ATS (5 nəfərlik komanda) olmadan işə qəbul prosesinin idarə edilməsi

Əgər 5 nəfərlik bir şirkət idarə edirsinizsə, işə götürmək əsl əziyyət ola bilər.

Bir dəqiqə ərzində CV-lərinizi yoxlayırsınız, növbəti dəqiqədə kimsə LinkedIn-də sizinlə əlaqə saxlayır və birdən əla bir işə qəbul şansını əldən verib-vermədiyinizi düşünürsünüz.

İşçi çatışmazlığı olduqda və hər bir işçi bir neçə vəzifədə olduqda, işlər çətinləşəcək.

Lakin belə erkən mərhələdə bahalı ATS-ə investisiya qoymaq o qədər də məntiqli deyil, çünki həcm xərcləri doğrultmaq üçün kifayət qədər yüksək deyil.

Bu kimi hallarda, öz işə qəbul kanalınızı yaratmaq ən yaxşı yoldur.

Mütəşəkkil qalmaq üçün heç bir bahalı alətə və ya mürəkkəb sistemə ehtiyacınız yoxdur . Notion və Google Workspace ilə işə qəbul iş axınınızı idarə etmək üçün möhkəm bir boru kəməri qura bilərsiniz.

Bu məqalədə sizə ATS olmadan 5 nəfərlik şirkət kimi işə qəbul prosesinin necə aparılacağını göstərəcəyəm. Quruluş yeni başlayanlar üçün əlverişlidir və çox vaxt aparmır.

İşəgötürmə Boru Kəməri nədir?

İşə qəbul prosesinin necə aparıldığını anlamaq üçün əvvəlcə işə qəbulla bağlı bilməli olduğunuz bəzi şeylər var.

İşə qəbul asan bir iş deyil.

Bu, boş vakansiyanın müəyyən edilməsini, iş elanının yerləşdirilməsini, namizədlərin seçimini və nəhayət ən yaxşı şəxsin seçilməsini əhatə edən çoxmərhələli bir prosesdir.

Sistem olmadan idarə etmək olduqca çətindir.

Buna görə də əksər işəgötürənlər işə qəbul proseslərində görünürlük əldə etmək üçün bir növ iş axınından istifadə edirlər ki, bundan sonra nə edəcəklərinə inamla qərar verə bilsinlər.

Bu iş axını əsasən işə qəbul boru kəməri adlanır.

Bu necə çalışır mı?

İşə qəbul prosesi bir huni kimi işləyir.

İşə qəbul huninin hər mərhələsi işə qəbul mərhələsini təmsil edir, burada işəgötürən namizədləri iş təklifi alana və ya rədd edilənə qədər bir mərhələdən digərinə keçirir.

Mərhələlər iş axınınızdan və ya istifadə etdiyiniz HR alətindən asılı olaraq dəyişə bilər, lakin demək olar ki, hər işə qəbul prosesində altı mərhələ var;

1. Təchizat

İşə qəbul tədarüklə başlayır. 

İşəgötürən şöbədən iş tələbini aldıqda, iş üçün lazımi bacarıq və təcrübəyə malik namizəd axtarmağa başlayır.

Ən diqqətəlayiq mənbə kanallarından bəzilərinə iş elanları, peşəkar şəbəkələr, işə qəbul platformaları və tövsiyələr daxildir.

2. Skrininq

Ərizələr qəbul edildikdən sonra işəgötürənlər onları nəzərdən keçirir və ən uyğun namizədləri işə qəbul üzrə komitəyə göndərirlər. 

Qiymətləndirmə testləri və əvvəlcədən yoxlama telefon zəngləri üçün buraya alt mərhələ də əlavə edə bilərsiniz.

3. Müsahibə

Bu mərhələdə işəgötürənlər seçilmiş namizədləri qiymətləndirmək üçün onları onlayn və oflayn müsahibələrə çağırırlar. 

Müsahibə prosesi uzun olarsa, işəgötürən birinci və ikinci müsahibə kimi alt mərhələlər əlavə edə bilər.

4. Seçim

Müsahibələrdən sonra işəgötürənlər qiymətləndirmə və müsahibələrdən istifadə edərək namizədləri müqayisə edərək rola ən uyğun olanı müəyyən edirlər. 

