Die 12 besten minimalistischen Produktivitätstools für digitales Aufräumen

Digitales Aufräumen behindert Ihre Produktivität. 

Sie kämpfen mit Dateien, verpassen wichtige E-Mails, beantworten Anfragen erst spät und fühlen sich allgemein überfordert. Das beeinträchtigt letztendlich Ihre Arbeitseffizienz und demotiviert Sie.

Die gute Nachricht ist, dass Sie dieses Problem ganz einfach beheben können.

Mit minimalistischen Produktivitätstools können Sie Ihr Berufs- und Privatleben organisieren und sich auf das Wesentliche konzentrieren.

In diesem Handbuch habe ich die 12 minimalistischen Produktivitätstools zusammengestellt, die speziell dazu entwickelt wurden, Ihnen dabei zu helfen, Ihren digitalen Arbeitsplatz aufzuräumen. 

Egal, ob Sie mit E-Mails, Dateien oder beim Surfen zu kämpfen haben, diese Apps können Ihren Speicherplatz organisieren.

Was ist eine minimalistische Produktivitäts-App und welche Tools eignen sich am besten für Sie?

Eine minimalistische Produktivitäts-App bietet eine übersichtliche Benutzeroberfläche mit wichtigen Organisationstools, die Ihnen dabei helfen, Ihren Arbeitsbereich übersichtlicher zu gestalten.

Es deckt typischerweise bestimmte Bereiche ab, die die meiste Zeit in Anspruch nehmen, wie z. B. Aufgabenverwaltung, Tagesplanung, Dateiorganisation und E-Mails.

Top-Funktionen, auf die Sie bei Produktivitätstools achten sollten;

• Aufgabenmanagement.
• Calendar.
• Organisationstools.
• Zugänglichkeit.

In der folgenden Liste finden Sie verschiedene Apps mit grundlegenden bis erweiterten Produktivitätsfunktionen. Ich habe Planer, Aufgabenmanager, E-Mail-Reiniger und Dateiorganisatoren aufgenommen.

1. Sunsama

Sunsama ist ein benutzerfreundliches Tool zur Tagesplanung und Aufgabenverwaltung. Mit dieser App können Sie Ihren Arbeitsalltag entrümpeln und organisieren.

Hier können Sie jeden Tag mit der Planung Ihrer Aufgaben, dem Setzen von Prioritäten und der Planung von Zeitblöcken beginnen. Sie können es synchronisieren mit Google Kalender, Outlook und andere Tools, um Besprechungen und Termine automatisch einzubeziehen.

Mit dem Fokusmodus können Sie unwichtige Elemente zurückziehen und sich auf eine Aufgabe konzentrieren. Sunsama hilft auch bei der Bearbeitung von Slack-Nachrichten und E-Mails, indem es diese schnell in umsetzbare Aufgaben zur späteren Überprüfung umwandelt.

Am Ende des Tages können Sie überprüfen, was Sie erreicht haben, und unerledigte Aufgaben auf den nächsten Tag übertragen, sodass Ihr Arbeitsablauf reibungslos und stressfrei bleibt.

Hauptfunktionen

• Tagesplanung.
• Aufgabenmanagement.
• Timeboxen.
• Automatisierung.
• Per E-Mail in Aufgaben umwandeln.
• Kalenderintegration.
• Fokus Modus.
• Analytics.
• Mobile App.

Preis

Der kostenpflichtige Plan von Sunsama beginnt bei 20 $ pro Monat. Sie können das Angebot 14 Tage lang kostenlos testen.

2.  ticktick

ticktick ist ein einfacher, aber robuster Aufgabenmanager. Mit dieser minimalistischen App können Sie Ihre Arbeit, Ihre persönlichen Aufgaben, Ihre täglichen Gewohnheiten und Ihr soziales Leben verwalten.

Erstellen Sie beispielsweise einfache To-Do-Listen mit Tags und Filtern, um Ihre anstehenden Aufgaben zu priorisieren und Benachrichtigungen als Erinnerung einzurichten. Sie haben mehrere Erinnerungsoptionen für Aufgaben im Innen- und Außenbereich.

