Daha az vaxtda daha çox iş görmək üçün 10 strategiya

Daha çox iş mütləq daha çox məhsuldarlığa bərabər deyil.

Daha çox oxumadan əvvəl bir anlıq fasilə verin. Düşünün, neçə gün ərzində daha az vaxtda daha çox nəticə əldə etdiyinizi hiss etdiniz? 

Və neçə dəfə özünüzü sonsuz sayda görüləsi işlər siyahısında ilişib qalmış vəziyyətdə tapmısınız?

Bəzi insanlar, görüləcək işlər siyahısını nə qədər uzun etsəniz, son tarixləri bir o qədər yaxşı idarə edə biləcəyiniz fikri ilə çıxış edə bilər. Daha yüksək gözləntiləri qarşılaya və rəqabətdən qabaqda qala bilərsiniz. 

Bu, tamamilə yanlışdır. 

Bu, yalnız iş yanaşmanızla azadlığınızın talan edilməsi ilə həddindən artıq işləməyinizə səbəb olacaq. 

Araşdırmalara görə, həddindən artıq işləmək tez-tez tükənməyə və stressə səbəb olur . Və bu, bir çox insanın yalnız məhsuldarlığa və azadlığa deyil, həm də sağlamlığa zərər verən köhnəlmiş fikirlərə uyması ilə bağlıdır.

Bəs səmərəsiz vərdişləri kəsə bilən və məqsədlərinizə daha az vaxt ərzində çatmağınıza kömək edən daha ağıllı iş tərzinə uyğunlaşsanız necə?

Həqiqətən, edə bilərsiniz. 

Daha az vaxtda daha çox iş görmək üçün bu gündən etibarən tətbiq edə biləcəyiniz 10 strategiyanı sizinlə bölüşmək istərdim .

1. Parçalanma

Görüləcək işlər siyahısı yaratmaq, tapşırıqlarınızı nizamlı saxlamaq üçün köhnə üsuldur. Məlum olub ki, bu, sizi vaxtında yerinə yetirmək üçün qeyri-mümkün sayda tapşırıqlarla yorğun edə bilər.

Təsəvvür edin ki, iş yükü ilə mübarizə aparan həmkarınızla işi daha az vaxtda bitirən həmkarınız arasında nə fərq var? Çox güman ki, o, "Chunking" adlanan prosesi izləyir.

Davranış elminə görə, beynimiz çoxlu tapşırıqları idarə etmək üçün nəzərdə tutulmayıb. Eyni zamanda səhər yeməyinizi hazırlaya və rəsmi telefon zənglərinizi edə bilərsiniz. Ancaq diqqət boşluqları səbəbindən səhv şansları daha böyükdür. Və bu yalnız əlavə vaxt aparacaq.

Diqqət hara gedirsə, enerji axır.

- Toni Robbins

Bəs haradan başlamaq lazımdır?

Yaxşı köhnə işlər siyahısını yaradın. Ancaq bu dəfə əşyaların sayını saymayın. Bu, yalnız sizi qorxutacaq. 

Əksinə, ən məqsədyönlü və vaxt aparan tapşırıqlarınızı kiçik tapşırıqlarla bölüşdürün. İndi isə ən məqsədyönlü tapşırıqlarınız arasında uzunmüddətli məqsədlərinizə xidmət edə biləcək çətin tapşırıqları prioritetləşdirin.

Qruplaşdırma ilə hər şey daha asan olur. 

Təkcə məqsədyönlü deyil, həm də ümumi cəhətləri axtararaq tapşırıqlarınızı parçalaya bilərsiniz. Məsələn, planlaşdırma xərcləri və bank fəaliyyəti maliyyə hesabatları altında təsnif edilə bilər. Halbuki ailə funksiyalarına qatılmaq və ya çoxdankı dostla görüşmək münasibətlər altında qruplaşdırıla bilər. 

Bu cür tədbirlərə riayət etmək nəinki tapşırığı vaxtında yerinə yetirməyə kömək edir, həm də məhsuldarlığı artırır, gecikmələri azaldır və sizi mütəşəkkil edir. 

2. Parkinson qanunu

1955-ci ildə İngilis tarixçisi Cyril Northcote Parkinson son tarix təyin etməyin işi təhlil etməyə və onu vaxtında yerinə yetirməyə necə kömək edə biləcəyi haqqında bir fikir irəli sürdü.