Bu, daha çox işin arxa hissəsidir, çünki bütün işlər artıq görülüb. İşə qəbul prosesində bu mərhələ sadəcə "prosesdə olan" namizədləri təmsil edir.

5. Təklif

İşəgötürən rəsmi olaraq namizədə əmək haqqı, müavinətlər və iş məsuliyyətlərini ətraflı şəkildə əks etdirən təklif məktubu göndərir. 

Əgər yüksək həcmdə təklifiniz varsa, qəbul edilmiş/rədd edilmiş təklifləri və arxa plan yoxlamalarını izləmək üçün "Təklif"dən sonra başqa bir mərhələ əlavə edirsiniz.

6. Kirayəyə götürdüm

Bu, işə qəbul prosesinin son mərhələsidir. Seçilmiş namizəd rəsmi olaraq işçi olduqdan sonra, əksər işəgötürənlər boş vakansiyanı bağlayırlar.

Lakin bəziləri bu çərçivəni işə qəbul, sınaq müddəti və təsdiq mərhələlərini də əhatə etməklə genişləndirir.

Niyə? Çünki təxminən 8 işçidən 1-i adətən sınaq müddəti ərzində işdən çıxır. Bu mərhələlərin əlavə edilməsi sizi işə qəbul dövrünü təkrarlamaqdan xilas edir.

İşəgötürmə Layihəsi Vacibdirmi? Əsas Faydaları Nələrdir?

Düzgün işə qəbul prosesinin aparılmasının iki əsas üstünlüyü var.

Birincisi, hər şeyi təşkil edir və səhv ehtimalını azaldır. 

Müsahibə detallarını və ya təklif məktubunu göndərib-göndərmədiyinizi görmək üçün qeydlərinizə baxmaq məcburiyyətində deyilsiniz. İşə qəbul prosesinizdə status yeniləməsi sizə təqdim olunur.

Bu, bütün prosesi daha sürətli və daha səmərəli edir, nəticədə işə qəbul vaxtınızı artırır.

İkinci ən böyük fayda məlumatların təhlilidir.

Hər yeni işə qəbul, işə qəbul strategiyanıza dair məlumat verir və maneələrə səbəb ola biləcək sahələri müəyyən etməyə kömək edir.

Məsələn, çoxlu sayda ərizə alırsınızsa, lakin namizədlərin əksəriyyəti müsahibə mərhələsində rədd edilirsə, bu, problemin şöbələrarası olduğunu göstərir. 

Ya düzgün JD almamısınız, ya da komandanız şöbənin tələbini yaxşı şərh etməyib.

Eynilə, işə qəbul nisbətiniz yaxşıdırsa, lakin sınaq müddəti ərzində işçi axını yüksəkdirsə, bu, işə qəbul prosesinin zəif olduğunu göstərir.

Möhkəm işə qəbul planı ilə həm işə qəbul strategiyanızı, həm də icrasını təkmilləşdirə bilərsiniz.

İşəgötürmə Xətti Yaratmaq üçün Nələrə Lazımdır?

İndi işə qəbul prosesi haqqında ümumi bir anlayışımız olduğundan, gəlin sıfırdan sadə bir layihə yaradaq.

Bunu etmək üçün əvvəlcə təməlini qoymaq lazımdır. 

Bu, işə qəbul prosesinizi planlaşdırmağı, iş təsvirini müəyyənləşdirməyi və namizədləri təşkil etmək və izləmək üçün alətlər qurmağı əhatə edir.

1. İşə Qəbul Strategiyanızı Planlaşdırın

Mənbə kanallarınızı quraraq başlayın.

Düzgün namizədi cəlb etməyə kömək etmək üçün peşəkar şəbəkələr, sosial media, işə qəbul agentlikləri və tövsiyələr kimi bir çox mənbə kanalları mövcuddur.

Yaxşı bir strategiya, ən yaxşı işə qəbul nəticələrini əldə etmək üçün tədarük kanallarınızı şaxələndirməkdir. 

Məsələn, iş elanları lövhələri işə qəbulun təxminən 42%-ni təşkil edir, lakin tövsiyələrin saxlanma nisbəti nisbətən daha yüksəkdir. Hər iki kanaldan səmərəli istifadə etsəniz, işə qəbul nisbətinizi artıra bilərsiniz.

