Analitika produktivnosti na radnom mjestu – Potpuni vodič

Danas mnogi brendovi vode svoje poslovanje na mreži.

Svi zaposleni se okupljaju uz pomoć različitih alata.

Ali, postaje teško kada je u pitanju mjerenje produktivnosti.

Neophodan je jer se sve važne odluke zasnivaju na tome kako se obavljaju vaše unutrašnje aktivnosti.

Sa podacima o produktivnosti možete planirati, organizirati, dodijeliti resurse i budžet, izbjeći rizike i neizvjesnosti i kontrolisati odstupljene ciljeve.

Ovaj blog je konačan vodič za analitiku produktivnosti na radnom mjestu i neke alate koje možete koristiti za svoje poslovanje.

Nadam se da će biti od pomoći da razjasnimo koncept.

Hajde da počnemo.

Šta je Analitika produktivnosti na radnom mestu?

Analitika produktivnosti na radnom mestu je rešenje koje pomaže organizaciji da meri interne performanse.

Izazov je izmjeriti svaku aktivnost ručno. Istovremeno, to je veoma dugotrajno.

Da bi se praćenje olakšalo, alati za analizu produktivnosti na radnom mjestu pomažu u predstavljanju podataka o produktivnosti u grafikonima, tabelama i grafikonima.

Na prvi pogled možete prepoznati koja područja trebaju poboljšati.

Na osnovu podataka možete planirati i upravljati svim organizacijskim zadacima i kontrolisati troškove.

Zašto je važna analiza produktivnosti na radnom mjestu?

Prošla su vremena kada su menadžeri ručno mjerili zadatke.

Kao što sam spomenuo, to je dugotrajno.

Ako imate malo preduzeće , možete izvršiti praćenje bez upotrebe ikakvih alata.

Ali ako ste organizacija, postaje teško provjeriti svaku aktivnost.

Dakle, za brzo mjerenje i visoku kontrolu, današnje organizacije koriste softver za analizu produktivnosti na radnom mjestu.

Sve podatke dobijate pod jednim krovom.

Njihovom analizom i tumačenjem možete povećati efikasnost proizvodnje vaše organizacije ako je potrebno.

Ne samo zadatke, već koristeći ove podatke možete utvrditi koji su nedostaci u organizaciji i kako ih ispuniti.

Evo nekih od prednosti koje dobijate korištenjem rješenja za analizu produktivnosti na radnom mjestu.

1. Provjerite koliko je zadataka završeno.
2. Analizirajte nedovršene zadatke i razloge iza njih.
3. Pomozite da identifikujete potrebe za resursima.
4. Pratite angažman zaposlenih.
5. Provjerite koji zadatak oduzima više vremena.
6. Pomozite optimizirati rad
7. Identificirajte i kontrolirajte troškove
8. Izmjerite rizike i neizvjesnosti
9. Postavite referentne vrijednosti na osnovu prošlih podataka
10. Upravljajte zaposlenima unaprijed planirajući njihove zadatke
11. Kontrola izostanaka zaposlenih
12. Identifikujte nedostatke u znanju i planirajte obuku

Ko bi trebao koristiti Analitiku produktivnosti?

Danas se mnogo službenog posla obavlja kroz sistem.

Zaposleni provode više vremena koristeći različite softvere kako bi obavili zadatak.

Stoga postaje teško izmjeriti koliko radnog vremena provode produktivno.

Dakle, da bi pratio njihov rad, svaki brend mora koristiti alat za analizu produktivnosti.

Bilo da je u pitanju agencija, freelancer, B2B, B2C ili D2C brend. Poduzeća bilo koje domene i veličine mogu koristiti rješenja za analizu produktivnosti na radnom mjestu.

Šta možete pratiti?

Da biste izmjerili radnu produktivnost, prvo morate instalirati rješenje u svoj uređaj.

Zatim integrirajte sav poslovni softver vaše organizacije u alat za analizu.

Uskoro ćete početi dobivati ​​podatke o produktivnosti rada.

Ovdje sam, na primjer, uzeo ActivTrack softver.