Der Kalender ist flexibel und bietet eine Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Sie haben Ihren Terminplan auf einen Blick und können Erinnerungen senden, damit Sie keine wichtigen Termine verpassen. 

Wenn Sie versuchen, gute Gewohnheiten zu entwickeln, wie mehr Wasser zu trinken, täglich zu lesen oder Sport zu treiben, können Sie dies mit TickTicks tun Habit Tracker.

Es gibt auch einen eingebauten Pomodoro-Timer, um eine gesunde arbeiten zu planen.

TickTick funktioniert sowohl auf Desktops als auch auf Mobiltelefonen.

Hauptfunktionen

• Aufgabenliste.
• Planung.
• Aufgabenmanagement.
• Kalender-Widget.
• Erinnerungen und Fristen.
• Gewohnheitsverfolgung.
• Haftnotizen.
• Zusammenarbeit.
• Fokus-Timer (Pomodoro).
• Plattformübergreifende Synchronisierung.
• Statistik.

Preis

Sie können TickTick kostenlos nutzen. Für die Premium-Funktionen fallen etwa 40 US-Dollar pro Jahr an.

3. Tana

Tana ist ein hervorragendes Produktivitätstool für die digitale Entrümpelung. Es ermöglicht Ihnen, Notizen zu schreiben, Aufgaben zu verfolgen und Dateien zu organisieren. 

Hier können Sie Sprachaufnahmen sofort in umsetzbare Elemente umwandeln und Notizen in Aufgaben, Ziele und Dokumente umwandeln. Sie erhalten täglich eine leere Seite, auf der Sie schreiben können, was Sie möchten, und Ihren Tag planen können.

Mit Tana können Sie Ihre Inhalte in Webseiten, Projekte und andere Formate strukturieren, beispielsweise in Besprechungsagenden, täglichen Vorbereitungsnotizen und wöchentlichen Reflexionen. Darüber hinaus erhalten Sie Kanban-Boards für das Aufgabenmanagement und Super-Tags für die Dateiorganisation.

Tana verfügt auch über KI-Funktionen. Sie können Notizen automatisch zusammenfassen, Informationen aus Ihren Dateien abrufen und Vorschläge erhalten.

Hauptfunktionen

• Sprachmemos in Aufgaben.
• Kanban-Bretter.
• Kalendersynchronisierung.
• KI-Fähigkeiten.
• Super Tags.
• Wissenschaftlicher Mitarbeiter.
• Tägliche Notizen.
• Gemeinsamer Arbeitsbereich.
• Plattformübergreifend.
• Mobile App.

Preis

Tana berechnet 10 bis 18 US-Dollar pro Monat. Der Basisplan ist kostenlos.

4. Todoist

Todoist ist eine saubere, intuitive und minimalistische To-Do-Listen-App. Es eignet sich perfekt zum digitalen Entrümpeln und bietet Ihnen Tools zum Organisieren Ihres Arbeits- und Privatlebens.

Die Software verfügt über KI-Funktionen, die die Bewältigung alltäglicher Aufgaben erleichtern. Sie können Aufgaben schnell in natürlicher Sprache hinzufügen, z. B. „Erinnere mich daran, die Rechnung am 15. jedes Monats zu bezahlen“, und die Software wandelt sie automatisch in Aufgaben mit Fälligkeitsdatum um.

Sie haben die Flexibilität, große Projekte in kleinere Schritte aufzuteilen, wiederkehrende Aufgaben einzurichten und Ihre anstehenden Aufgaben zu priorisieren. Die App hilft Ihnen außerdem mit Labels und Filtern, den Überblick zu behalten.

Wenn Sie mit anderen zusammenarbeiten, können Sie Projekte teilen, Aufgaben zuweisen und Kommentare hinterlassen. Sie können einen gemeinsamen Arbeitsbereich für Ihr Team und Ihre Gäste erstellen.

Auf Todoist ist alles organisiert, sichtbar und zugänglich.

Hauptfunktionen

• Schnelle Aufgabenerstellung.
• Aufgabenliste.
• Wiederkehrende Aufgaben.
• Tags und Filter.
• Calendar.
• Kanban-Board.
• Erinnerungen und Fälligkeitsdaten.
• Gemeinsamer Arbeitsbereich für Teams.
• KI-Assistent.
• Integration.
• Mobile App.