Həmçinin şirkətinizin karyera səhifəsini də qurmalısınız. Bu səhifəyə müraciət edənlərin yalnız kiçik bir hissəsi cəlb olunur, lakin bunlar adətən yüksək niyyətli müştərilər olur.

2. Aydın bir iş təsviri yazın

İşə qəbulun ən böyük çətinliklərindən biri çox sayda uyğunsuz müraciətin alınmasıdır.

Bir çox işəgötürən yanlış yönləndirici JD üzündən səhv namizədlər qrupunu cəlb edir və nəticədə onu yenidən nəzərdən keçirir, vaxt və səy itirir.

İş təsviri bütün işə qəbul strategiyanızı idarə etməyin əsasını təşkil edir. 

Əgər JD-niz yaxşı yazılıbsa və aydındırsa, çox güman ki, əvvəldən uyğun namizədləri tapacaqsınız.

Yaxşı bir JD yazmaq üçün bu məqaləyə baxın . Müəllif bunu real həyat nümunələri ilə ətraflı izah edib.

3. Alətlərə investisiya qoyun

Bu mərhələdə namizədləri necə cəlb edəcəyiniz barədə dəqiq bir planınız olmalıdır.

Son addım, işə qəbul kanalınızı qurmaq üçün düzgün alətlər və resursları tapmaqdır.

Ümumiyyətlə, ATS platformasına investisiya qoymağı tövsiyə edirəm. Hər bir işəgötürənin məlumatları təşkil etmək və təkrarlanan iş axınlarını avtomatlaşdırmaq üçün istifadə etdiyi platforma budur. 

Amma burada məqsədimiz ATS daxil olmayan büdcəyə uyğun bir seçim tapmaqdır.

İşə qəbul kanalını yaratmaq üçün Notion və Google Forms-u seçdim. Xüsusilə onları seçdim, çünki onlar asanlıqla qurulur və pulsuz giriş təklif edirlər.

Əgər Notion ilə tanış deyilsinizsə , bu, layihə idarəetmə platformasıdır. Namizəd məlumatlarını təşkil etmək, tapşırıqları izləmək və komandanızla əməkdaşlıq etmək üçün iş sahəsi təmin edir.

Buradan pulsuz başlaya bilərsiniz . Qeydiyyat bir neçə dəqiqə çəkəcək və hesab yaratmaq üçün Gmail-dən istifadə edə bilərsiniz.

Biz təməl qoyduq. Artıq işə qəbul kanalımızı qurmağın vaxtıdır.

İşəgötürmə Boru Kəmərinin Qurulması və İdarə Edilməsi üçün Addım-addım Təlimat

Aşağıda, Notion-da işə qəbul kanalının qurulması və idarə edilməsi üçün addım-addım təlimat hazırladım. 

Həmçinin, ərizəçilərin məlumatlarını toplamaq üçün Google Forms və Cədvəllərdən necə istifadə edəcəyinizi izah etdim.

Əvvəlcə Google Forms ilə başlayaq. Quraşdırmaq daha sürətlidir və sizə tətbiqləri toplamağın sadə bir yolunu təqdim edir. 

1. Ərizə Forması Yaradın

Google Workspace, paylaşıla bilən linklərlə iş müraciətləri yaratmağa imkan verən pulsuz forma qurucusu təklif edir. 

Yeni formanı burada yarada bilərsiniz.

Boş formanı klikləyin, başlığınızı əlavə edin və sahələr əlavə etməyə başlayın. Cavablar üçün onay qutuları, birdən çox sual, açılan menyu və ya sadə boş sətir əlavə edə bilərsiniz.

Sualları hissələrə bölə və sahələri yuxarı və aşağı hərəkət etdirə bilərsiniz.

Google Forms-un "cavab" bölməsində daxili analitika da mövcuddur. Bu bölmədə müəyyən bir vəzifəyə neçə nəfərin müraciət etdiyi, neçə nəfərin qadın və kişi olduğu və namizədlər qrupunuzun orta iş təcrübəsi göstərilir.

