pro Monat.

4. Notion

Notion ist eine vielseitige Produktivitäts-App. Sie können sie als digitales Tagebuch, To-Do-Liste, Projektmanager oder Inhaltsdatenbank verwenden.

Sie erhalten mehrere Ansichten zur Planung und Verfolgung Ihrer Projekte sowie einen Kalender zum Blockieren von Zeit. Sie können verschiedene Zeitzonen einrichten und Verfügbarkeitslinks mit Ihren Kunden teilen.

Aufgaben werden hier als Karten mit Prioritätsmarkierungen und Fristen organisiert. Sie können Ihren Kunden als Gast einladen und innerhalb der Karten ein Gespräch führen. 

Das beste Feature von Notion ist der KI-Assistent. Sie können ihn nutzen, um Inhalte zu entwerfen, Recherchen durchzuführen, Zusammenfassungen für Kunden zu erstellen und vieles mehr. Das KI-Add-on ist für Solounternehmer etwas teuer, Sie zahlen aber nur für die gewünschte Funktion.

Hauptfunktionen

• Projektmanagement.
• To-Do-Listen und Notizen.
• Kanban-Bretter.
• Kalenderansicht.
• E-Mail-Synchronisierung.
• Posteingang 
• Wiki-Dokumente.
• Zusammenarbeit.
• KI und Automatisierung.
• Mobile App.
• Integrationen.

Preis

Die Preise für Notion liegen zwischen 12 und 24 US-Dollar. Der Basisplan ist kostenlos.

5. Klicken Sie auf

ClickUp bietet eine zentrale Plattform für Projektmanagement und Kundenkommunikation.

Anstatt zwischen verschiedenen Programmen für Aufgaben, Dokumente, Chats und Planung zu wechseln, können Sie alles über ein Dashboard erledigen.

Hier können Sie To-Do-Listen erstellen, Projekte auf visuellen Kanban-Boards überwachen und Nachrichten versenden. Sie erhalten Funktionen wie Zeiterfassung und Workload-Balance, um Burnout vorzubeugen.

Auch für das Kundenmanagement stehen einige Collaboration-Tools zur Verfügung. So können Sie beispielsweise ein gemeinsames Dokument oder ein Whiteboard für die erste Besprechung und das Feedback erstellen. 

Richten Sie eine Wissensdatenbank für den Kontext ein und nutzen Sie KI, um schnell auf die Informationen zuzugreifen. Die integrierte KI hilft Ihnen, schneller zu arbeiten, indem sie Informationen in allen verbundenen Apps findet, Notizen zusammenfasst und sogar Ideen vorschlägt.

ClickUp kann mit über 1,000 Anwendungen verbunden werden. 

Hauptfunktionen

• Projektmanagement.
• To-Do-Listen.
• Zeiterfassung.
• Zusammenarbeit.
• Posteingang und Chat.
• Wissensbasis.
• KI und Automatisierung.
• Berichterstattung
• Kalendersynchronisierung.
• Integration.
• Mobile Apps

Preis

Der Basisplan von ClickUp ist kostenlos. Für das Premium-Abonnement fallen monatliche Kosten von 10 bis 19 US-Dollar an.

6. Spur umschalten

Toggle Track ist eine einfache Zeiterfassungssoftware, aber ein hervorragendes Produktivitätstool für Freiberufler.

Sie können abrechenbare Stunden erfassen und Rechnungen direkt aus der App erstellen. Mit einem Klick können Sie die Zeit automatisch im Hintergrund erfassen oder manuell hinzufügen.

Außerdem können Sie Ihre Arbeitskapazität messen und Ihren Zeitplan entsprechend planen. Toggle verfügt über eine Funktion, mit der Sie die geschätzte Zeit mit der tatsächlichen Zeit vergleichen können.

Die Berichterstellung ist Toggles größtes Feature. Sie sehen, wie viel Zeit verschiedene Projekte in Anspruch nehmen, welche Aufgaben die meisten Stunden in Anspruch nehmen und ob Sie Ihr Budget einhalten. Sie können Ihren Kunden außerdem automatische Berichte mit Statusaktualisierungen senden.

Toggle Track funktioniert auf Desktops und Smartphones und kann mit verschiedenen Anwendungen von Drittanbietern verbunden werden.