İş onun tamamlanması üçün mövcud vaxtı doldurmaq üçün genişlənir.

- CN Parkinson

 Son tarix işinizə yanaşmanı dəyişdirin. Bu, istəkləri, motivasiyanı artırır və diqqətinizi cəlb edir. Bununla belə, yan təsirləri var.

Daha sərt son tarixlərlə qeyri-real məqsədlər üzərində praktik qərarlar qəbul edə bilməzsiniz. Digər tərəfdən, bütün gününüzü üç saatlıq işi bitirməyə həsr etmək ağılsızlıqdır.

Bu, vaxt itkisidir və işinizə keyfiyyət əlavə etmir. Onlar yalnız gününüzün çox hissəsini yayındırma və süründürməçilik yaradırlar.

Bunun əvəzinə, kütləni parçalara ayırmağa çalışın. Bu hissələrin hər biri üçün bir taymer təyin edin. Və sizə çətin görünən son tarix təyin etməyə çalışın. 2 saatlıq tapşırığı başa çatdırmaq üçün 4 saatlıq taymer qurmağa nə deyirsiniz? 

Bir az təcrübə ilə təzyiq altında verdiyiniz qərarlarla özünüzü təəccübləndirəcəksiniz. Diqqəti yayındıran şeylər, vaxt itkisi və ya əhəmiyyətsiz detallar yoxdur.

3. Partiya istehsal vəzifələri

Sosial media, insanların fasilələri və ya telefon zəngləri ilə bağlı işdə diqqətin yayındırılması olduqca yaygındır. Ancaq mikro idarəçilik haqqında danışdığınız zaman diqqəti cəmlədiyiniz saatların çoxu ümumiyyətlə aşağı dəyərli tapşırıqlardan təsirlənir.

Onları gündəlik işlərinə səpələnmiş bir çox insan tapa bilərsiniz. Məsələn, e-poçtlar, rəsmi telefon zəngləri, inzibati tapşırıqlar və ya məhsuldarlığınızı artırmayan hər hansı mikro tapşırıqlar.

Və təəccüblü deyil ki, bilik mütəxəssislərinin təxminən 70%-i bütün gün ərzində elektron poçt qutularını və ya bildirişlərini aktiv saxlayır. Tapşırıqları dəyişdirmək ən məhsuldar saatlarınızda davamlılığı və diqqəti pozur.

Bəs bunun nəticələri nə ola bilər?

Çox.

Diqqətiniz yayındıqdan sonra işlərin öz axarına qayıtmaq təxminən 25 dəqiqə çəkir .

Bunun sizə sərf etdiyi vaxt = aşağı dəyərli tapşırıqların uzunluğu + 25 dəqiqə

Partiya istehsalı vaxtınıza qənaət edə biləcəyi yer budur. Supermarketdə malları necə alırsan? Səbətinizdəki hər şey üçün pul ödəyirsiniz, düzdür!  

Eynilə , bildirişlərinizi və e-poçt sekmelerini açıq saxlayıb gün ərzində diqqətinizi yayındırmaq əvəzinə, bütün bu cür az dəyərli tapşırıqları bir anda yerinə yetirmək üçün müəyyən bir vaxt ayırmalısınız .

4. 80/20 qaydası

Gündəlik həyatımızda fəaliyyətlərin əksəriyyəti qeyri-bərabər paylanır. Və buna görə də biz bəzi təsirli tapşırıqlara çox qısa müddət ərzində töhfə veririk. Amma qalan vaxt fasilələrə və ya səmərəsiz işə sərf olunur. Bu, ciddi vaxt itkisidir. 

Problemi nəzərə alaraq, italyan iqtisadçı Vilfredo Federico Damaso Pareto 80/20 qaydasını və ya Pareto prinsipini təqdim etdi. 

Prinsipə görə, ümumiyyətlə, təsirin 80% -i tapşırığın 20% -dən gəlir. 

Əgər böyük işçiniz işinizin 20%-ni şirkətin məqsədlərinin 80%-nə töhfə vermiş kimi tərifləyirsə? Bu, nəticəyə çoxlu təsir göstərən kiçik töhfənizi əks etdirir. 

