كيفية إنشاء لوحة عمليات محتوى Notion لفريق فردي

يواجه معظم منشئي المحتوى صعوبة في تتبع محتواهم مع نموهم.

مع نشر المزيد من المحتوى، ينتهي الأمر بملاحظاتك ومسوداتك وأبحاثك متناثرة عبر أدوات متعددة، مما يجعل من الصعب البقاء على اطلاع دائم بالأمور.

بمرور الوقت، تتراكم المسودات، وتصبح المواعيد النهائية صعبة الإدارة للغاية.

تُعالج لوحة عمليات المحتوى في Notion هذه المشكلة بتحويل الفوضى إلى سير عمل منظم. فهي توفر لك مساحة عمل مركزية يمكنك من خلالها إدارة مسار المحتوى الخاص بك من مكان واحد.

في هذا الدليل، سأشرح ما هي لوحة عمليات المحتوى وكيفية إنشائها في Notion. هدفي هو مساعدتك في إنشاء نظام سهل الإدارة لفريق محتوى مكون من شخص واحد.

ما هو مجلس عمليات المحتوى؟

لوحة عمليات المحتوى هي مساحة عمل رقمية لتخطيط وإدارة وتتبع إنتاج المحتوى.

إنها بمثابة مركز تشغيلي، يساعدك على تنظيم كل مرحلة من مراحل دورة حياة المحتوى الخاص بك، من الفكرة إلى النشر.

اعتبرها أداة لإدارة المشاريع، ولكنها مصممة خصيصًا لفرق المحتوى. 

يمكنك تتبع ما هو قيد الإعداد، وما يحتاج إلى تعديل، وما هو جاهز للنشر.

تتبع معظم لوحات إدارة المحتوى نمطًا مألوفًا. ورغم اختلاف تصميمها، إلا أن جميعها تقريبًا تحتوي على أربعة عناصر أساسية.

مراحل خط الأنابيب

مراحل خط الإنتاج هي الأساس الذي تقوم عليه اللوحة. وهي عبارة عن أعمدة تعرض كل مرحلة من مراحل عملية الإنتاج، مثل توليد الأفكار، والمسودات، والنشر.

بطاقات المحتوى

تمثل بطاقات المحتوى أجزاءً فردية من مسار المحتوى الخاص بك، مثل المدونات ونصوص المبيعات. تحتوي كل بطاقة على تفاصيل وسياق لتسهيل تتبع التقدم.

جدولة

تساعدك الجدولة على تخطيط ومراقبة إنتاج المحتوى الخاص بك. بفضل ميزات مثل المواعيد النهائية وعلامات الأولوية، يمكنك بسهولة الحفاظ على سير كل شيء بسلاسة.

وجهات نظر متعددة

تتيح لك طرق العرض المتعددة رؤية عملياتك من زوايا مختلفة. يمكنك التبديل بين عرض اللوحة، والجدول الزمني، والتقويم للحصول على رؤية أوضح لعمليات المحتوى الخاصة بك.

توجد مكونات أخرى أيضًا، لكنها تعتمد بشكل كبير على الأداة المستخدمة. بالنسبة لفريق مكون من شخص واحد، تغطي هذه العناصر الأربعة عادةً عمليات المحتوى اليومية.

لماذا تحتاج إلى مجلس عمليات المحتوى

إن صناعة المحتوى تتجاوز مجرد الكتابة. 

عليك تنظيم الأفكار، وتخطيط جدولك الزمني، وتتبع المواعيد النهائية، ومراجعة المسودات قبل النشر.

بدون نظام مركزي، يمكن أن تصبح الأمور فوضوية بسرعة كبيرة. 

تفقد السيطرة على المقالات، وتنسى تعديل المسودة، ولا يمكنك تذكر ما إذا كنت قد عملت على المقالة المغذية.

قبل أن تدرك ذلك، ستفقد حافزك لأن المواعيد النهائية تستمر في التأخير.

يعتمد الكثير من منشئي المحتوى الناشئين على جداول البيانات في البداية لتتبع إنتاج المحتوى الخاص بهم.

لكن مع توسع نطاق عملك، يصبح الحفاظ على سير العمل هذا أكثر صعوبة، وينتهي بك الأمر بقضاء جزء كبير من يومك في البحث عن المهام بدلاً من القيام بها.

تُساعد لوحة عمليات المحتوى على تنظيم كل شيء في مكان واحد، مما يوفر الكثير من وقتك ويُقلل من إرهاق اتخاذ القرارات.