Bu, olduqca sadədir, lakin Google Cədvəlləri ilə öz analitik bölmənizi də yarada bilərsiniz. (Üçüncü addımı yoxlayın.)

Bu, iş müraciəti üçün yaratdığım Google formasıdır. Tam formaya buradan baxa bilərsiniz.

2. Verilənlər bazanızı yaradın

Növbəti addım müraciət edənlərin cavablarını saxlamaq üçün bir yer yaratmaqdır.

Cavabları avtomatik olaraq idxal etmək üçün Google Cədvəllərindən istifadə edə bilərsiniz.

Bu, birbaşa Google Forms ilə inteqrasiya olunur və məlumatlar səliqəli sütunlar və sətirlər şəklində təşkil olunur ki, bu da işə qəbul üçün məlumatları çeşidləməyi asanlaşdırır.

Formanıza keçin. Google formasının yuxarısındakı “cavab” bölməsini seçin və “cədvəllərdə görüntü” düyməsini basın. 

Bütün cavabları göstərən yeni bir vərəq görünəcək.

Vərəqi doldurmaq üçün bir neçə nümunə cavab yaratdım. Həmçinin, görünüşünü yaxşılaşdırmaq üçün vərəqi bir az təmizlədim.

3. Hesabat üçün İdarəetmə Paneli Dizayn Edin (İstəyə bağlı)

Üçüncü addım işə qəbul prosesi üçün xüsusilə vacib deyil, lakin rəhbərlik üçün sürətli hesabatlar yaratmağa kömək edə bilər.

Bir çox işəgötürən monitorinq və hesabat üçün idarəetmə panelləri yaratmaq üçün pivot cədvəllərindən istifadə edir. Cədvəllər bir-birinə bağlı olduğundan, məlumatlar hər dəfə yeni cavab təqdim edildikdə avtomatik olaraq yenilənir.

Google Cədvəllərinin daxili funksiyaları ilə nə edə biləcəyinizi göstərmək üçün sadə bir idarəetmə paneli yaratdım. Pivot cədvəllərinin necə yaradılacağına dair dərsliklər almaq üçün ChatGPT-dən istifadə edin.

4. İşəgötürmə Layihənizi Təsəvvürdə Qurun

Əgər Notion-a qeydiyyatdan keçməmisinizsə, bunu burada edə bilərsiniz . Proses inanılmaz dərəcədə sadədir və çox vaxt çəkmir.

Rəsmi sayta daxil olun və yuxarı sağ küncdəki "Free Notion Get" düyməsini basın. 

Yeni bir pəncərə görünəcək. 

Qeydiyyat metodunuzu seçin və kod vasitəsilə hesabınızı təsdiqləyin. Profil səhifəsinə yönləndiriləcəksiniz. 

Profilinizi yaradın və iş sahənizi seçin. 5 nəfərlik komanda olduğunuz üçün komanda iş sahəsini seçin.

Budur! Hesabınızı uğurla yaratdınız. 

(Sadəcə xəbərdarlıq: şəxsi hesab həmişəlik pulsuzdur, lakin Komanda hesabı yalnız pulsuz sınaq müddəti təklif edir. Abunəlik bitdikdən sonra abunəliyi almalı olacaqsınız. Nümayiş üçün burada şəxsi hesabdan istifadə etmişəm.)

İndi isə Notion-da işə qəbul prosesinin başlanğıcını yaradaq.

İş sahənizə daxil olduqdan sonra yeni bir səhifə yaradın. 

Ekranın ortasında boşluq görünəcək.

Abzasda /table yazın və bütün cədvəli seçin. Notion səhifənin içərisində kiçik bir cədvəl göstərəcək. 

Bu sizin verilənlər bazanızdır.

Səhifəni artıq fərdiləşdirmişəm, başlıq əlavə etmişəm, sahələrin adını dəyişdirmişəm və sətirləri əl ilə doldurmuşam. 

Əgər həcminiz yüksəkdirsə, vaxta qənaət etmək üçün prosesi avtomatlaşdıra bilərsiniz. Notion, Google Cədvəllərini Make və ya Zapier vasitəsilə inteqrasiya etməyə imkan verir.

Verilənlər bazanız hazır olduqdan sonra onu Kanban lövhəsinə çevirin. 