Mnogi drugi alati su dostupni online. Na kraju sam spomenuo neka rješenja koja biste trebali razmotriti.

Sljedeće su metrike koje možete mjeriti:

1. Timsko poređenje

Usporedite performanse različitih odjela rame uz rame.

Dobijte performanse organizacije i slom pojedinačnih timova.

Odredite koji tim bolje radi.

Koje metode koriste?

Može li se primijeniti na druge timove kako bi se povećala njihova efikasnost?

Kao menadžer, identificirajte ove probleme i predložite najbolje moguće rješenje za poboljšanje drugog tima.

Rezultat analize

• Saznajte koji odjel radi dobro, a koji treba poboljšati.
• Identifikujte potrebe za resursima.
• Preusmjerite resurs ako je potrebno.
• Smanjite opterećenje kada je potrebno.

2. Efikasnost tima

Kao menadžeru, ovi podaci su vam potrebni za analizu efikasnosti tima.

Znajte prosječne produktivne i fokusirane sate po danu cijelog tima.

Takođe, procenat efikasnosti govori o produktivnom i fokusiranom vremenu u poređenju sa ukupnim vremenom provedenim na mreži.

Visoko fokusirana efikasnost znači da vaš tim provodi manje neproduktivnog vremena na mreži.

Rezultat analize

• Fokusirana efikasnost – ako je niska, onda treba obratiti pažnju. Visoka efikasnost je dobar znak.
• Obuka – Razgovarajte s timom ako se suoče s problemima u izvršavanju zadatka. Ako je potrebno, planirajte trening.

3. Efikasnost zaposlenih

Pogledajte individualni učinak svakog zaposlenika.

Analizirajte njihovu aktivnost na mreži i provjerite svakodnevni trend.

Ovaj izvještaj će vam pomoći da bolje upoznate zaposlenog. Upoznat ćete njihovo produktivno i fokusirano vrijeme provedeno na mreži.

Možete čak raščlaniti njihovo produktivno vrijeme da biste dobili detaljan pregled.

Provjerite ukupno radno vrijeme i postotak produktivnosti.

Znajte na kojim stranicama i koliko vremena provode.

Ovo je super stvar za menadžere koju mogu pratiti.

Ali strašno za zaposlene.

Također dobijate još neke analitike za praćenje ostalih aktivnosti zaposlenih.

Na primjer, koliko su puta pravili pauzu u proteklih 30 dana, ukupno radno opterećenje ili broj zdravih dana koje su imali, trendovi u radnim navikama itd.

Rezultat analize

• Ko dobro radi?
• Ko treba da se poboljša?
• Kako povećati svoje radno vrijeme?
• Zašto provode više vremena na određenim aplikacijama ili web lokacijama?
• Provjerite da li ispunjavaju rok ili ispunjavaju zadatak.
• Da li je njihova stopa odsustva visoka? Ako jeste, onda pronađite razlog.
• Ako je njihova radna angažovanost niska, zašto onda?
• Da li se susreću sa problemima u obavljanju zadatka?

4. Ravnoteža radnog opterećenja

Izvještaj pokazuje koliko zaposlenika provodi zdrave, previše ili nedovoljno iskorištene dane.

Na primjer, crvena oznaka na gornjoj slici pokazuje da je 5 od 21 dana previše iskorišteno.

Zelene emisije 15 dana bile su zdrave, a žute jedan dan kao nedovoljno iskorištene.

Rezultat analize

• Preraspodijelite zadatak kako biste smanjili umor zaposlenika ako uočite da su dani previše iskorišteni.
• Identifikujte dodatne resurse koji su vam potrebni.
• Nedovoljno iskorišteni dani mogu biti znak manje posla. Pratite ih.

5. Sažetak sedmice

Analizirajte rad sedmično.

Ova vrsta analitike će vam pomoći da uporedite nedeljne performanse.

Također, saznajte kako je ekipa nastupila u tekućoj sedmici.