يمكنك اختبار هذه النظرية بنفسك. أنشئ لوحة عمليات المحتوى في Notion وراقب أدائك لبضعة أسابيع.

صدقني، ستلاحظ الفرق الواضح في أسلوب عملك وإنتاجيتك.

فيما يلي، شاركتُ دليلاً خطوة بخطوة حول كيفية إعداد لوحة عمليات المحتوى في Notion. 

لكن قبل أن نتطرق إلى ذلك، دعونا نتحدث عن قيود لوحة عمليات المحتوى حتى تعرف ما يجب فعله وما يجب تجنبه.

لماذا تفشل معظم مجالس إدارة المحتوى الفردية

أحد الأسباب الرئيسية لفشل معظم لوحات عمليات المحتوى الفردية هو التعقيد. 

عندما تضيف الكثير من المراحل إلى لوحتك وتخطط لكل شيء بشكل مفرط، تصبح لوحة العمليات الخاصة بك أصعب في الإدارة من المحتوى نفسه.

يميل العديد من المبدعين أيضاً إلى التركيز بشكل مفرط على الأدوات بدلاً من العملية نفسها. ونتيجة لذلك، يقومون دون قصد بتحسين لوحة التحكم الخاصة بهم لتنظيم المحتوى بدلاً من إنتاجه.

تذكر! على الرغم من أن التنظيم هو الجزء الأساسي من لوحة عمليات المحتوى، إلا أنه ليس غرضها الرئيسي.

الهدف الرئيسي من لوحة العمليات هو تسهيل إدارة المحتوى الخاص بك. 

وهذا يعني أنه ينبغي أن يكون من السهل بما يكفي تنظيم المحتوى وتتبعه وتحديد أولوياته دون إضافة المزيد من العمل إلى مهامك.

كيفية إنشاء لوحة عمليات محتوى بسيطة في Notion

بالنسبة لفريق مكون من شخص واحد، أوصي باستخدام لوحة كانبان أساسية.

يسهل صيانته ويوفر رؤية كافية لعملياتك.

والأهم من ذلك، أنه يسمح لك بقضاء المزيد من الوقت في إنشاء المحتوى ووقت أقل في الإدارة.

يمكنك استخدام العديد من أدوات الإنتاجية لإنشاء لوحة كانبان، لكن Notion هي واحدة من أفضل المنصات للبدء. 

إنه مجاني ويوفر كل ما يلزم لإدارة سير عمل المحتوى.

إليك دليل خطوة بخطوة حول كيفية إنشاء لوحة عمليات المحتوى في Notion.

• أنشئ حسابًا مجانيًا في Notion

انتقل إلى الموقع الرسمي واستخدم زر التسجيل في الزاوية العلوية اليمنى لإنشاء حسابك المجاني. (استخدمت حسابي على جوجل لتسريع عملية التسجيل، فهي أسرع بكثير).

بمجرد دخولك إلى مساحة العمل الخاصة بك، يمكنك إنشاء صفحات، وبدء دفتر يوميات، وإضافة التقويم الخاص بك، والمزيد. 

• أضف صفحة جديدة

انقر على الصفحة الجديدة في الشريط الجانبي الأيسر وسمّها "لوحة عمليات المحتوى". هذه مساحة العمل أو المستند الفارغ الخاص بك. يمكنك استخدامها لقاعدة بيانات، أو كتابة محتوى، أو أي شيء آخر.

• بناء لوحة

اكتب /board داخل الصفحة. أنت بذلك تُصدر أمرًا لبرنامج Notion بإنشاء لوحة Kanban. 

عند كتابة الأمر، ستظهر قائمة منسدلة تعرض خيارات متعددة. اختر عرض اللوحة لإنشاء لوحة كانبان.

• إعداد سير العمل الخاص بك

يعرض برنامج Notion، بشكل افتراضي، الأعمدة الأساسية (المجموعات). يمكنك إضافة الأعمدة وإزالتها، وتعديل التخطيط، وتغيير الأسماء.

أعد تسمية الأعمدة إلى "الأفكار، العمل قيد التقدم، المكتمل، المراجعة، والمقدم".

لقد أنشأت الآن مسارًا للمحتوى.

• إنشاء بطاقات المحتوى

في لوحة كانبان، تُمثل المهام ببطاقات. داخل كل بطاقة، يمكنك إضافة تفاصيل موضوعك، بما في ذلك درجة الأولوية، وتحديد موعد نهائي، وكتابة ملاحظات.