Ancaq daha az vaxtda daha çox iş görmək istəyirsinizsə, bu təsirli 80% səyə daha çox diqqət yetirərək, məhsuldar olmayan 20% vaxtınızı minimuma endirməlisiniz.

Burada bir çoxunuzun maraqlana biləcəyi ümumi düşündürücü suallar var. Və ümid edirəm ki, bir çox problemlərinizi 80/20 prinsipi ilə həll edə bilərsiniz. 

• Vaxtımın 80%-i e-poçtlara, telefon zənglərinə, sosial mediaya, müxtəlif bildirişlərə və ya şoulara baxmağa sərf olunur?
• Pulumun 80%-ni həyat tərzim və ya məhsuldarlığım üçün faydalı olmayan şeylərə xərcləyirəm?
• Mən xoşbəxtəm, yoxsa vaxtımın 80%-ni keçirdiyim insanlarla ünsiyyətdən həzz alıram?
• Gündəlik pəhrizin 20%-i hansılardır ki, 80%-ni yeyirəm?
• Gündəlik fəaliyyətimin 20%-i hansılardır ki, mənə 80% yerinə yetirilir?

5. Xronotip

Hər bir insanın özünəməxsus yuxu-oyanma dövrü var. Vücudunuz gün ərzində enerjini həm yüksək, həm də aşağı səviyyədə əks etdirməyə təbii meylinə malikdir. Və bu, bədən saatınızdan asılıdır, bu, xronotip üçün çox gözəl bir termindir. 

Cədvəlinizi xronotipinizə uyğunlaşdırdığınız zaman ən çox iş saatlarını yüksək enerji və diqqət üstünlüyü ilə keçirirsiniz. Və bu, məhsuldarlığın zirvəsinə çatmağınıza və işləri daha az vaxtda yerinə yetirməyə kömək edir. 

Araşdırmalar göstərir ki, insanların təxminən 75.5%-i torağay və bayquş kateqoriyasına aiddir. Bununla belə, insanların əksəriyyəti stereotipik 9-dan 5-ə qədər olan rejimə uyğunlaşmağa çalışır ki, bu da onlar üçün işləyə bilər və ya işləməyə bilər.

Yuxu dövrünüzlə uyğun gəlmirsinizsə, ən yüksək zehni diqqətinizə ehtiyacınız olan yerdə işləmək sizə çətin gələ bilər. 

Harada yerləşdiyinizdən asılı olmayaraq, xronotip pik fəaliyyət saatlarınızdan tam istifadə etməyə kömək edir. 

Xronotipinizə hələ əmin deyilsinizsə, bunu edin: 

• Gündəlik işinizi yenidən təşkil edin 
• Gündəlik düzəlişlərinizi müşahidə edin 
• Qeyd edin vaxt blokları özünüzü iş üçün ən optimal hesab etdiyiniz yerdə. 

Xronotipiniz haqqında sizə məlumat vermək üçün qısa bir sorğu.

6. Rituallar

Rituallar dedikdə, iş masanıza buxur yandırmağı nəzərdə tutmuram. Bu, rutininizə struktur əlavə etmək üçün sadəcə bir yoldur. Rutininiz işinizi gündəlik xaosdan daha çox nəzarətdə saxlasa da, ritual ona daha dərin məna qatmağa kömək edir.

Bir fikriniz olmaya bilər, amma bilinçaltı olaraq gündəlik hərəkətlərinizin 40%-ni uzunmüddətli vərdişləriniz kimi qəbul edirsiniz. Lakin çox vaxt bu vərdişlər zehni doyma və ya çaşqınlığa yol açır.

Rituallar isə diqqətinizi ən çox tələb olunan yerə yönəldir. Bu, yeni iş etikası və gündəlik işlərə daha yaxşı yanaşmağın yolunu inkişaf etdirməyə kömək edir.

Siz səyahət zamanı, məsələn, poçta cavab verən və ya digər əhəmiyyətsiz tapşırıqları yerinə yetirən insanları görmüş ola bilərsiniz. Siz hətta məhsuldar zonalarınızdan işləməyi seçə bilərsiniz. Məsələn, bəzi insanlar yataq otağında və ya parkda işləyərkən bunu daha yaradıcı hesab edirlər.

İş ritualını inkişaf etdirməyin başqa bir əla yolu sıfırlama rejiminə keçməkdir.