Analizirajte ukupno, produktivno i fokusirano vrijeme. Protumačite povećanje ili smanjenje produktivnosti u odnosu na ukupno vrijeme provedeno na mreži.

Rezultat analize

• Povećanje produktivnosti – To znači da radite dobro.
• Smanjenje produktivnosti – Udubite se u sedmične performanse. Na primjer, nedostajući ciljevi, stopa izostanaka zaposlenih, tehnički problemi, itd. To je znak za poboljšanje interne funkcije.

6. Merila i ciljevi

U ovom izvještaju vidite trend učinka svakog tima u periodima.

Pomaže da se vidi da li tim svaki put prelazi standarde ili zaostaje.

Kao menadžer, trebali biste imati blisku komunikaciju sa odjelom kako biste bolje upoznali probleme.

Rezultat analize

• Sve veći trend je znak poboljšanja.
• Trendovi smanjenja vode vas do razgovora s timom.
• Da li im je potrebna obuka?
• Da li se suočavaju sa bilo kakvim problemom u ispunjavanju ciljeva?
• Da li neki zaposleni napušta posao?
• Da li nedostaje opreme?
• Treba li im više ruku da završe zadatak?

Kako koristiti podatke analize produktivnosti na radnom mjestu?

Možda ćete se zbuniti kako interpretirati podatke i iskoristiti njihove prednosti.

Evo vodiča korak po korak koji će vam pomoći da ih proučite.

1. Pretraži i izračunaj

U prvom koraku morate pronaći područje koje treba poboljšati.

To područje će biti identifikovano kada imate postavljeni cilj.

Dakle, prije implementacije bilo kojeg plana, postavljate ciljeve i ciljeve.

Kada alat za analizu produktivnosti na radnom mjestu počne generirati neke podatke, analizirajte ih i provjerite odstupate li od cilja.

2. Iskopajte metriku

Nakon što pronađete područje koje treba poboljšati, počnite kopati u metriku.

Na primjer, postavio sam cilj da završim 6 zadataka na određene datume i dodijelim ih zaposlenima.

Sada ću se redovno pratiti.

Možda vidim bilo kakav zakasneli zadatak ili zadatak koji je blizu roka, ali je još uvijek manje od pola završen.

Ovo će me navesti da vidim druge metrike koje dovode do kašnjenja završetka zadatka.

3. Uzrok i posljedica

Kada saznam da postoji odstupanje u stvarnom i procijenjenom cilju, naći ću njegov uzrok.

Razloga za zakašnjele i nedovršene zadatke može biti mnogo.

• Da li je zaposlenik bio na odsustvu?
• Da li se osoba suočava sa bilo kakvim problemom u izvršavanju zadatka?
• Zar osoba nije dovoljno stručna za taj posao?
• Ima li tehničkih problema sa kojima se suočavaju?
• Ili se čeka neka odluka od strane organizacije?

Šta god da je uzrok, vaš brend se mora suočiti s posljedicama.

Kašnjenje u zadatku može dovesti do gubitka prodaje, prihoda, kupaca, slabog poslovanja, kašnjenja u lansiranju proizvoda itd.

4. Statističke odluke

Zatim izvucite te statistike iz alata za analizu produktivnosti.

Same dobijate grafikone i grafikone koje priprema alat za analizu.

Ako je potrebno, preuzmite neke dodatne podatke iz drugog softvera koji koristite za upravljanje internim aktivnostima.

Napravite odgovarajuću prezentaciju sa grafikonima, tabelama i grafikonima.

Na kraju ih predstavite najvišem rukovodstvu radi donošenja odluka.

5. Procjena rješenja

Gledajući podatke, top menadžment će doći do raznih rješenja.

Rješenja mogu biti:

• Poboljšajte angažman zaposlenika kako biste smanjili izostanak.
• Identifikujte potrebne resurse i zaposliti nove radnike.
• Planirajte programe obuke za usavršavanje zaposlenih.
• Koristite nadograđene tehnologije za rad.
• Ubrzati vrijeme odobrenja i proces donošenja odluka od strane najvišeg menadžmenta.