Preis

Das monatliche Abonnement von Todoist kostet 5 bis 8 US-Dollar. Sie können es kostenlos testen.

5. Notion

Notion bietet Notizen, Aufgaben, Planer und Dokumentenverwaltung. 

Sie erhalten leere Blöcke, um Ihre tägliche Agenda mit Aufgaben und Checklisten zu erstellen. Sie erhalten über 50 verschiedene Inhaltstypen in Ihren Blöcken, um Ihre Gedanken zu ordnen. 

Sie finden auch Vorlagen für alles Mögliche, von Besprechungsnotizen bis hin zu Gewohnheitstrackern.

Für den Aufbau einer digitalen Wissensdatenbank stehen separate Wiki-Seiten zur Verfügung. Auf diesen Seiten können Sie Informationen aller Art speichern und mit anderen teilen.

Für das Projektmanagement bietet Notion Kanban-Boards und Kalender. Mit nur einem Klick können Sie die Ansicht von Tabellen und Boards auf Kalender umstellen.

Bei Notion handelt es sich in erster Linie um Desktop-Software, Sie können jedoch auch die mobile App herunterladen.

Hauptfunktionen 

• Dokumenten-Management.
• Projekt Überwachung.
• Calendar.
• To-Do-Listen.
• Notizen.
• Multimedia-Unterstützung.
• Gemeinsamer Arbeitsbereich.
• Plattformübergreifende Synchronisierung.
• Mobile App.

Preis

Die Notion-Preise beginnen bei 12 $ pro Monat. Sie können ein kostenloses Konto erstellen.

6. EverNote

Evernote wird häufig wegen seiner minimalistischen Benutzeroberfläche und praktischen Funktionen verwendet. Es ist ein Notizen-App Damit können Sie Treffpunkte aufzeichnen, Webartikel anhängen, Fotos hochladen und sogar Sprachmemos hinzufügen. 

Sie können To-Do-Listen mit Erinnerungen erstellen, Dokumente online scannen und organisieren und E-Mails direkt in Ihren Notizen speichern. Mit dem KI-Assistenten können Sie Ihre Notizen bereinigen und zusammenfassen.

Das beste Feature von Evernote ist die Suchfunktion. Damit lassen sich alle möglichen Informationen finden, auch Text aus Bildern.

Die Software bietet 20 GB Speicherplatz und unterstützt mehrere Geräte. Sie können bis zu 500 Notizen speichern und offline darauf zugreifen.

Hauptfunktionen

• Notizen.
• To-Do-Listen.
• E-Mail in Notizen.
• Multimedia-Upload.
• Web-Clipper.
• Organisieren.
• Aufgabenmanagement.
• Scannen von Dokumenten.
• Leistungsstarke Suche.
• Zusammenarbeit.
• KI-Fähigkeiten.
• Plattformübergreifende Synchronisierung.

Preis

Sie können Evernote kostenlos testen. Der Starterplan kostet 15 $ pro Monat.

7. Routine

Routine verfügt über eine übersichtliche Benutzeroberfläche mit minimalistischen Funktionen. Die App hilft Ihnen, Aufgaben, Kalender und Notizen an einem Ort zu verwalten. So können Sie Ihre täglichen Aktivitäten mühelos organisieren und Ihre Konzentration verbessern.

Sie können Aufgaben in natürlicher Sprache erstellen und sie zur besseren Sichtbarkeit in Ihren Kalender ziehen. 

Mit den integrierten Notizen können Sie Besprechungspunkte oder Ideen festhalten, ohne zwischen Apps wechseln zu müssen. Der Fokusmodus hilft Ihnen, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Mit einem universellen Posteingang können Sie Ihre E-Mails und Nachrichten in Aufgaben umwandeln und an einem Ort sammeln.

Routine funktioniert sowohl auf Desktops als auch auf Smartphones und ist daher äußerst praktisch für die tägliche Aktivitätsaufzeichnung. Sie erhalten außerdem ein Menü-Widget und Erinnerungen für eine schnelle Zusammenfassung der täglichen Aktivitäten.