ستجد أسفل كل عمود خيار "صفحة جديدة". هذه هي بطاقة مهمتك. انقر على علامة "+" وابدأ بإضافة التفاصيل. 

•  نوع المحتوى:  انقر على "الخاصية"، ثم اختر "تحديد"، وغيّر النص إلى "نوع المحتوى". بعد ذلك، انتقل إلى الخيارات وابدأ بإضافة عناصر، مثل منشورات المدونة ومقالات المراجعة، وما إلى ذلك.
• ملصقات المنصةيوضح هذا المكان الذي سيتم فيه نشر المحتوى: يمكنك إضافة المنصات بنفس طريقة إنشاء نوع المحتوى - باستخدام حقل الخصائص. اختر "تحديد متعدد" من القائمة هذه المرة.
• الموعد النهائي:  حدد موعد التسليم في حقل الخاصية. استخدمتُ الصيغة هنا لتسليط الضوء على المهام المتأخرة. تعمل إعدادات الصيغة بشكل مشابه لنوع المحتوى؛ والفرق الوحيد هو أنه بدلاً من اختيار "تحديد"، ستنتقل إلى قائمة "الصيغة".

لا تبحث عن شروحات للصيغ، فالأمر سيستغرق وقتاً. فقط اطلب من ChatGPT رمزاً جاهزاً للنسخ واللصق مع خطوات يمكنك تطبيقها. 

إذا كنت لا تعرف كيفية إنشاء موجه، فقد شاركت لقطة شاشة كمثال أدناه. 

طلبتُ تحديدًا من ChatGPT دليلًا موجزًا، لكن الرد الأصلي كان أكثر تفصيلًا. (يمكنك حتى الاستغناء عن صيغة الموعد النهائي، بالمناسبة. فهي ليست ضرورية).

هذا كل شيء! هذه هي لوحة عمليات المحتوى البسيطة الخاصة بك.

أستخدم شخصياً لوحة عمليات المحتوى لإدارة عملي الحر.

عمود "الأفكار" مخصص لقائمة مهامي، و"قيد العمل" مخصص للمهام الجارية، و"مكتمل" مخصص للأعمال المنجزة، و"مراجعة" مخصص للتعديلات.

بمجرد أن أُسلّم مشروعي إلى عميلي، أنقل البطاقات إلى عمود "تم التسليم". وعندما يطلب عميلي إجراء تغييرات، أعيد البطاقة إلى عمود "المراجعة".

إنه نظام بسيط للغاية ولكنه يعمل بشكل جيد بالنسبة لي.

بصفتك صاحب عمل فردي، يمكنك استخدام لوحة عمليات المحتوى لأي غرض - محتوى وسائل التواصل الاجتماعي، ومسار محتوى تحسين محركات البحث، وإدارة النشرات الإخبارية، وحتى قاعدة معرفية شخصية. الأمر متروك لك.

اللوحة بسيطة ومرنة لتناسب أي سير عمل.

سأضع رابط القالب الخاص بي هنا من أجلك . يمكنك نسخه أو تصديره.

كيفية استخدام هذه اللوحة للمدونين (سير عمل أسبوعي بسيط)

الآن وقد عرفنا كيفية إعداد لوحة عمليات المحتوى، سأشارككم دليلًا من 6 خطوات لتوضيح كيفية إدارة المدونين لسير عملهم الأسبوعي.

لنبدأ بالأساسيات - مجموعة من الأفكار.

1. أنشئ قائمة مهامك

يتطلب التدوين إنشاء محتوى بشكل مستمر، مما يعني أنك ستتوصل باستمرار إلى أفكار جديدة. 

بدلاً من تسجيلها في ثلاثة أماكن مختلفة، قم بتخزين كل شيء في عمود "الأفكار" الخاص بك للمراجعة لاحقًا.

تساعدك هذه العادة البسيطة على بناء مسار محتوى ثابت مع الحفاظ على ذهنك خالياً من الفوضى.

أهم ما يميز بطاقة المهام في Notion هو مرونتها. يمكنك استخدامها لتخزين أي محتوى - أفكار للمواضيع، كلمات مفتاحية، أسئلة، ومنشورات على وسائل التواصل الاجتماعي. 

استخدم هذا العمود كنظام تخزين مركزي للأفكار والإلهام.

2. اختر المهام الأسبوعية

كثيراً ما نسمع أن المدونين بحاجة إلى النشر يومياً لتنمية جمهورهم وترسيخ وجودهم.

صحيح أن هذا الأمر غير عملي في المرحلة الأولية، وخاصة إذا كنت فريقًا مكونًا من شخص واحد.