Məsələn, bir layihəni bitirdiyiniz zaman hər bir əhəmiyyətsiz faylı təmizləyin və onunla əlaqəli proqramları yenidən yükləyin.

Onları qarışıqlığa buraxmayın və sənədləri səliqəli saxlayın. Ritual sizə yalnız nailiyyət hissi ilə kömək etmir, həm də növbəti layihələrinizə təzə nəfəs əlavə edir.

Buna görə də rituallar vaxt və enerji itkisinin qarşısını alır və işinizi idarə etməyi asanlaşdırır. 

7. Heç vaxt 100% rezervasiya etməyin

Hər şeyə nəfəs almaq və böyümək üçün boşluq lazımdır. Bu, korporativ mənşəli və ya sahibkarlıq fəaliyyəti ilə məşğul olan insanların əksəriyyətinin günlərinin 100% sifariş edildiyinə dair ümumi bir fərziyyədir. Bənzər fikirləriniz varsa, sizə bir sual var.

Bir işi kəskin müddət ərzində başa çatdırmağa inanırsınız? Yaxşı, daha bir. 

Sizcə, təcili diqqətinizi tələb edə biləcək belə gözlənilməz vəziyyətlər heç vaxt baş verməyəcək?

Əgər gününüzü tam dolu saxlayırsınızsa, özünüzə qüsurlu məhsuldarlıq hissi verirsiniz. Daha az vaxtda daha çox iş görmək üçün özünüzü fəlakətli riskə atırsınız. 

Amma uğurlu insanların və ya şirkətlərin həyatına diqqətlə baxsanız , resursların artırılması, yaradıcılıq və şəxsi rifah kimi aspektlərdə çeviklik görəcəksiniz. Bunun tam əksi olur.

Həyat balanslaşdırılmış iş rejiminizlə uyğun gəlmir. Bunun əvəzinə, tez diqqətinizi tələb edə biləcək imkanlara və qeyri-müəyyənliklərə açıq qalmalısınız. 

Yaradıcılığın və ilhamın heç bir məhdudiyyəti yoxdur . Planlaşdırdığınız iş üzərində nə vaxt improvizasiya etməli olduğunuzu heç vaxt bilmirsiniz. Bəzən, biznesiniz və ya layihələriniz üçün ağlınıza gözlənilməz və ya dəli fikirlər gələndə fasilə vermək yaxşıdır.

Odur ki, heç vaxt sabit bir vaxt bloku ayırmayın və qeyri-müəyyənliklər üçün fikrinizi həmişə açıq saxlayın. 

8. Nümayəndə heyəti

İdarəetmə baxımından, səlahiyyətlərin bölüşdürülməsi məsuliyyəti sizdən daha aşağı vəzifəli birinə həvalə etmək deməkdir. Nəyi bölüşdürməli olduğunuzu anlamaq, prosesin ilk əsas addımıdır.

Səhv tapşırıqları həvalə etməklə və ya uyğun olmayan insanlara etibar etməklə layihənizi çətinləşdirmək istəmirsiniz. Çünki komanda lideri və ya menecer olaraq, işləri vaxtında yerinə yetirmək həmişə sizin prioritetiniz olmalıdır.

İndi nəyi həvalə edəcəyinizi müəyyən etdikdən sonra növbəti addımınız kimə həvalə etməkdir. 

Strateji planlaşdırmanın bir hissəsi olaraq, bunlar düzgün vəzifə üçün doğru insanı həvalə etmək üçün əsas məqamlardır. 

• Vaxt itkisini müəyyənləşdirin
• Gündəlik işlərə aydınlıq gətirin
• Bu şəxs iş üçün kifayət qədər təcrübəli və həvəslidirmi?
• İnsan işin növünə görə yaradıcıdır, yoxsa analitikdir?
• O, izləyə bilsə?
• Nümayəndə heyəti proseslərini təkmilləşdirmək üçün əks əlaqə dövrələri

9. İş saatlarını geriyə çevirin

Bu, son tarixdən başlamaq və geriyə işləmək deməkdir. Bu metodu məşhur professor və Deep Work kitabının müəllifi Cal Newport təqdim etdi. 