 Hauptfunktionen

• Aufgabenmanagement.
• Universelles Postfach
• Calendar.
• Notizen.
• Schnelle Erfassung
• Zeitblockierung und -verfolgung.
• Fokus Modus.
• Zusammenarbeit.
• Plattformübergreifende Unterstützung.
• Minimalistisches Design.
• Mobile Apps

Preis

Routine berechnet für das Premium-Abonnement 12 US-Dollar pro Monat. Das Basisabonnement ist kostenlos.

8.  Lass es fallen

Wenn Sie eine App zum Sortieren einer Gruppe zufällig ausgewählter Dateien benötigen, ist DropIt die beste Lösung. Mit diesem Datei-Organizer können Sie eine ordentliche Dateidatenbank erstellen.

Die App verfügt über eine minimalistische Benutzeroberfläche und gute Organisationstools. Sie können Ihre Dateien nach Name, Datum und Größe kategorisieren und mithilfe von Filtern schnell relevante Informationen abrufen. 

Hier können rund 21 Aktionen ausgeführt werden. Sie müssen nur einmal Regeln einrichten, z. B. „Alle Fotos in den Bilderordner verschieben“, und die App erledigt den Rest. 

Mit einem einfachen Upload- und Drag-and-Drop-Design können Sie verschiedene Dateien problemlos verschieben, kopieren, teilen und zusammenführen.

Ein weiterer Vorteil von DropIt ist die gezielte Aktion. Sie können bestimmte Dateien während der Übertragung ignorieren und sie je nach Typ oder Inhalt an verschiedene Speicherorte senden. 

Hauptfunktionen

• Intelligente Sortierung.
• Verarbeitung mit einem Klick.
• Dateiverwaltung.
• Massenaktion.
• Erweiterte Filter.
• Automatisierung.
• Mehrsprachig.

Preis

Die Nutzung von Droplt ist kostenlos.

9. TagSpaces

TagSpaces bietet einen neuen Ansatz zur Dateiorganisation. 

Anstatt starre Ordnerstrukturen zu verwenden, können Sie Ihre Dateien mit mehreren Bezeichnungen versehen – beispielsweise #Arbeit, #wichtig, #ProjektX – und so Ihre Dateien nach Wunsch organisieren.

Beispielsweise kann die Arbeitspräsentation sowohl mit #Marketing als auch mit #KundeA getaggt werden, was die Kategorisierung erleichtert. Sie können auch Dateien auf der Karte taggen, um Informationen an bestimmten Standorten anzuzeigen.

Sie können Dokumente, Bilder und Notizen in der Vorschau anzeigen, ohne andere Apps öffnen zu müssen, und die erweiterte Suche nutzen, um beliebige Dateien abzurufen. TagSpaces bietet zusätzlich Funktionen zur Aufgabenverwaltung, wie To-do-Listen, Kanban-Boards und die Erfassung von Webartikeln.

Was TagSpaces zu einer guten Option macht, ist der Offline-Zugriff. Es handelt sich um eine Desktop-App, für deren Funktion keine Internetverbindung erforderlich ist.

Hauptfunktionen

• Intelligentes Tagging und Kommentieren.
• Dokumentenverwaltung.
• Dateivorschau.
• Erweiterte Suche.
• Notizen.
• Mindmaps, Kanban-Boards.
• Anpassbare.
• Offline-Zugriff.
• KI-Fähigkeiten.
• Plattformübergreifende Unterstützung.

Preis

TagSpaces kann kostenlos heruntergeladen werden. Für die Premium-Funktionen fallen 44 US-Dollar pro Jahr an.

10 Ellie

Ellie ist ein ästhetisch ansprechender Tagesplaner. Es ist eine robuste und dennoch minimalistische Produktivitäts-App mit guten Funktionen für Aufgabenverwaltung und To-Do-Listen.

Der Planer dient zur Organisation und Zentralisierung täglicher Aktivitäten. Sie haben alles auf einen Blick und können ungeplante Aufgaben in einem separaten Ordner ablegen.