Əsas başlığın altında "masa" etiketini görəcəksiniz. Bu, cari görünüşünüzdür. Yanındakı "+" işarəsini klikləyin və növ olaraq "lövhə"ni seçin.

Notion avtomatik olaraq eyni cədvəlin Kanban lövhə görünüşünü yaradacaq.

Parametrlərə keçin, Qrup seçin və onu Status olaraq dəyişdirin. Qrup altında birdən çox əmlak yaradın və onlara seçilmiş, seçilmiş, müsahibə, təklif və işə qəbul edilmiş adlar verin.

Notion avtomatik olaraq bu adlar altında sütunlar quracaq. 

Artıq namizədləri asanlıqla izləyə bilərsiniz.

Hər sütunun altında namizədi təmsil etmək üçün yeni səhifələr yarada bilərsiniz. Onlar Kanban lövhəsində kartlar kimi görünəcək. 

Bu kartlarda namizədin hazırkı statusu, müraciət etdiyi vəzifə, təyin olunmuş işəgötürən və dəstəkləyici qeydlər/sənədlər kimi bütün məlumatları saxlaya bilər.

Əgər etiket əlavə etmək istəyirsinizsə, bunu kartın içərisində edə bilərsiniz. Kartda “xüsusiyyət” adlı bir sahə var. Bütün etiketləri orada yarada bilərsiniz.

Məsələn, komanda üzvünə kart təyin etmək istəyirsinizsə, xüsusiyyəti klikləyin, “seç” seçimini edin və “Təyin olunmuş İşəgötürən” adlı yeni bir etiket yaradın. Artıq bu xüsusiyyət altında komanda üzvlərini təyin edə bilərsiniz.

5. İşəgötürmə Layihəsini İdarə Edin

Bu mərhələdə artıq hər şeyi bir yerə yığmısınız. Sadəcə ardıcıl qalmağınız lazımdır.

Yeni bir vəzifə açıldıqda, iş elanınızı yaradın, Google Forms linkini karyera səhifənizə əlavə edin və elanı dərc edin. 

Ərizələr aldığınız zaman namizədləri əl ilə qısa siyahıya alın, onları Notion verilənlər bazasına əlavə edin və işəgötürən təyin edin. 

İndi statusu yeniləmək sizin işəgötürəninizin işidir.

İşə qəbul prosesinizi izləmək üçün son tarixlər əlavə edə bilərsiniz.

Sadəcə kartın içərisində prioritet etiketi yaradın və son tarixi əlavə edin. Tarix bitməzdən bir gün əvvəl avtomatik olaraq qırmızı rəngə çevriləcək və gözlənilən tapşırıqlar vurğulanacaq.

Həmçinin təyin olunmuş işəgötürən üçün hər bir kartın içərisində təlimatlar və rəylər buraxa bilərsiniz. Əgər hər hansı bir sualınız varsa, sizi etiketləyib mesajı kartın içinə yerləşdirə bilərlər.

5 nəfərlik komanda olaraq işə qəbul prosesini demək olar ki, belə idarə edirsiniz.

Notion-da yaratdığım işə qəbul şablonlarının linki budur.

Bunu araşdırın və Notion-da başqa birini yenidən yaratmağa çalışın.

Nəticə

Yaxşı qurulmuş bir sisteminiz varsa, işə qəbul prosesinin idarə olunması çətin deyil. 

Sadə bir Notation lövhəsi, hər bir namizədi bir yerdə təşkil etməyə kömək edə bilər, prosesi daha görünən və idarə etməyi asanlaşdırır

Əlbəttə ki, ATS ilə eyni səviyyədə avtomatlaşdırma əldə edə bilməyəcəksiniz, amma burada məqsədimiz bu deyil.

Bu mərhələdə, lazımsız fəsadlar və ya əlavə xərclər olmadan iş axınınızın səmərəliliyini artıran bir işə qəbul prosesinə ehtiyacınız var.

Biznesiniz böyüdükcə sisteminizi həmişə təkmilləşdirə bilərsiniz.

Notion haqqında sadə bir planla başlayın, onu tətbiq edin və işə götürərkən improvizasiya edin.

Əlaqəli oxu materialları: işçilərin uyğunlaşdırılması platformaları və CV seçim proqramı.