Nakon što odaberete izvodljivo rješenje, postavite ga na mjesto.

Onda opet, stalno pratite da provjerite radi li.

Ako da, dobro i dobro.

Ali ako ne, onda ponovo slijedite cijeli korak kako biste pronašli uzrok, posljedicu i rješenje.

Time ćete poboljšati radnu efikasnost unutar organizacije.

Izazovi u odabiru najboljeg alata

Postoje neki izazovi u korištenju rješenja za analizu produktivnosti na radnom mjestu.

Provjerite ih prije nego što odaberete alat.

1. Tačnost podataka – Softver koji odaberete mora vam dati tačne podatke. Konačno ćete sve svoje odluke donositi na osnovu njih. Stoga je tačnost podataka najviša karakteristika kojoj se morate radovati.
2. Izvještavanje - Ne daje vam svaki softver izvještaje o svim metrikama koje su vam potrebne za donošenje odluka o produktivnosti. Dakle, prije odabira bilo kojeg rješenja uzmite demo i pogledajte koje vrste izvještaja i metrike pokriva.
3. Kapacitet upotrebe – Provjerite koliko korisnika može koristiti ovaj alat odjednom. Ako je vaša organizacija veoma velika i ima zaposlenih preko 1k, kapacitet upotrebe postaje glavni donosilac odluke u odabiru odgovarajućeg alata.
4. integracija – Morate koristiti različita rješenja za različite aktivnosti. Za mjerenje aktivnosti sa svih ovih platformi integracija igra glavnu ulogu. Stoga biste trebali odabrati rješenje koje može integrirati neke od važnih alata.
5. Zastarjela tehnologija - Ako pogriješite odabirom rješenja koje nije u skladu s trenutnom naprednom tehnologijom, možda ćete propustiti neke od metrika koje bi trebalo izmjeriti kako biste poboljšali produktivnost rada. Stoga provjera zastarjele tehnologije postaje obavezna.

Alat za analitiku produktivnosti na radnom mjestu

Do sada vam je trebao biti jasan koncept analize produktivnosti na radnom mjestu.

Takođe, svjesni ste kako ovi alati mogu donijeti poboljšanje u efikasnosti rada vaše organizacije.

Sada, dopustite nam da vidimo neka od najboljih rješenja za analizu produktivnosti na radnom mjestu koja možete razmotriti za svoju organizaciju.

1. asana
2. ActivTrak
3. Time Doctor
4. hubstaff
5. Workfolio

Prvo se prijavite za njihove besplatne verzije i pokušajte nekoliko dana.

Obratite pažnju na sljedeće stvari prije nego što nekoga odaberete:

• Možete li izmjeriti sve potrebne metrike?
• Da li su podaci tačni?
• Da li pruža podatke u realnom vremenu?
• Možete li generirati prilagođene izvještaje?
• Integrira li se s drugim alatima koje koristite?
• Koliko korisnika se može prijaviti odjednom?
• Sa kojim uređajima je kompatibilan?

Ne preporučujem da idete i provjerite recenzije alata.

Prvo sami isprobajte softver, a zatim provjerite ocjene i recenzije.

To je zato što recenzije djeluju kao unaprijed definirani sud za rješenje.

Dakle, kada odete i sami isprobate rješenje nakon što vidite recenzije, sve te komentare ćete zadržati u glavi.

Umjesto nepristrasnog iskustva, vaše mišljenje će se zasnivati ​​na recenzijama drugih ljudi.

Dakle, donesite mudru odluku i odaberite najbolji softver.

zaključak

To je bilo sve o analitici produktivnosti na radnom mjestu.

Pokrio sam sve aspekte koncepta.

Također, spomenuo sam neke od alata s kojima možete napredovati u skladu sa zahtjevima vaše organizacije.

Ali prije nego što odaberete bilo koji alat, prvo analizirajte da li vašem brendu treba alat za analizu produktivnosti na radnom mjestu ili ne.

Iskreno govoreći, trebat će vam za informiranu odluku.

A odluke su dobre kada se zasnivaju na brojevima i grafikonima.