Eine Zeitblockierungsfunktion ist ebenfalls verfügbar. Sie können Aufgaben in den Kalender ziehen und Platz für bestimmte Aufgaben reservieren. Sie haben die Möglichkeit, Ihren Google- oder Apple-Kalender mit Ellie zu verbinden, um Ereignisse zu synchronisieren. 

Neben To-Do-Listen und Aufgabenverwaltung verfügt Ellie über weitere nützliche Funktionen, wie etwa Etiketten zum Organisieren von Aufgaben, die Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben einzurichten und ein Sperrbildschirm-Widget.

PS: Ellie ist eine Apple-App.

Hauptfunktionen

• Tagesplaner.
• Aufgabenliste.
• Gehirndump -Ordner.
• Etiketten zur Organisation.
• Zeitblockierung.
• Wiederkehrende Aufgaben/Unteraufgaben.
• Kalenderintegration.
• Plattformübergreifend.

Preis

Ellies Basisplan ist kostenlos, der Pro-Plan kostet 10 US-Dollar pro Monat. Sie können auch einen einmaligen Kauf für 300 US-Dollar tätigen.

11 E-Mail bereinigen

E-Mail bereinigen tut genau das, was es verspricht. Es räumt Ihren Posteingang auf und bereinigt ihn.

Die App funktioniert mit allen wichtigen E-Mail-Anbietern, einschließlich Gmail, Outlook und iCloud.

Sie können Ihren Posteingang mit minimalem Aufwand sortieren, bereinigen und verwalten und Regeln zum automatischen Organisieren eingehender E-Mails einrichten.

Mit Funktionen wie Massenaktionen mit nur einem Klick können Sie Hunderte ähnlicher E-Mails gleichzeitig archivieren oder löschen. Außerdem erhalten Sie einen Abmeldeassistenten, mit dem Sie unerwünschte Abonnements schnell identifizieren und kündigen können.

Und noch etwas: Sie können Nachrichten mit niedriger Priorität vorübergehend in einem separaten Ordner speichern. Außerdem können Sie bestimmte Absender blockieren und Filter einrichten, um automatisch generierte E-Mails zu entfernen.

Alle Aktionen werden protokolliert, sodass Sie sie später überprüfen können.

Hauptfunktionen

• Intelligente automatische Reinigung.
• E-Mail-Verwaltung.
• Massenaktionen mit einem Klick.
• Schlafen.
• Blockierung.
• Angeheftete Nachrichten.
• Verlaufsprotokoll.
• Erinnerungen.
• Integration.
• Mobile Apps

Preis

Die Preise für Clean Email liegen zwischen 10 und 30 US-Dollar. Sie können es kostenlos testen.

12 GetToby

Toby ist eine Software zur Verwaltung von Browser-Tabs. Damit können Sie mit Lesezeichen versehene Tabs ganz einfach organisieren und verwalten.

Mit Toby können Sie unter anderem Tabs kategorisieren, Links verwalten und nicht beendete Sitzungen zur späteren Anzeige speichern. Mit einem Klick können Sie alle geöffneten Tabs als Sitzung speichern und übersichtlich in Sammlungen organisieren.

Sie erhalten Suchfilter, um die gewünschten Tabs schnell zu finden, und einen intelligenten Assistenten, der relevante Tabs sortiert. Für Ad-hoc-Notizen und Erinnerungen ist außerdem eine Notizfunktion im System integriert. 

Hauptfunktionen

• Registerkartenverwaltung.
• Sitzungsspeicherung.
• Intelligente Sammlung.
• Suchfilter.
• Toby-Links.
• Schneller Zugang.
• Notizen.
• Hell- und Dunkelmodus.

Preis

Sie können Toby in Chrome herunterladen. Das Premium-Abonnement kostet 6 US-Dollar pro Monat.

Fazit

Ein überfüllter digitaler Arbeitsplatz bremst Sie aus, aber die richtigen Tools können Ihr Leben vereinfachen.

Mit minimalistischer Produktivitätssoftware können Sie Ihren Arbeitsplatz aufräumen und Ihr digitales Leben mühelos verwalten.

Entdecken Sie die aufgelisteten Apps und wählen Sie eine aus, die Ihren Anforderungen und Ihrem Budget entspricht. Viel Erfolg!