Hauptfunktionen

• Automatisierte Zeiterfassung.
• Aufgabenmanagement.
• Projektschätzungen.
• Terminbenachrichtigungen.
• Rechnungserstellung.
• Geschätzter und tatsächlicher Vergleich.
• Zusammenarbeit.
• Kundenberichte.
• Mobile Apps
• Integrationen.

Preis

Toggle kostet 10 bis 20 US-Dollar pro Monat. Ein kostenloser Plan ist verfügbar.

7. Jira

Jira ist eine intuitive Projektmanagement-Software. Mit ihr können Sie Kundenprojekte planen und organisieren, Verfolgen Sie Ihren Arbeitsfortschritt, erstellen Sie Projektzeitpläne und erhalten Sie Zusammenfassungen.

Die App verfügt über ein Echtzeit-Dashboard mit mehreren Ansichten zur Übersicht verschiedener Projekte. Sie können Kunden Gastzugriff für Feedback und Updates gewähren.

Jira verfügt außerdem über KI- und Automatisierungsfunktionen. Sie können einige Workflows auf Autopilot stellen und automatisch Zusammenfassungen generieren. 

Und noch etwas: Im Atlassian Marketplace gibt es kostenlose Vorlagen und über 3000 Apps, die mit Jira verknüpft werden können. Die Software ist flexibel und leicht zugänglich.

Hauptfunktionen

• Planung
• Projektmanagement.
• Kanban-Board.
• Calendar.
• Dashboards und Berichte.
• KI und Automatisierung.
• Gästeeinladung und Zusammenarbeit.
• Mobile Apps
• Integration.

Preis

Der Einstieg in Jira ist kostenlos. Der Premium-Tarif beginnt bei etwa 8 US-Dollar pro Monat.

8. Moxie

Moxie ist ein Kundenmanagementsystem für Freiberufler. Es bietet eine Reihe von Produkten, die alle Aspekte der freiberuflichen Tätigkeit abdecken.

Mit Moxie können Sie mehrere Kunden, Projekte, Verträge und Rechnungen verwalten. Sie erhalten Kanban-Boards, einen Kalender und eine Deadline-Funktion mit Kollaborationstools für die Kundenkommunikation.

Zeiterfassung ist ebenfalls verfügbar. Sie können Einträge von Ihrem Smartphone erfassen und Ihrer Rechnung hinzufügen. Moxies bietet einen Projektkostenvoranschlag und einen Rechnungsgenerator zur Verwaltung von Verträgen und Zahlungen.

Was Moxies noch attraktiver macht, ist sein KI-Assistent. Sie können automatisch Formulare erstellen, Diskussionen zusammenfassen, E-Mails verfassen und vieles mehr.

Weitere bemerkenswerte Funktionen von Moxie sind das Kundenportal, Besprechungsplaner, Buchhaltung und Integration.

Hauptfunktionen

• Projektmanagement.
• Zeiterfassung.
• Angebote und Rechnungen.
• Kundenportal.
• Calendar.
• Posteingang
• KI-Assistent.
• Besprechungsplaner.
• Mobile App.
• Integration.

Preis

Der Moxie-Starterplan kostet 12 US-Dollar pro Monat. Sie können ihn kostenlos testen.

9. Honigbuch

HoneyBook ist auch eine Client-Management-Plattform. 

Das monatliche Abonnement ist vergleichsweise höher, aber Sie können hier alles abwickeln, von Verträgen und Projekten bis hin zu Rechnungen und Zahlungen.

Mit Honeybook können Sie unter anderem Meetings buchen, Verträge versenden, Projekte verwalten und Zahlungen abwickeln. Die Software bietet verschiedene Zahlungsgateways und ein System zur Streitbeilegung.

Was wirklich Zeit spart, sind die Automatisierungsfunktionen. Sie können Folge-E-Mail-Sequenzen erstellen, um einige Ihrer Konversationen zu automatisieren. Wenn Sie beispielsweise wöchentlich bezahlt werden, können Sie Erinnerungs-E-Mails einrichten, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Zahlungen pünktlich erhalten.

Die Plattform verfügt außerdem über einen separaten Finanzbereich zur Nachverfolgung von Einnahmen, Ausgaben und Ersparnissen.

Hauptfunktionen

• Projektmanagement.
• Planung.
• Zeiterfassung.
• Kundenkommunikation.
• Verträge und Rechnungen.
• Ausgabenverfolgung.
• Calendar.
• KI und Automatisierung.
• Finanzen.
• Mobile App.
• Integration.