يستغرق كتابة مدونة بسيطة عادةً من 3 إلى 6 ساعات ، بينما تستغرق كتابة مقال متعمق وقتًا أطول. إن إنتاج محتوى يومي بهذه الوتيرة أمر غير مستدام.

بدلاً من التركيز على الإنتاج اليومي، ركز على الاستمرارية. 

اختر بعض المهام أسبوعياً وانقلها إلى قائمة المهام قيد التنفيذ. من خلال الحفاظ على عبء العمل منخفضاً، يمكنك بسهولة الحفاظ على الوتيرة على المدى الطويل.

3. تحديد المواعيد النهائية

بعد تحديد مهامك النشطة، أضف علامات الأولوية والمواعيد النهائية. 

تؤدي علامات الأولوية غرضين. فهي توضح ما هو الأهم وتقلل من التسويف.

بدون تحديد موعد نهائي أو علامة أولوية، ستختار ببساطة الأسهل وتكتبه في الوقت الذي يناسبك.

إذا لم يؤدِ تحديد المواعيد النهائية إلى تحسين إنتاجيتك، فهناك حيلة أخرى يمكنك استخدامها للقضاء على التسويف.

قسّم المدونات إلى أجزاء صغيرة وأنشئ أعمدة منفصلة للبحث والصياغة والتحرير والربط الداخلي.

سيجعل ذلك لوحة عمليات المحتوى معقدة بعض الشيء، لكنها تقنية مجربة وفعالة.

4. قم بتحديث لوحة عمليات المحتوى الخاصة بك يوميًا

في Notion، تقوم بسحب البطاقات يدويًا عبر المراحل لإظهار التقدم. 

تُعد طريقة التتبع المرئي هذه سهلة المتابعة والأكثر فعالية - طالما أنك تحافظ على تسجيل دخول يومي.

خصص 5 دقائق يومياً لمراجعة لوحة عمليات المحتوى الخاصة بك لمعرفة ما هو متأخر، وما هو قيد التنفيذ، وما الذي يحتاج إلى المضي قدماً.

هذا الروتين البسيط سيحافظ على دقة وموثوقية لوحتك.

5. قم بإجراء مراجعة أسبوعية

هذا هو الجزء الأكثر أهمية.

يحتاج كل جدول زمني إلى إعادة ضبط أسبوعية للحفاظ على حجم العمل واقعيًا. 

بغض النظر عن مدى جودة تخطيطك وتحسينك لسير عملك، غالبًا ما تتأخر المهام خلال الأسبوع بسبب ظروف غير متوقعة.

لذا، في نهاية كل أسبوع، افعل هذه الأشياء؛

• إعادة جدولة المهام المتأخرة.
• قم بتنظيف قائمة مهامك وأرشفة العناصر غير ذات الصلة.
• أضف أفكارًا جديدة للمحتوى.
• راجع استراتيجية المحتوى الخاصة بك.

6. تتبع العناصر المنشورة

العمود المنشور في لوحة عمليات المحتوى ليس مخصصًا فقط لتتبع المهام المكتملة. 

يعمل كسجل لأداء مدونتك، مما يساعدك على تتبع نمط المحتوى الخاص بك، مثل؛

• ما هو إنتاجك الأسبوعي؟
• ما مدى انتظامك في النشر؟
• ما هي المواضيع التي تركز عليها عادةً؟

يمكنك استخدام هذا السجل التاريخي لتحديد الثغرات في استراتيجية المحتوى الخاصة بك وتحسينها بناءً على النتائج الفعلية.

خاتمة

لا يشترط أن يكون مجلس إدارة عمليات المحتوى متطوراً ليكون فعالاً.

لوحة كانبان البسيطة في Notion تعمل بشكل جيد لأنها موثوقة ومتكررة - وهذا بالضبط ما يحتاجه رائد الأعمال الفردي ذو الجدول الزمني الضيق.

تذكر فقط أن تتعامل مع لوحتك كنظام لإنتاج المحتوى بدلاً من كونها أداة تتبع.

إذا استخدمته كأداة تتبع بصرية بسيطة، فمع مرور الوقت لن يصبح أكثر من مجرد قائمة مهام مزخرفة.

ابدأ ببساطة، وتعرف على الأداة جيداً، وحافظ على الاستمرارية. 

يمكنك دائمًا التحسين والتوسع لاحقًا عند الحاجة.

حمّل نموذج لوحة عمليات المحتوى من هنا