Onun sözlərinə görə, təqvimi geriyə çəkmək sabit cədvəlli məhsuldarlığa nail olmaq üçün bir vasitədir. Hədəf tarixdən geriyə işləyərkən, əhəmiyyətsiz tapşırıqlarınızı azaltmaqla və insanlar üçün daha az əlçatan qalmaqla ən vacib tapşırıqlarınızı həll edəcəksiniz.

Psixoloji olaraq, metod sizə işin hər halda vaxtında bitəcəyini əks etdirir. Bundan əlavə, siz layihəni bitirməmək ehtimalı ilə bağlı daha az stress hiss edirsiniz və irəlidə planlaşdırmaq üçün daha çox həyəcanlanırsınız.

Məsələn, bitirmək üçün adətən bir həftə çəkən bir layihəniz var. Bununla belə, 7-ci gündə bir səfər planınız var, lakin o vaxta qədər bunu həyata keçirə biləcəyinizdən əmin deyilsiniz. Ancaq cədvəlinizi tərsinə çevirdiyiniz zaman süründürməçiliyi, fasilələri kəsəcək və insanlarla əlaqənizi məhdudlaşdıracaqsınız.

Bundan əlavə, işinizi başqasına həvalə etmək işi vaxtından əvvəl bitirmək şansını daha da artırır. Any.do təqvimi tərs qurmaq üçün istifadə edə biləcəyiniz vasitələrdən biridir. Bir neçə tapşırıq idarəetməsi və xatırlatma xüsusiyyətləri ilə gündəlik işlərinizi qaydasında saxlamağa kömək edir.

MAC üçün ən yaxşı təqvim proqramlarımızın siyahısını burada yoxlayın.

10. Xeyr və ya bəli demək

Həyatınız bir sikkədirsə, bəli və yox bunun əks tərəfləridir. Hər bəli və ya yox ona əlavə bir xərc var. Ondan dəqiq istifadə yalnız vaxtınıza qənaət etməyə kömək etmir, həm də maliyyə, sosial və emosional aspektləri idarə etməyə kömək edir. Sahibkarlıqda buna imkan dəyəri deyilir. 

Məsələn, bir iş görüşünə “hə” desəniz, bu, ailəniz, dostlarınız və ya hobbinizlə keçirə biləcəyiniz vaxta başa gələcək. Və ya marketinq komandasının bir hissəsi olduğunuzu və rəqəmsal alətlər üzərində işləmək istədiyinizi, lakin səyahət etməkdən imtina etdiyinizi söyləyin. Sosial aspektləri əldən verirsiniz. 

Ancaq unutmayın ki, hamının xoşuna gəlmək üçün heç vaxt qərar verməməlisiniz. Xeyr demək olduqca çətin olduğunu düşünən sizsinizsə, aldığınız istəklər və ya dəvətlər üzərində öz dəyərlərinizi və prioritetlərinizi düşünün.

Deyirlər ki, əgər siz “Bəli”dən daha çox “Xeyr” insansınızsa, daha çox məmnunluq hissi keçirəcəksiniz. Beləliklə, hər dəfə Bəli və ya Xeyr dediyiniz zaman bunun məhsuldar bir qərar və ya iş axınınıza maneə olub-olmadığını müşahidə edin.

Final düşüncələr

İndi bu strategiyaları işinizə tətbiq etmək və əldə etdiyiniz saatlardan nə qədər ağıllı istifadə edə biləcəyinizi müşahidə etmək növbənizdir.

Strategiyalardan öz xeyrinizə istifadə edə bilərsiniz, ancaq bir gündə olan saatlara əlavə saatlar əlavə edə bilməzsiniz. Lakin gününüzə daha məhsuldar saatlar əlavə edə bilərsiniz ki, bu da nəticədə tapşırığı son tarixdən əvvəl yerinə yetirə biləcəyinizi anlamağınıza kömək edəcək.

Beləliklə, bu strategiyaları istifadə edərkən, onları bir vasitə kimi düşünün. Onlar səni kölə etmək üçün nəzərdə tutulmayıb. Əlinizdə olan seçim və nəzarətə görə hər zaman yenidən planlaşdıra bilərsiniz.

Amma ən vacibi, bir neçə dəfə onlara əməl etməməyinizdən asılı olmayaraq, intizam qaydalarına nə dərəcədə uyğun olduğunuzdur. Çünki onlar sizin irəliləyişinizi izləmək və sizə daha çox nəzarət vermək üçün nəzərdə tutulub.