Preis

Der kostenpflichtige Plan von Honeybook beginnt bei 36 US-Dollar pro Monat. Sie erhalten eine 60-tägige Geld-zurück-Garantie.

10 Basecamp

Basecamp ist ein guter Projektorganisator. Es hält Ihre Aufgaben, Zeitpläne und Gespräche an einem Ort.

Sie können To-Do-Listen erstellen, Ihre Projekte planen, Deadlines festlegen und tägliche Berichte erhalten. Die Software bietet ein Kanban-Board zur Statusverfolgung und eine Doc-Datei zum Speichern von Dokumenten.

Für interne Ankündigungen ist ein Message Board integriert. Wenn Sie mit jemandem zusammenarbeiten, können Sie es als E-Mail-Alternative nutzen. Sie können auch Kunden einladen und ihnen eingeschränkten Zugriff gewähren, um Statusaktualisierungen und Freigaben bereitzustellen.

Hauptfunktionen

• To-Do-Listen.
• Aufgabenmanagement.
• Kanban-Board.
• Calendar.
• Zentralisiertes Dashboard.
• Tägliches Status-Update.
• Zusammenarbeit mit dem Kunden.
• Message Boards.
• Berichterstattung

Preis

Der Basisplan von Basecamp ist kostenlos und ein kostenpflichtiges Abonnement kostet 15 $ pro Monat.

11 flowlu

Flowlu bietet Tools für Projekt-, Kunden- und Rechnungsmanagement. Die wichtigsten Funktionen von Flowlu sind Aufgabenerstellung, Kalenderverwaltung, Zeiterfassung und Kundenkommunikation. 

Sie können Lead-Pipelines erstellen, um potenzielle Kunden zu verwalten und für jeden Kunden mehrere Boards einrichten. Sie können Ihre E-Mail-Adresse für die Kommunikation integrieren und Ihren Kunden Zugriff auf Ihre Kanban-Boards für Fortschrittsaktualisierungen gewähren. 

Über das Kundenportal können Sie Dokumente teilen und Rechnungen versenden.

Auf Flowlu sind zahlreiche weitere Funktionen verfügbar, beispielsweise Mindmaps zum Brainstorming und Finanzmodule für das Cashflow-Management.

Hauptfunktionen

• Produktivitätstool.
• Bleipipelines.
• Projektmanagement.
• Kanban-Bretter.
• Fakturierung. 
• Kundenportal.
• Wissensbasis.
• Zusammenarbeit.
• Finanzen.
• Integrationen.

Preis

Flowlu kostet 49 bis 99 US-Dollar pro Monat. Der Basisplan ist kostenlos.

12 Montag

Monday ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Software. Sie bietet einen Arbeitsbereich für die Projektverfolgung und ein CRM für das Kundenmanagement.

Die Software basiert auf KI und bietet flexible Tools. Sie können Ihren Arbeitsbereich individuell anpassen und mit Anwendungen von Drittanbietern verbinden.

Für die Projektüberwachung stehen verschiedene Ansichten zur Verfügung. Sie können separate Boards für Projekte erstellen und die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit erfassen. 

Eine der herausragendsten Funktionen von Monday ist die Zusammenarbeit. Sie können Kunden Gastzugriff gewähren und gemeinsame Dokumente erstellen, um Feedback zu erhalten. 

Insgesamt ist es ein hervorragendes Produktivitätstool für Freiberufler, die mehrere Kunden gleichzeitig betreuen müssen.

Hauptfunktionen

• Projektmanagement.
• Mehrere Ansichten.
• Kanban-Board. 
• Calendar.
• Gastzugang.
• Freigegebenes Dokument.
• Workflow-Automatisierung.
• Zeiterfassung.
• Berichterstattung
• Mobile Apps 
• Integration.

Preis

Die Preise am Montag liegen zwischen 9 und 19 US-Dollar. Der Starterplan ist kostenlos.

Fazit

Produktivitätstools helfen Ihnen, intelligenter und nicht härter zu arbeiten.

Sie können die Abwicklung von Kundenprojekten verbessern und Ihren Arbeitsaufwand teilweise reduzieren.

Entdecken Sie Anwendungen, die Ihren Grundanforderungen entsprechen und zu Ihrem Budget passen. Vergleichen Sie Benutzerfreundlichkeit, Kernfunktionen und Pakete, um eine fundierte Kaufentscheidung zu treffen. Viel Erfolg!